OtterFillSo füllen Sie das Formular I-9 aus
Das Formular I-9, „Employment Eligibility Verification“ (Nachweis der Beschäftigungsberechtigung), füllt jede neue Arbeitskraft in den USA gemeinsam mit dem Arbeitgeber aus, um zu belegen, wer sie ist und dass sie in den USA arbeiten darf. Abschnitt 1 füllen Sie selbst aus, dann zeigen Sie dem Arbeitgeber Originaldokumente, und der Arbeitgeber füllt Abschnitt 2 aus.
Zuletzt mit dem offiziellen Formular abgeglichen:
- Formular
- I-9
- Ausgabe
- Edition 01/20/25
- Herausgegeben von
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Sprache des Formulars
- English
- Wer erhält es
- Ihr Arbeitgeber, der es aufbewahrt; es wird nicht an USCIS oder ICE geschickt
- Wer füllt es aus
- Sie selbst Abschnitt 1; der Arbeitgeber Abschnitt 2 und Ergänzung B
- Wann
- Abschnitt 1 spätestens am ersten Arbeitstag, aber nicht vor der Annahme des Jobangebots; Dokumente innerhalb von 3 Werktagen nach dem ersten Arbeitstag
- Dokumente
- Ein Dokument aus Liste A oder je eines aus Liste B und Liste C; Originale, nicht abgelaufen
- Kosten
- Kostenlos; nichts wird bei USCIS eingereicht. Diese Anleitung folgt der Ausgabe vom 01/20/25
Was dieses Formular ist
Das Formular I-9 hält fest, dass Ihr Arbeitgeber Ihre Identität und Ihre Arbeitserlaubnis für die USA geprüft hat. Es gilt für alle neuen Beschäftigten, ob mit oder ohne US-Staatsbürgerschaft. Staatsbürgerschaft oder Aufenthaltsstatus weisen Sie nicht auf dem Formular selbst nach: Sie kreuzen in Abschnitt 1 ein Kästchen an und legen dann Dokumente Ihrer Wahl vor.
Das Formular hat vier Seiten. Seite 1 enthält Abschnitt 1 (Sie) und Abschnitt 2 (Arbeitgeber). Seite 2 ist die Liste der zulässigen Dokumente. Seite 3 ist Ergänzung A, die nur gebraucht wird, wenn jemand Ihnen bei Abschnitt 1 hilft. Seite 4 ist Ergänzung B, die der Arbeitgeber für eine erneute Prüfung oder Wiedereinstellung nutzt. Die Ausfüllhinweise sind ein eigenes Dokument, das der Arbeitgeber Ihnen zugänglich machen muss.
Der Arbeitgeber darf keine Dokumente verlangen, um Ihre Angaben in Abschnitt 1 zu überprüfen, und darf Ihnen nicht vorschreiben, welche zulässigen Dokumente Sie vorlegen. Arbeitgeber in den USA verwenden die englische Fassung; nur Arbeitgeber in Puerto Rico dürfen stattdessen die spanische verwenden, und jeder darf sie als Übersetzungshilfe nutzen.
Wer es ausfüllen muss
Sie füllen Abschnitt 1 aus, wenn:
- Sie bei einem Arbeitgeber in den USA anfangen und Lohn oder eine andere Vergütung erhalten, ob mit oder ohne US-Staatsbürgerschaft.
- Ein Arbeitgeber Sie mehr als 3 Jahre nach dem Ausfüllen Ihres ersten Formulars I-9 wieder einstellt: Er braucht dann ein neues Formular.
Andere Regeln gelten, wenn:
- Sie selbstständig tätig sind oder unentgeltlich ehrenamtlich arbeiten: Nach den Hinweisen zählen sie nicht als Beschäftigte. Selbstständige geben einem Auftraggeber meist ein Formular W-9.
- Sie ein Jobangebot noch nicht angenommen haben: Vorher kann das Formular nicht ausgefüllt werden.
- Sie der Arbeitgeber sind: Sie füllen Abschnitt 2 und die Ergänzungen aus, nicht Abschnitt 1.
