OtterFillComment remplir le formulaire I-9
Le formulaire I-9, « Employment Eligibility Verification » (vérification du droit au travail), est rempli par tout nouveau salarié aux États-Unis avec son employeur pour prouver son identité et son droit de travailler dans le pays. Vous remplissez vous-même la Section 1, puis vous montrez des documents originaux à l’employeur, qui remplit la Section 2.
Dernière vérification avec le formulaire officiel:
- Formulaire
- I-9
- Édition
- Edition 01/20/25
- Délivré par
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Langue du formulaire
- English
- Qui le reçoit
- Votre employeur, qui le conserve ; il n’est envoyé ni à l’USCIS ni à l’ICE
- Qui le remplit
- Vous pour la Section 1 ; l’employeur pour la Section 2 et le Supplément B
- Quand
- Section 1 au plus tard le premier jour de travail, mais pas avant d’avoir accepté l’offre ; documents dans les 3 jours ouvrables suivant le premier jour
- Documents
- Un document de la Liste A, ou un de la Liste B et un de la Liste C ; originaux, non expirés
- Coût
- Gratuit ; rien n’est déposé auprès de l’USCIS. Ce guide suit l’édition du 01/20/25
Ce qu'est ce formulaire
Le formulaire I-9 atteste que votre employeur a vérifié votre identité et votre autorisation de travailler aux États-Unis. Il concerne tout nouveau salarié, qu’il soit citoyen américain ou non. Vous ne prouvez pas votre nationalité ou votre statut sur le formulaire lui-même : vous cochez une case dans la Section 1, puis vous présentez les documents de votre choix.
Le formulaire compte quatre pages. La page 1 contient la Section 1 (vous) et la Section 2 (l’employeur). La page 2 est la liste des documents acceptables. La page 3 est le Supplément A, utilisé seulement si quelqu’un vous aide pour la Section 1. La page 4 est le Supplément B, que l’employeur utilise pour une revérification ou une réembauche. Les instructions sont un document séparé que l’employeur doit mettre à votre disposition.
L’employeur ne peut pas demander de documents pour vérifier ce que vous avez écrit dans la Section 1, ni vous dire quels documents acceptables présenter. Les employeurs aux États-Unis remplissent la version anglaise ; seuls ceux de Porto Rico peuvent utiliser la version espagnole à la place, et tout le monde peut s’en servir comme aide à la traduction.
Qui doit le remplir
Vous remplissez la Section 1 si :
- Vous commencez à travailler pour un employeur aux États-Unis et recevez un salaire ou une autre rémunération, que vous soyez citoyen américain ou non.
- Un employeur vous réembauche plus de 3 ans après l’établissement de votre premier formulaire I-9 : il lui faut alors un nouveau formulaire.
Des règles différentes s’appliquent si :
- Vous êtes travailleur indépendant ou bénévole non rémunéré : les instructions ne les comptent pas comme salariés. Les indépendants remettent en général un formulaire W-9 à un client.
- Vous n’avez pas encore accepté d’offre d’emploi : on ne peut pas le remplir avant.
- Vous êtes l’employeur : vous remplissez la Section 2 et les suppléments, pas la Section 1.
