OtterFillI-9 書類の書き方
I-9 書類（Employment Eligibility Verification、就労資格確認書）は、アメリカで働き始める新しい従業員が、雇用主と一緒に完成させる書類で、本人の身元とアメリカで働く資格を確認するために使われます。セクション1は本人が記入し、その後で雇用主に原本の資料を見せ、セクション2は雇用主が記入します。
公式書類との最終確認日:
- 書類
- I-9
- 版
- Edition 01/20/25
- 発行元
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- 書類の言語
- English
- 提出先
- 雇用主。雇用主が保管し、USCIS や ICE には送りません
- 記入する人
- セクション1は本人、セクション2と補足 B は雇用主
- 期限
- セクション1は就労初日まで（ただし内定の承諾前は不可）。資料の提示は初日から 3 営業日以内
- 資料
- リスト A から 1 点、またはリスト B から 1 点とリスト C から 1 点。原本で、有効期限内のもの
- 費用
- 無料。USCIS への提出はありません。このガイドは 01/20/25 版に基づきます
この書類とは
I-9 書類は、雇用主があなたの身元とアメリカで働く許可を確認したことを記録するものです。アメリカ市民かどうかにかかわらず、すべての新しい従業員が対象です。市民権や移民ステータスを書類の上で証明する必要はありません。セクション1でチェック欄を 1 つ選び、そのあと自分で選んだ資料を見せます。
書類は 4 ページです。1 ページ目にセクション1（本人）とセクション2（雇用主）があります。2 ページ目は有効な資料のリスト、3 ページ目は補足 A で、セクション1を誰かに手伝ってもらった場合だけ使います。4 ページ目は補足 B で、雇用主が再確認や再雇用のときに使います。記入の手引きは別の資料で、雇用主はこれを本人が見られるようにしておく必要があります。
雇用主は、セクション1に書いた内容を確かめるために資料を求めることも、有効な資料のうちどれを見せるか指定することもできません。アメリカの雇用主は英語版を使い、プエルトリコの雇用主だけが代わりにスペイン語版を使えます。スペイン語版は、どの雇用主でも翻訳の補助として使えます。
誰が記入するか
次の場合にセクション1を記入します。
- アメリカの雇用主のもとで、給与などの報酬を受けて働き始める（アメリカ市民かどうかは問いません）。
- 最初の I-9 を作成してから 3 年を超えて、同じ雇用主に再び雇われる。その場合は新しい書類が必要です。
次の場合は別のルールになります。
- 個人事業の請負人、または無報酬のボランティアである。手引きでは従業員に含まれません。請負人は通常、取引先に W-9 を渡します。
- まだ内定を承諾していない。承諾前は記入できません。
- あなたが雇用主である。記入するのはセクション2と補足で、セクション1ではありません。
項目ごとの記入方法
セクション1：従業員の情報
| 書類上の表記 | 意味 | 記入方法 |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | 現在の法的な姓です。 | 公的な書類のとおりに、ハイフンやアポストロフィーも含めて書きます。名が 1 つしかない場合は、ここに書き、名の欄には「Unknown」と書きます。 |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | 現在の法的な名と、ミドルネームがあればその頭文字です。 | 名を書きます。ミドルネームの頭文字は任意です。ない場合は空欄にします。 |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | 過去に使ったことのある別の姓（旧姓など）です。 | あれば書きます。別の姓を使ったことがなければ空欄にします。 |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | 現在住んでいる場所です。 | 番地と通りの名前を書き、部屋番号があればそれも書きます。 |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | 住所の市、州、郵便番号（ZIP）です。 | 3 つとも記入します。市や町に住んでいない場合、USCIS は市の欄に村、郡（county）、タウンシップ、居留地などを書くよう案内しています。 |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | 生年月日です。 | 月、日、年の順に mm/dd/yyyy で書きます。たとえば 1980 年 1 月 8 日は 01/08/1980 です。 |