Anleitung Feld für Feld
Abschnitt 1: Angaben zur beschäftigten Person
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Ihr aktueller rechtlicher Nachname. | Schreiben Sie ihn so, wie er in Ihren amtlichen Dokumenten steht, mit Bindestrichen und Apostrophen. Haben Sie nur einen Namen, tragen Sie ihn hier ein und schreiben Sie „Unknown“ ins Feld für den Vornamen. |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Ihr aktueller rechtlicher Vorname und, falls vorhanden, der Anfangsbuchstabe des zweiten Vornamens. | Tragen Sie Ihren Vornamen ein. Der Anfangsbuchstabe des zweiten Vornamens ist freiwillig; lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keinen haben. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Andere Nachnamen, die Sie früher geführt haben, zum Beispiel einen Geburtsnamen. | Tragen Sie sie ein, wenn sie zutreffen. Haben Sie nie einen anderen Nachnamen geführt, lassen Sie das Feld leer. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | Der Ort, an dem Sie jetzt wohnen. | Schreiben Sie Hausnummer und Straße und, falls vorhanden, die Wohnungsnummer. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl (ZIP) Ihrer Adresse. | Füllen Sie alle drei aus. Wohnen Sie nicht in einer Stadt oder Gemeinde, sollen Sie laut USCIS Dorf, County, Township oder Reservat in das Feld für Stadt oder Gemeinde schreiben. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | Ihr Geburtsdatum. | Schreiben Sie Monat, Tag und Jahr in dieser Reihenfolge: mm/dd/yyyy. Der 8. Januar 1980 wird also 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | Ihre 9-stellige Social-Security-Nummer. | Sie ist freiwillig, außer Ihr Arbeitgeber nutzt E-Verify; dann müssen Sie sie angeben. Tragen Sie hier nie eine ITIN ein. Haben Sie eine Nummer beantragt, aber noch nicht erhalten, lassen Sie das Feld leer und ergänzen Sie sie später mit Ihrem Kürzel und dem Datum. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer. | Beides ist freiwillig. Nutzt Ihr Arbeitgeber E-Verify, erhalten Sie mit diesen Angaben Mitteilungen zu Ihrem Fall. |
Abschnitt 1: Staatsbürgerschaft oder Aufenthaltsstatus und Unterschrift
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Sie besitzen die Staatsbürgerschaft der Vereinigten Staaten. | Kreuzen Sie Kästchen 1 nur an, wenn das stimmt. Das Formular wird unter Strafandrohung wegen Meineids unterschrieben, raten Sie also nicht. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Ein Status für Personen, die den USA Treue schulden, aber keine Staatsbürger sind, zum Beispiel in Amerikanisch-Samoa Geborene. | Kreuzen Sie Kästchen 2 nur an, wenn das auf Sie zutrifft; die Hinweise nennen, wer dazugehört. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Sie leben als Einwanderer mit dauerhaftem Aufenthaltsrecht in den USA (Inhaber einer „Green Card“). | Kreuzen Sie Kästchen 3 an und tragen Sie Ihre 7- bis 9-stellige USCIS Number (A-Number) ein. Bedingt Aufenthaltsberechtigte wählen dieses Kästchen. Personen mit Flüchtlings- oder Asylstatus nicht: Sie wählen Kästchen 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Sie dürfen in den USA arbeiten, sind aber weder Staatsbürger noch Noncitizen National noch dauerhaft Aufenthaltsberechtigte, zum Beispiel mit einem Studentenvisum mit Arbeitserlaubnis, mit einer Arbeitsgenehmigung oder mit Flüchtlings- oder Asylstatus. | Kreuzen Sie Kästchen 4 an und tragen Sie das Datum ein, an dem Ihre Arbeitserlaubnis endet; es steht meist auf Ihrem Dokument. Wurde sie automatisch verlängert, nehmen Sie das neue Datum. Schreiben Sie N/A nur, wenn es kein Enddatum gibt, wie es bei Flüchtlings- und Asylstatus vorkommen kann. |
