OtterFillЯк заповнити форму I-9
Форму I-9 «Employment Eligibility Verification» (перевірка права на працевлаштування) заповнює кожен новий працівник у США разом із роботодавцем, щоб підтвердити особу та право працювати в США. Розділ 1 працівник заповнює сам, потім пред’являє роботодавцеві оригінали документів, а роботодавець заповнює Розділ 2.
Востаннє звірено з офіційною формою:
- Форма
- I-9
- Редакція
- Edition 01/20/25
- Ким видано
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Мова форми
- English
- Хто отримує
- Роботодавець, який зберігає форму; до USCIS чи ICE вона не надсилається
- Хто заповнює
- Працівник: Розділ 1; роботодавець: Розділ 2 і Додаток B
- Коли
- Розділ 1 не пізніше першого робочого дня, але не до прийняття пропозиції про роботу; документи протягом 3 робочих днів після першого дня
- Документи
- Один зі Списку A або по одному зі Списку B і Списку C; оригінали, чинні
- Вартість
- Безкоштовно; до USCIS нічого не подається. Цей матеріал складено за редакцією від 01/20/25
Що це за форма
Форма I-9 фіксує, що роботодавець перевірив особу працівника та його право працювати в Сполучених Штатах. Вона потрібна кожному новому працівникові, з громадянством США чи без нього. Громадянство чи імміграційний статус на самій формі не доводяться: у Розділі 1 позначають один прапорець, а потім пред’являють документи на власний вибір.
Форма має чотири сторінки. На сторінці 1 розміщені Розділ 1 (працівник) і Розділ 2 (роботодавець). Сторінка 2 — перелік допустимих документів. Сторінка 3 — Додаток A, він потрібен лише тоді, коли хтось допомагає із Розділом 1. Сторінка 4 — Додаток B, який роботодавець використовує для повторної перевірки чи повторного найму. Інструкція — окремий документ, який роботодавець зобов’язаний надати працівникові.
Роботодавець не може вимагати документи, щоб перевірити дані з Розділу 1, і не може визначати, які з допустимих документів пред’явити. Роботодавці в США заповнюють англійську версію; лише роботодавці в Пуерто-Рико можуть натомість використати іспанську, а як допомогу з перекладом нею може користуватися будь-хто.
Хто має її заповнювати
Розділ 1 заповнюють, якщо:
- Починають працювати в роботодавця в США й отримують зарплату чи іншу винагороду, з громадянством США чи без нього.
- Роботодавець знову наймає понад 3 роки після заповнення першої форми I-9: тоді йому потрібна нова форма.
Діють інші правила, якщо:
- Працюють як незалежний підрядник або волонтер без оплати: за інструкцією вони не вважаються працівниками. Підрядники зазвичай передають замовникові форму W-9.
- Пропозицію про роботу ще не прийнято: раніше заповнити форму не можна.
- Це роботодавець: він заповнює Розділ 2 і додатки, а не Розділ 1.
Інструкція по полях
Розділ 1: Відомості про працівника
| У формі | Що це означає | Як заповнити |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Чинне прізвище за законом. | Напишіть його так, як в офіційних документах, із дефісами й апострофами. Якщо є лише одне ім’я, впишіть його сюди, а в полі імені напишіть «Unknown». |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Чинне ім’я за законом і, якщо є, перша літера другого імені. | Впишіть ім’я. Перша літера другого імені необов’язкова; якщо його немає, залиште поле порожнім. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Інші прізвища, якими користувалися, наприклад дошлюбне. | Вкажіть їх, якщо вони були. Якщо іншого прізвища ніколи не було, залиште поле порожнім. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | Місце, де ви зараз живете. | Напишіть номер будинку й назву вулиці, а також номер квартири, якщо він є. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | Місто, штат і поштовий індекс (ZIP) адреси. | Заповніть усі три поля. Якщо адреса не в місті чи містечку, USCIS радить вписати в поле міста село, округ (county), тауншип або резервацію. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | Дата народження. | Напишіть місяць, день і рік у такому порядку: mm/dd/yyyy. Наприклад, 8 січня 1980 року пишеться 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | 9-значний номер соціального страхування (Social Security). | Він необов’язковий, якщо роботодавець не користується E-Verify; тоді його потрібно вказати. Ніколи не вписуйте сюди ITIN. Якщо номер запитано, але ще не отримано, залиште поле порожнім, а згодом допишіть номер, поставивши ініціали й дату. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Адреса електронної пошти й номер телефону. | Обидва необов’язкові. Якщо роботодавець користується E-Verify, завдяки їм можна отримувати сповіщення щодо вашої справи. |
Розділ 1: Громадянство чи імміграційний статус і підпис
| У формі | Що це означає | Як заповнити |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Громадянство Сполучених Штатів. | Позначте прапорець 1, лише якщо це правда. Форму підписують під загрозою відповідальності за неправдиві свідчення, тож не позначайте навмання. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Статус для тих, хто зобов’язаний вірністю Сполученим Штатам, але не є громадянином, наприклад для народжених в Американському Самоа. | Позначте прапорець 2, лише якщо це ваш випадок; в інструкції перелічено, хто підходить. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Проживання в США як імігрант із постійним правом на проживання (власник «green card»). | Позначте прапорець 3 і впишіть USCIS Number (A-Number) із 7–9 цифр. Умовні резиденти обирають цей прапорець. Біженці та особи з притулком його не обирають: їм підходить прапорець 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Право працювати в США без статусу громадянина, noncitizen national чи постійного резидента; наприклад, за студентською візою з правом на роботу, за дозволом на роботу або зі статусом біженця чи притулку. | Позначте прапорець 4 і впишіть дату закінчення дозволу на роботу; зазвичай її надруковано на документі. Якщо термін автоматично продовжено, вкажіть нову дату. N/A пишіть, лише якщо дати закінчення немає, як буває в біженців і осіб із притулком. |