| Section 1U.S. Social Security Number | 9 桁の Social Security 番号です。 | 雇用主が E-Verify を使っている場合を除き、任意です。E-Verify の場合は必須です。ここに ITIN を書いてはいけません。番号を申請済みでまだ届いていない場合は空欄にし、届いたら頭文字と日付を添えて追記します。 |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | メールアドレスと電話番号です。 | どちらも任意です。雇用主が E-Verify を使っている場合は、書いておくとケースに関する通知を受け取れます。 |
セクション1：市民権・移民ステータスと署名
| 書類上の表記 | 意味 | 記入方法 |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | アメリカ合衆国の市民であることを示します。 | 事実である場合だけチェック欄 1 を選びます。この書類は偽証罪を前提に署名するため、推測で選ばないでください。 |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | アメリカに忠誠義務があるものの市民ではない人の区分です（アメリカ領サモア生まれの人など）。 | 当てはまる場合だけチェック欄 2 を選びます。対象となる人は手引きに書かれています。 |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | 永住権を持つ移民としてアメリカに住んでいる（「green card」の保持者）ことを示します。 | チェック欄 3 を選び、7 〜 9 桁の USCIS Number（A-Number）を書きます。条件付き永住者もこの欄です。難民と庇護認定を受けた人は選ばず、チェック欄 4 を選びます。 |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | 市民、noncitizen national、永住者のいずれでもないが、アメリカで働く許可がある状態です（就労が認められた学生ビザ、就労許可証、難民・庇護認定の身分など）。 | チェック欄 4 を選び、就労許可の期限日を書きます。通常は資料に印刷されています。自動延長された場合は新しい期限日を書きます。N/A は期限がない場合だけで、難民や庇護認定を受けた人でそうなることがあります。 |
| Box 4USCIS A-Number | お持ちの場合の USCIS Number（A-Number とも呼ばれます）です。 | チェック欄 4 の下では、この番号、I-94 番号、パスポート番号のうち 1 つを書く必要があります。7 〜 9 桁で、A の文字を除いた A-Number です。 |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Form I-94（出入国記録）の番号です。 | チェック欄 4 の下で A-Number を書かない場合は、直近の I-94 にある 11 桁の Admission Number を書きます。公式の I-94 サイトで確認できます。 |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | 外国のパスポートの番号と、発行した国です。 | チェック欄 4 の下で、A-Number や I-94 番号の代わりにパスポートを書く場合は、両方を書きます。 |
| Section 1Signature of Employee | 選んだチェック欄を含め、書いた内容が事実であることを偽証罪を前提に宣誓する署名です。 | 本人が署名します。期限は就労初日までです。補助者や翻訳者が代わりに署名することはできません。 |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | セクション1に署名した日です。 | 実際の日付を mm/dd/yyyy で書きます。USCIS は日付をさかのぼって書かないよう案内しています。 |
有効な資料のリスト（2 ページ目）
| 書類上の表記 | 意味 | 記入方法 |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | 身元と就労資格の両方を証明する資料です（アメリカのパスポートや Permanent Resident Card など）。 | リスト A から 1 点だけ見せます。ほかには何も要りません。リスト A の項目によっては 2 点を組み合わせる必要があります（一部の一時就労者の外国パスポートと Form I-94 など）。 |
| List BDocuments that Establish Identity | 身元だけを証明する資料です（運転免許証や州発行の ID カードなど）。 | リスト A を使わない場合は、リスト B から 1 点とリスト C から 1 点を見せます。E-Verify を使う雇用主では、リスト B の資料に写真が必要です。 |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | 就労資格だけを証明する資料です（就労制限のない Social Security カードや出生証明書など）。 | リスト C から 1 点を、リスト B の 1 点と合わせて見せます。Employment Authorization Document はリスト C ではなくリスト A の資料です。 |