Instructions champ par champ
Section 1 : Informations sur le salarié
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Votre nom de famille légal actuel. | Écrivez-le comme sur vos documents officiels, avec les traits d’union et apostrophes. Si vous n’avez qu’un seul nom, mettez-le ici et écrivez « Unknown » dans la case du prénom. |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Votre prénom légal actuel et, si vous en avez un, l’initiale de votre second prénom. | Écrivez votre prénom. L’initiale du second prénom est facultative ; laissez la case vide si vous n’en avez pas. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Les autres noms de famille que vous avez utilisés, par exemple un nom de jeune fille. | Indiquez-les s’ils vous concernent. Si vous n’avez jamais utilisé d’autre nom, laissez la case vide. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | Le lieu où vous habitez actuellement. | Écrivez le numéro et le nom de la rue, et le numéro d’appartement s’il y en a un. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | La ville, l’État et le code postal (ZIP) de votre adresse. | Remplissez les trois. Si vous n’habitez pas dans une ville, l’USCIS indique d’écrire dans la case de la ville le village, le comté, le canton ou la réserve. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | Votre date de naissance. | Écrivez le mois, le jour et l’année dans cet ordre : mm/dd/yyyy. Par exemple, le 8 janvier 1980 s’écrit 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | Votre numéro de Sécurité sociale américain à 9 chiffres. | Il est facultatif, sauf si votre employeur utilise E-Verify : dans ce cas il est obligatoire. N’écrivez jamais ici un ITIN. Si vous l’avez demandé sans l’avoir reçu, laissez la case vide et ajoutez le numéro plus tard, avec vos initiales et la date. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. | Les deux sont facultatifs. Si votre employeur utilise E-Verify, les donner permet de recevoir des avis sur votre dossier. |
Section 1 : Nationalité ou statut d’immigration et signature
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Vous avez la citoyenneté des États-Unis. | Cochez la case 1 seulement si c’est vrai. Le formulaire est signé sous peine de parjure : ne la cochez pas au hasard. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Un statut pour les personnes qui doivent allégeance aux États-Unis sans être citoyennes, par exemple les personnes nées aux Samoa américaines. | Cochez la case 2 seulement si cela vous décrit ; les instructions indiquent qui est concerné. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Vous vivez aux États-Unis comme immigrant avec un droit de résidence permanente (titulaire d’une « green card »). | Cochez la case 3 et écrivez votre USCIS Number (A-Number) de 7 à 9 chiffres. Les résidents conditionnels choisissent cette case. Les réfugiés et les bénéficiaires de l’asile ne la choisissent pas : ils cochent la case 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Vous pouvez travailler aux États-Unis sans être citoyen, national non citoyen ni résident permanent ; par exemple avec un visa étudiant autorisant le travail, avec un permis de travail, ou avec un statut de réfugié ou d’asile. | Cochez la case 4 et écrivez la date à laquelle votre autorisation de travail prend fin, en général imprimée sur votre document. En cas de prolongation automatique, utilisez la nouvelle date. Écrivez N/A seulement s’il n’y a pas de date de fin, ce qui peut être le cas des réfugiés et des bénéficiaires de l’asile. |
| Box 4USCIS A-Number | Votre USCIS Number, aussi appelé A-Number, si vous en avez un. | Sous la case 4, vous devez donner l’un des trois : ce numéro, un numéro I-94 ou un numéro de passeport. Il compte de 7 à 9 chiffres et correspond à l’A-Number sans la lettre A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Le numéro de votre registre d’arrivée et de départ Form I-94. | Sous la case 4, si vous ne donnez pas d’A-Number, écrivez le numéro d’admission de 11 chiffres de votre I-94 le plus récent. Vous pouvez le consulter sur le site officiel de l’I-94. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | Le numéro de votre passeport étranger et le pays qui l’a délivré. | Sous la case 4, écrivez les deux si vous l’utilisez à la place d’un A-Number ou d’un numéro I-94. |
| Section 1Signature of Employee | Votre signature, sous peine de parjure, déclarant que ce que vous avez écrit est vrai, y compris la case cochée. | Signez vous-même, au plus tard le premier jour de travail. Une personne qui vous aide ou un traducteur ne peut pas signer à votre place. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | Le jour où vous signez la Section 1. | Écrivez la vraie date au format mm/dd/yyyy. L’USCIS précise de ne pas antidater. |
Listes de documents acceptables (page 2)
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Les documents qui prouvent à la fois votre identité et votre droit de travailler, comme un passeport américain ou une carte de résident permanent. | Présentez un seul document de la Liste A, rien d’autre. Certains choix de la Liste A demandent deux documents ensemble, comme un passeport étranger avec un Form I-94 pour certains travailleurs temporaires. |