| Box 4USCIS A-Number | Ihre USCIS Number, auch A-Number genannt, falls Sie eine haben. | Unter Kästchen 4 müssen Sie eines von drei angeben: diese Nummer, eine I-94-Nummer oder eine Reisepassnummer. Sie hat 7 bis 9 Ziffern und ist die A-Number ohne den Buchstaben A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Die Nummer auf Ihrem Ein- und Ausreisenachweis Form I-94. | Unter Kästchen 4 tragen Sie, wenn Sie keine A-Number angeben, die 11-stellige Admission Number Ihres neuesten I-94 ein. Sie können sie auf der offiziellen I-94-Website abrufen. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | Die Nummer Ihres ausländischen Reisepasses und das ausstellende Land. | Unter Kästchen 4 tragen Sie beides ein, wenn Sie statt einer A-Number oder I-94-Nummer den Reisepass angeben. |
| Section 1Signature of Employee | Ihre Unterschrift unter Strafandrohung wegen Meineids, dass Ihre Angaben stimmen, einschließlich des angekreuzten Kästchens. | Unterschreiben Sie selbst, spätestens am ersten Arbeitstag. Eine Ausfüllhilfe oder Übersetzung darf nicht für Sie unterschreiben. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | Der Tag, an dem Sie Abschnitt 1 unterschreiben. | Tragen Sie das echte Datum im Format mm/dd/yyyy ein. Laut USCIS darf nicht zurückdatiert werden. |
Listen der zulässigen Dokumente (Seite 2)
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Dokumente, die zugleich Ihre Identität und Ihre Arbeitserlaubnis belegen, etwa ein US-Reisepass oder eine Permanent Resident Card. | Legen Sie ein einziges Dokument aus Liste A vor, mehr nicht. Manche Einträge in Liste A verlangen zwei Dokumente zusammen, etwa einen ausländischen Reisepass mit einem Form I-94 für bestimmte befristete Beschäftigte. |
| List BDocuments that Establish Identity | Dokumente, die nur Ihre Identität belegen, etwa ein Führerschein oder ein staatlicher Ausweis. | Nutzen Sie Liste A nicht, legen Sie ein Dokument aus Liste B zusammen mit einem aus Liste C vor. Bei E-Verify-Arbeitgebern muss das Dokument aus Liste B ein Foto enthalten. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Dokumente, die nur Ihre Arbeitserlaubnis belegen, etwa eine Social-Security-Karte ohne Arbeitsbeschränkung oder eine Geburtsurkunde. | Legen Sie ein Dokument aus Liste C zusammen mit einem aus Liste B vor. Ein Employment Authorization Document gehört in Liste A, nicht in Liste C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Eine Empfangsbestätigung für den Ersatz eines verlorenen, gestohlenen oder beschädigten Dokuments, die kurzzeitig anstelle des Dokuments vorgelegt wird. | Bitten Sie den Arbeitgeber, im Handbook for Employers (M-274) nachzusehen, wie lange die Bestätigung gilt. Danach müssen Sie das eigentliche Dokument vorlegen. |
Abschnitt 2: Prüfung und Bestätigung durch den Arbeitgeber
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | Der Arbeitgeber überträgt Bezeichnung, ausstellende Behörde, Nummer und Ablaufdatum der Dokumente, die Sie vorlegen. | Hier schreiben Sie nichts. Bringen Sie nicht abgelaufene Originale mit; Fotokopien werden nicht akzeptiert, außer einer beglaubigten Kopie einer Geburtsurkunde. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Ein Kästchen für Arbeitgeber, die die Dokumente per Videoanruf statt persönlich geprüft haben. | Es ist das Kästchen des Arbeitgebers. Arbeitgeber mit E-Verify dürfen eine Prüfung aus der Ferne anbieten: Sie senden zuerst Kopien und zeigen dann dieselben Dokumente im Videoanruf. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | Der Arbeitgeber trägt Ihren ersten Arbeitstag ein und bestätigt per Unterschrift, dass die Dokumente echt wirken und zu Ihnen gehören. | Überlassen Sie das dem Arbeitgeber oder seinem Bevollmächtigten. Es ist innerhalb von 3 Werktagen nach Ihrem ersten Arbeitstag fällig. |
Ergänzung A: Ausfüllhilfe und/oder Übersetzung
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | Die Unterschrift jeder Person, die Ihnen bei Abschnitt 1 geholfen hat. | Hat jemand geholfen oder übersetzt, füllt diese Person die Ergänzung A aus. Abschnitt 1 unterschreiben Sie trotzdem selbst. Ohne Hilfe ist keine Ergänzung A nötig. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | Name und Adresse der Ausfüllhilfe oder Übersetzung. | Die helfende Person trägt ihren eigenen Namen und ihre Anschrift ein. Jede Person füllt einen eigenen Bereich aus. |