| Page 2Acceptable Receipts | 紛失・盗難・破損した資料の再発行申請の受領書で、短期間だけ資料の代わりに見せられます。 | 受領書が有効な期間は、雇用主に Handbook for Employers (M-274) で確認してもらってください。期間が過ぎたら、本来の資料を見せる必要があります。 |
セクション2：雇用主による確認
| 書類上の表記 | 意味 | 記入方法 |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | 雇用主が、見せられた資料の名称、発行機関、番号、有効期限を書き写します。 | ここに本人は書きません。有効期限内の原本を持参します。コピーは認められません（出生証明書の認証済みコピーを除く）。 |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | 資料を対面ではなくビデオ通話で確認した雇用主のための欄です。 | 雇用主が記入する欄です。E-Verify を使う雇用主は遠隔での確認を提供できます。先にコピーを送り、そのあとビデオ通話で同じ資料を見せます。 |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | 雇用主が就労初日を書き、資料が本物と思われ本人のものであることを署名で証明します。 | 雇用主または権限を与えられた代理人に任せます。就労初日から 3 営業日以内に完了させる必要があります。 |
補足 A：記入の補助者・翻訳者
| 書類上の表記 | 意味 | 記入方法 |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | セクション1の記入を手伝った人の署名です。 | 誰かが手伝ったり翻訳したりした場合は、その人が補足 A を記入します。セクション1の署名は引き続き本人が行います。補助者がいなければ補足 A は不要です。 |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | 補助者または翻訳者の氏名と住所です。 | 補助者が自分の氏名と住所を書きます。補助者ごとに別の欄を使います。 |
補足 B：再確認と再雇用
| 書類上の表記 | 意味 | 記入方法 |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | 同じ雇用主のもとで再び働き始めた日です。 | 最初の I-9 作成から 3 年以内に再雇用された場合、雇用主が補足 B に記入します。それ以外は新しい書類が必要になることがあります。 |
| Supplement BNew Name (if applicable) | 雇用主に届け出る新しい法的な氏名です。 | 氏名が変わったら雇用主に伝えます。雇用主が補足 B に記録します。 |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | 以前の資料や期限が切れたときに行う、就労許可の再確認です。 | 雇用主が新しい証明を求めます。リスト A またはリスト C の有効な資料から好きなものを選べます。前回と同じ種類である必要はありません。 |
重要な用語
| 書類上の用語 | 意味 |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | USCIS が多くの市民以外の人に付与する 7 〜 9 桁の番号です。Permanent Resident Card では表面に印刷されています。 |
| Form I-94 Admission Number | Form I-94（出入国記録）にある 11 桁の番号です。 |
| Lawful permanent resident | アメリカ市民ではないが、法的にアメリカで永住することが認められている人です。 |
| Noncitizen national | 市民ではないがアメリカに恒久的な忠誠義務を負う人で、アメリカ領サモア生まれの人などが該当します。 |
| Alien authorized to work | I-9 が使う区分で、就労が認められているが noncitizen national でも永住者でもない市民以外の人を指します。学生、就労者、難民、庇護認定を受けた人など多くが含まれます。 |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | USCIS が発行する就労許可カードです。I-9 ではリスト A の資料です。 |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | 合法的な永住を示すカードで、green card とも呼ばれます。リスト A の資料です。 |
| Acceptable receipt | 紛失・盗難・破損した資料の再発行を申請したことの証明で、限られた期間だけ認められます。 |