| List BDocuments that Establish Identity | Les documents qui prouvent seulement votre identité, comme un permis de conduire ou une carte d’identité d’un État. | Si vous n’utilisez pas la Liste A, présentez un document de la Liste B avec un de la Liste C. Pour les employeurs E-Verify, le document de la Liste B doit comporter une photographie. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Les documents qui prouvent seulement votre droit de travailler, comme une carte de Sécurité sociale sans restriction de travail ou un acte de naissance. | Présentez un document de la Liste C avec un de la Liste B. Un Employment Authorization Document est un document de la Liste A, pas de la Liste C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Un récépissé de demande de remplacement d’un document perdu, volé ou endommagé, présenté pour une courte durée à la place du document. | Demandez à l’employeur de consulter le Handbook for Employers (M-274) pour savoir combien de temps le récépissé est valable. Ensuite, vous devez présenter le vrai document. |
Section 2 : Examen et vérification par l’employeur
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | L’employeur recopie l’intitulé, l’autorité émettrice, le numéro et la date d’expiration des documents que vous présentez. | Vous n’écrivez rien ici. Apportez des originaux non expirés ; les photocopies ne sont pas acceptées, sauf une copie certifiée d’un acte de naissance. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Une case pour les employeurs qui ont examiné les documents par visioconférence plutôt qu’en personne. | C’est la case de l’employeur. Les employeurs E-Verify peuvent proposer un contrôle à distance : vous envoyez d’abord des copies, puis vous montrez les mêmes documents lors d’un appel vidéo. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | L’employeur indique la date de votre premier jour de travail et signe que les documents semblent authentiques et vous concernent. | Laissez-le à l’employeur ou à son représentant autorisé. Il doit le faire dans les 3 jours ouvrables suivant votre premier jour de travail. |
Supplément A : Personne qui aide et/ou traducteur
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | La signature de toute personne qui vous a aidé à remplir la Section 1. | Si quelqu’un vous a aidé ou a traduit, cette personne remplit ce Supplément A. Vous signez quand même la Section 1 vous-même. Sans aide, le Supplément A n’est pas nécessaire. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | Le nom et l’adresse de la personne qui aide ou du traducteur. | La personne qui aide écrit son propre nom et son adresse. Chacune remplit une zone distincte. |
Supplément B : Revérification et réembauche
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | La date à laquelle vous avez repris le travail chez le même employeur. | L’employeur la remplit dans le Supplément B si vous êtes réembauché dans les 3 ans suivant l’établissement de votre premier formulaire I-9. Sinon, un nouveau formulaire peut être nécessaire. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Un nouveau nom légal que vous communiquez à l’employeur. | Prévenez l’employeur si votre nom a changé. Il le note dans le Supplément B. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Un nouveau contrôle de votre autorisation de travail quand votre document ou la date d’autorisation précédente a expiré. | L’employeur vous demande une nouvelle preuve. Vous pouvez choisir n’importe quel document acceptable de la Liste A ou de la Liste C, pas forcément du même type que la première fois. |
Termes clés
| Terme du formulaire | Ce que cela signifie |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Un numéro de 7 à 9 chiffres que l’USCIS attribue à de nombreux non-citoyens ; sur une carte de résident permanent, il figure au recto. |
| Form I-94 Admission Number | Le numéro de 11 chiffres de votre registre d’arrivée et de départ Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Une personne qui n’est pas citoyenne américaine mais qui est légalement autorisée à vivre de façon permanente aux États-Unis. |
| Noncitizen national | Une personne qui doit une allégeance permanente aux États-Unis sans être citoyenne, comme une personne née aux Samoa américaines. |
| Alien authorized to work | Le nom que le formulaire I-9 donne à un non-citoyen qui peut travailler sans être national non citoyen ni résident permanent, dont beaucoup d’étudiants, de travailleurs, de réfugiés et de bénéficiaires de l’asile. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Une carte de permis de travail délivrée par l’USCIS. Sur le formulaire I-9, c’est un document de la Liste A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | La carte qui atteste la résidence permanente légale, aussi appelée green card. C’est un document de la Liste A. |
| Acceptable receipt | La preuve que vous avez demandé le remplacement d’un document perdu, volé ou endommagé, acceptée pour une durée limitée. |
| E-Verify | Un système en ligne du gouvernement américain que certains employeurs utilisent pour confirmer, à partir des données du formulaire I-9, que les nouveaux salariés peuvent travailler. |
| Preparer and/or Translator | Toute personne qui vous aide à remplir la Section 1 ou la traduit, et qui doit signer le Supplément A. |
| Authorized Representative | Une personne que l’employeur désigne pour remplir et signer la Section 2 en son nom. |
| Reverification | Un nouveau contrôle de votre autorisation de travail, quand votre première preuve expire. |
| Alternative procedure | Un moyen approuvé par le DHS permettant à certains employeurs de contrôler vos documents par vidéo plutôt qu’en personne. |
| Handbook for Employers (M-274) | Le guide de l’USCIS à l’intention des employeurs sur la façon de remplir le formulaire I-9, avec des exemples de documents et de récépissés. |
Erreurs fréquentes
- 1
Choisir « lawful permanent resident » avec un statut de réfugié ou d’asile
Les réfugiés et les bénéficiaires de l’asile cochent la case 4, « An alien authorized to work », pas la case 3.