Ergänzung B: Erneute Prüfung und Wiedereinstellung
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | Das Datum, an dem Sie zum selben Arbeitgeber zurückgekehrt sind. | Der Arbeitgeber trägt es in Ergänzung B ein, wenn Sie innerhalb von 3 Jahren nach dem Ausfüllen Ihres ersten Formulars I-9 wieder eingestellt werden. Sonst kann ein neues Formular nötig sein. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Ein neuer rechtlicher Name, den Sie dem Arbeitgeber mitteilen. | Teilen Sie dem Arbeitgeber eine Namensänderung mit. Er trägt sie in Ergänzung B ein. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Eine erneute Prüfung Ihrer Arbeitserlaubnis, wenn Ihr früheres Dokument oder Ablaufdatum abgelaufen ist. | Der Arbeitgeber bittet Sie um einen neuen Nachweis. Sie dürfen ein beliebiges zulässiges Dokument aus Liste A oder Liste C wählen, nicht unbedingt dieselbe Art wie zuvor. |
Wichtige Begriffe
| Begriff im Formular | Was er bedeutet |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Eine 7- bis 9-stellige Nummer, die USCIS vielen Nichtstaatsbürgern zuteilt; auf der Permanent Resident Card steht sie auf der Vorderseite. |
| Form I-94 Admission Number | Die 11-stellige Nummer auf Ihrem Ein- und Ausreisenachweis Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Eine Person, die keine US-Staatsbürgerin und kein US-Staatsbürger ist, aber rechtmäßig dauerhaft in den USA leben darf. |
| Noncitizen national | Eine Person, die den USA dauerhaft Treue schuldet, ohne Staatsbürger zu sein, zum Beispiel jemand, der in Amerikanisch-Samoa geboren wurde. |
| Alien authorized to work | Die Bezeichnung des Formulars I-9 für Nichtstaatsbürger, die arbeiten dürfen, aber weder Noncitizen National noch dauerhaft Aufenthaltsberechtigte sind; dazu zählen viele Studierende, Beschäftigte, Flüchtlinge und Asylberechtigte. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Eine von USCIS ausgestellte Arbeitsgenehmigungskarte. Im Formular I-9 ist sie ein Dokument der Liste A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | Die Karte, die den rechtmäßigen dauerhaften Aufenthalt belegt, auch Green Card genannt. Sie ist ein Dokument der Liste A. |
| Acceptable receipt | Nachweis, dass Sie den Ersatz eines verlorenen, gestohlenen oder beschädigten Dokuments beantragt haben, für begrenzte Zeit akzeptiert. |
| E-Verify | Ein Online-System der US-Regierung, mit dem manche Arbeitgeber anhand der Daten aus dem Formular I-9 bestätigen, dass neue Beschäftigte arbeiten dürfen. |
| Preparer and/or Translator | Jede Person, die Ihnen beim Ausfüllen von Abschnitt 1 hilft oder ihn übersetzt und die Ergänzung A unterschreiben muss. |
| Authorized Representative | Eine Person, die der Arbeitgeber bestimmt, um Abschnitt 2 in seinem Namen auszufüllen und zu unterschreiben. |
| Reverification | Eine erneute Prüfung Ihrer Arbeitserlaubnis, wenn Ihr erster Nachweis abläuft. |
| Alternative procedure | Ein vom DHS genehmigtes Verfahren, mit dem bestimmte Arbeitgeber Ihre Dokumente per Video statt persönlich prüfen dürfen. |
| Handbook for Employers (M-274) | Der USCIS-Leitfaden für Arbeitgeber zum Ausfüllen des Formulars I-9, mit Beispielen für Dokumente und Empfangsbestätigungen. |
Häufige Fehler
- 1
„Lawful permanent resident“ mit Flüchtlings- oder Asylstatus ankreuzen
Personen mit Flüchtlings- oder Asylstatus kreuzen Kästchen 4 an, „An alien authorized to work“, nicht Kästchen 3.
- 2
Die Nummer unter Kästchen 4 weglassen
Wer Kästchen 4 ankreuzt, muss auch eine A-Number, eine I-94-Nummer oder eine ausländische Reisepassnummer mit Land angeben.
- 3
Das Enddatum der Arbeitserlaubnis leer lassen oder raten
Übernehmen Sie das Datum aus Ihrem Dokument zur Arbeitserlaubnis. Schreiben Sie N/A nur, wenn es wirklich kein Enddatum gibt.