| E-Verify | アメリカ政府のオンラインシステムで、一部の雇用主が I-9 のデータをもとに、新しい従業員が働けることを確認するために使います。 |
| Preparer and/or Translator | セクション1の記入を手伝ったり翻訳したりして、補足 A に署名する人です。 |
| Authorized Representative | 雇用主が、自分に代わってセクション2を記入し署名するよう指名した人です。 |
| Reverification | 最初の証明の期限が切れたときに行う、就労許可の再確認です。 |
| Alternative procedure | DHS が認めた方法で、一部の雇用主が対面ではなくビデオで資料を確認できるものです。 |
| Handbook for Employers (M-274) | I-9 の書き方について雇用主向けに USCIS がまとめたガイドで、資料や受領書の例が載っています。 |
よくある間違い
- 1
難民・庇護認定なのに「lawful permanent resident」を選ぶ
難民と庇護認定を受けた人はチェック欄 3 ではなく、チェック欄 4 の「An alien authorized to work」を選びます。
- 2
チェック欄 4 の下の番号を書き忘れる
チェック欄 4 を選んだら、A-Number、I-94 番号、または国名付きの外国パスポート番号のいずれかも書きます。
- 3
就労許可の期限日を空欄にする、または推測で書く
期限日は就労許可の資料から書き写します。N/A は許可に本当に期限がない場合だけです。
- 4
ITIN を Social Security 番号として書く
ITIN は Social Security 番号ではありません。まだ番号がなければ空欄にします。
- 5
署名の日付をさかのぼって書く
実際に署名した日を書きます。さかのぼった日付は認められません。
- 6
名前の一部を省く
ハイフンやアポストロフィーも残します。名が 1 つだけなら姓の欄に書き、名の欄に「Unknown」と書きます。
- 7
コピーや期限切れの資料を持っていく
有効期限内の原本を持参します。コピーが認められるのは出生証明書の認証済みコピーだけです。
- 8
資料の組み合わせを間違える
リスト A から 1 点、またはリスト B と C から 1 点ずつ見せます。リスト B だけでは足りません。
- 9
事実と異なるチェック欄を選ぶ
偽証罪を前提に署名します。実際のステータスに合うチェック欄だけを選んでください。
- 10
補助者に代わりに署名してもらう
補助者や翻訳者が記入するのは補足 A で、セクション1には本人が署名します。
よくある質問
I-9 のために何を持っていけばよいですか？
有効期限内の原本を持参します。リスト A から 1 点、またはリスト B から 1 点とリスト C から 1 点です。よくある組み合わせは運転免許証（リスト B）と Social Security カード（リスト C）です。何を見せるかは本人が決めます。
雇用主が見せる資料を指定できますか？
できません。書類には、雇用主は有効な資料のうちどれを提示するか指定できないと書かれています。セクション1の内容を確かめるために資料を求めることもできません。
セクション1はいつまでに記入しますか？
就労初日までです。それより前でも構いませんが、内定を承諾する前はできません。資料は、初日から 3 営業日以内に見せます。
Social Security 番号は必ず書く必要がありますか？
雇用主が E-Verify を使っていなければ任意です。申請済みでまだ届いていない場合は、有効な資料を見せたうえで働くことができ、番号はあとで追記します。
I-9 を USCIS に送りますか？
送りません。記入済みの書類は雇用主が保管します。手引きでは、USCIS や ICE に郵送しないよう書かれています。
セクション1で間違えたらどうなりますか？
雇用主はセクション2を記入する前にセクション1を確認します。誤りがあれば本人が訂正し、訂正箇所の横に頭文字と日付を書きます。
ビザで留学する予定です。セクション1には何を書きますか？
就労が認められたビザの人は、多くの場合チェック欄 4 の「An alien authorized to work」を選び、許可が終わる日付と、I-94 番号または国名付きの外国パスポート番号を書きます。大学では Form I-20 のプログラム終了日を案内することが多いですが、正しい日付は就労許可の種類で変わるので、所属校の留学生担当窓口に確認してください。
資料を紛失・盗難・破損した場合はどうしますか？
場合によっては、再発行申請の受領書を短期間だけ見せることができます。期間は Handbook for Employers (M-274) で確認し、雇用主にも尋ねてください。
雇用主はビデオ通話で資料を確認できますか？
雇用主が E-Verify に登録していて、DHS の代替手続きを提供している場合だけです。先にコピーを送り、そのあとライブのビデオ通話で同じ原本を見せます。
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