- 2
Oublier le numéro sous la case 4
Si vous cochez la case 4, vous devez aussi écrire un A-Number, un numéro I-94 ou un numéro de passeport étranger avec son pays.
- 3
Laisser vide ou deviner la date de fin d’autorisation
Recopiez la date de votre document d’autorisation de travail. N’écrivez N/A que si l’autorisation n’a vraiment pas de date de fin.
- 4
Écrire un ITIN comme numéro de Sécurité sociale
Un ITIN n’est pas un numéro de Sécurité sociale. Si vous n’en avez pas encore, laissez la case vide.
- 5
Antidater la signature
Écrivez le jour où vous signez réellement. Antidater n’est pas permis.
- 6
Omettre une partie du nom
Gardez les traits d’union et les apostrophes. Si vous n’avez qu’un nom, écrivez-le comme nom de famille et « Unknown » comme prénom.
- 7
Apporter des copies ou des documents expirés
Apportez des originaux non expirés. Seule une copie certifiée d’un acte de naissance peut être une copie.
- 8
Présenter la mauvaise combinaison de documents
Présentez un document de la Liste A, ou un de la Liste B et un de la Liste C. Un document de la Liste B seul ne suffit pas.
- 9
Cocher une case qui n’est pas vraie
Vous signez sous peine de parjure. Cochez uniquement la case qui correspond à votre situation réelle.
- 10
Laisser la personne qui aide signer à votre place
Une personne qui aide ou un traducteur remplit le Supplément A, mais vous signez vous-même la Section 1.
Questions et réponses
Que dois-je apporter pour le formulaire I-9 ?
Apportez des documents originaux non expirés : un de la Liste A, ou un de la Liste B et un de la Liste C. Une combinaison courante est un permis de conduire (Liste B) avec une carte de Sécurité sociale (Liste C). C’est vous qui choisissez.
L’employeur peut-il m’indiquer quels documents montrer ?
Non. Le formulaire précise que les employeurs ne peuvent pas désigner les documents acceptables que vous présentez. Ils ne peuvent pas non plus demander de documents pour vérifier ce que vous avez écrit dans la Section 1.
Quand dois-je remplir la Section 1 ?
Au plus tard le premier jour de travail. Vous pouvez le faire avant, mais pas avant d’avoir accepté une offre. Vous présentez ensuite vos documents dans les 3 jours ouvrables suivant votre premier jour.
Dois-je donner mon numéro de Sécurité sociale ?
C’est facultatif, sauf si l’employeur utilise E-Verify. Si vous l’avez demandé sans l’avoir reçu, vous pouvez travailler après avoir présenté des documents acceptables et ajouter le numéro plus tard.
Dois-je envoyer le formulaire I-9 à l’USCIS ?
Non. L’employeur conserve le formulaire rempli. Les instructions précisent de ne pas l’envoyer à l’USCIS ni à l’ICE.
Que faire si je fais une erreur dans la Section 1 ?
L’employeur relit la Section 1 avant de remplir la Section 2. S’il y a une erreur, vous la corrigez et écrivez vos initiales et la date à côté de la correction.
Je viens étudier aux États-Unis avec un visa. Que mettre dans la Section 1 ?
Les personnes en études dont le visa permet de travailler cochent en général la case 4, « An alien authorized to work », et écrivent la date de fin de leur autorisation, avec un numéro I-94 ou un numéro de passeport étranger et son pays. Les universités renvoient souvent à la date de fin de programme du formulaire I-20 ; demandez au bureau des étudiants internationaux de votre établissement, car la bonne date dépend du type d’autorisation de travail que vous avez.
Que faire si mon document est perdu, volé ou endommagé ?
Dans certains cas, un récépissé de demande de remplacement peut être présenté pour une courte durée. Consultez le Handbook for Employers (M-274) pour la durée et interrogez l’employeur.
L’employeur peut-il contrôler les documents par vidéo ?
Seulement s’il est inscrit à E-Verify et propose la procédure alternative du DHS. Vous envoyez d’abord des copies, puis vous montrez les mêmes originaux lors d’un appel vidéo en direct.
Remplissez ce formulaire dans votre langue
Importez le formulaire dans OtterFill. Il explique chaque question dans votre langue, préremplit les réponses à partir de vos documents et vérifie le formulaire avant que vous l'envoyiez.
Ce guide explique un formulaire. Il ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en immigration, et les formulaires changent : consultez les instructions officielles avant de l'envoyer.