- 4
Eine ITIN als Social-Security-Nummer eintragen
Eine ITIN ist keine Social-Security-Nummer. Haben Sie noch keine, lassen Sie das Feld leer.
- 5
Die Unterschrift zurückdatieren
Tragen Sie den Tag ein, an dem Sie wirklich unterschreiben. Zurückdatieren ist nicht erlaubt.
- 6
Einen Teil des Namens weglassen
Behalten Sie Bindestriche und Apostrophe. Mit nur einem Namen tragen Sie ihn als Nachnamen ein und schreiben „Unknown“ als Vornamen.
- 7
Kopien oder abgelaufene Dokumente mitbringen
Bringen Sie nicht abgelaufene Originale mit. Nur eine beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde darf eine Kopie sein.
- 8
Die falsche Dokumentenkombination vorlegen
Legen Sie ein Dokument aus Liste A vor oder je eines aus Liste B und Liste C. Ein Dokument aus Liste B allein genügt nicht.
- 9
Ein Kästchen ankreuzen, das nicht stimmt
Sie unterschreiben unter Strafandrohung wegen Meineids. Kreuzen Sie nur das Kästchen an, das Ihrem tatsächlichen Status entspricht.
- 10
Die helfende Person für sich unterschreiben lassen
Eine Ausfüllhilfe oder Übersetzung füllt die Ergänzung A aus, doch Abschnitt 1 unterschreiben Sie selbst.
Fragen und Antworten
Was muss ich für das Formular I-9 mitbringen?
Bringen Sie nicht abgelaufene Originale mit: ein Dokument aus Liste A oder je eines aus Liste B und Liste C. Häufig ist ein Führerschein (Liste B) mit einer Social-Security-Karte (Liste C). Sie entscheiden, was Sie zeigen.
Darf mein Arbeitgeber vorschreiben, welche Dokumente ich zeige?
Nein. Laut Formular dürfen Arbeitgeber nicht festlegen, welche zulässigen Dokumente Sie vorlegen. Sie dürfen auch keine Dokumente verlangen, um Ihre Angaben in Abschnitt 1 zu überprüfen.
Wann muss ich Abschnitt 1 ausfüllen?
Spätestens am ersten Arbeitstag. Sie können es früher tun, aber nicht vor der Annahme eines Jobangebots. Ihre Dokumente zeigen Sie dann innerhalb von 3 Werktagen nach Ihrem ersten Arbeitstag.
Muss ich meine Social-Security-Nummer angeben?
Sie ist freiwillig, außer der Arbeitgeber nutzt E-Verify. Haben Sie sie beantragt, aber noch nicht erhalten, dürfen Sie nach Vorlage zulässiger Dokumente arbeiten und die Nummer später ergänzen.
Schicke ich das Formular I-9 an USCIS?
Nein. Der Arbeitgeber bewahrt das ausgefüllte Formular auf. Laut Hinweisen darf es nicht an USCIS oder ICE geschickt werden.
Was ist, wenn ich in Abschnitt 1 einen Fehler mache?
Der Arbeitgeber prüft Abschnitt 1, bevor er Abschnitt 2 ausfüllt. Gibt es einen Fehler, korrigieren Sie ihn und schreiben Kürzel und Datum neben die Korrektur.
Ich komme mit einem Visum zum Studieren. Was trage ich in Abschnitt 1 ein?
Wer ein Visum mit Arbeitserlaubnis hat, kreuzt meist Kästchen 4 an, „An alien authorized to work“, und trägt das Datum ein, an dem die Erlaubnis endet, dazu eine I-94-Nummer oder eine ausländische Reisepassnummer mit Land. Hochschulen verweisen oft auf das Programmende im Form I-20; fragen Sie das International Office Ihrer Hochschule, denn das richtige Datum hängt von Ihrer Art der Arbeitserlaubnis ab.
Was ist, wenn mein Dokument verloren, gestohlen oder beschädigt ist?
In manchen Fällen kann kurzzeitig eine Empfangsbestätigung für den beantragten Ersatz vorgelegt werden. Wie lange, steht im Handbook for Employers (M-274); fragen Sie auch den Arbeitgeber.
Darf der Arbeitgeber die Dokumente per Video prüfen?
Nur wenn er bei E-Verify angemeldet ist und das alternative Verfahren des DHS anbietet. Sie senden zuerst Kopien und zeigen dann dieselben Originale in einem Live-Videoanruf.
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