| Box 4USCIS A-Number | USCIS Number, він же A-Number, якщо його присвоєно. | Під прапорцем 4 потрібно вказати одне з трьох: цей номер, номер I-94 або номер паспорта. У ньому від 7 до 9 цифр, це A-Number без літери A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Номер із запису про в’їзд і виїзд Form I-94. | Під прапорцем 4, якщо A-Number не вказано, впишіть 11-значний номер в’їзду (Admission Number) з останнього I-94. Його можна знайти на офіційному сайті I-94. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | Номер іноземного паспорта й країна, що його видала. | Під прапорцем 4 впишіть обидва, якщо паспорт вказують замість A-Number чи номера I-94. |
| Section 1Signature of Employee | Підпис під загрозою відповідальності за неправдиві свідчення, що підтверджує правдивість даних, включно з позначеним прапорцем. | Підпишіть самі, не пізніше першого робочого дня. Помічник чи перекладач не може підписувати замість працівника. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | День, коли підписується Розділ 1. | Впишіть справжню дату у форматі mm/dd/yyyy. USCIS вказує не ставити дату заднім числом. |
Переліки допустимих документів (сторінка 2)
| У формі | Що це означає | Як заповнити |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Документи, що підтверджують і особу, і право працювати, наприклад паспорт США чи Permanent Resident Card. | Пред’явіть один документ зі Списку A, більше нічого. Деякі позиції Списку A потребують двох документів разом, наприклад іноземного паспорта з Form I-94 для окремих тимчасових працівників. |
| List BDocuments that Establish Identity | Документи, що підтверджують лише особу, наприклад водійське посвідчення чи посвідчення особи штату. | Якщо Список A не використовується, пред’явіть один документ зі Списку B разом з одним зі Списку C. Для роботодавців E-Verify документ зі Списку B має містити фотографію. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Документи, що підтверджують лише право працювати, наприклад картка Social Security без обмежень на роботу чи свідоцтво про народження. | Пред’явіть один документ зі Списку C разом з одним зі Списку B. Employment Authorization Document належить до Списку A, а не до Списку C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Квитанція про подання заяви на заміну втраченого, викраденого чи пошкодженого документа; ненадовго пред’являється замість документа. | Попросіть роботодавця глянути в Handbook for Employers (M-274), як довго діє квитанція. Потім потрібно пред’явити сам документ. |
Розділ 2: Перевірка й підтвердження роботодавцем
| У формі | Що це означає | Як заповнити |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | Роботодавець переписує назву, орган видачі, номер і строк дії пред’явлених документів. | Тут працівник нічого не пише. Принесіть чинні оригінали; копії не приймаються, крім засвідченої копії свідоцтва про народження. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Прапорець для роботодавців, які перевіряли документи за допомогою відеозв’язку, а не особисто. | Це прапорець роботодавця. Роботодавці в E-Verify можуть запропонувати дистанційну перевірку: спершу надсилаються копії, потім ті самі документи показують під час відеодзвінка. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | Роботодавець зазначає перший робочий день і підписує, що документи виглядають справжніми та стосуються працівника. | Залиште це роботодавцеві або його уповноваженому представнику. Строк — 3 робочі дні після першого робочого дня. |
Додаток A: Помічник і/або перекладач
| У формі | Що це означає | Як заповнити |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | Підпис кожного, хто допомагав заповнювати Розділ 1. | Якщо хтось допомагав або перекладав, ця особа заповнює Додаток A. Розділ 1 усе одно підписує сам працівник. Без помічника Додаток A не потрібен. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | Прізвище, ім’я та адреса помічника чи перекладача. | Помічник пише свої дані та адресу. Кожен заповнює окрему ділянку. |
Додаток B: Повторна перевірка та повторний найм
| У формі | Що це означає | Як заповнити |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | Дата повернення до того самого роботодавця. | Роботодавець вписує її в Додаток B, якщо повторний найм відбувається протягом 3 років після заповнення першої форми I-9. Інакше може знадобитися нова форма. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Нове ім’я за законом, про яке повідомляють роботодавця. | Повідомте роботодавця про зміну імені. Він запише це в Додатку B. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Повторна перевірка права працювати, коли попередній документ чи строк закінчився. | Роботодавець просить нове підтвердження. Можна обрати будь-який допустимий документ зі Списку A або Списку C, необов’язково того самого виду, що раніше. |
Ключові терміни
| Термін у формі | Що він означає |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Номер із 7–9 цифр, який USCIS присвоює багатьом негромадянам; на Permanent Resident Card надрукований на лицьовому боці. |
| Form I-94 Admission Number | 11-значний номер у записі про в’їзд і виїзд Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Особа, що не є громадянином США, але має законне право постійно жити в США. |
| Noncitizen national | Особа, зобов’язана постійною вірністю США без громадянства, наприклад народжена в Американському Самоа. |
| Alien authorized to work | Так форма I-9 називає негромадянина, якому дозволено працювати, але який не є noncitizen national чи постійним резидентом; сюди входять багато студентів, працівників, біженців і осіб із притулком. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Картка дозволу на роботу, яку видає USCIS. У формі I-9 це документ зі Списку A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | Картка, що підтверджує законне постійне проживання, її також називають green card. Це документ зі Списку A. |
| Acceptable receipt | Підтвердження того, що подано заяву на заміну втраченого, викраденого чи пошкодженого документа; приймається обмежений час. |
| E-Verify | Онлайн-система уряду США, за допомогою якої деякі роботодавці за даними форми I-9 підтверджують право нових працівників працювати. |
| Preparer and/or Translator | Будь-хто, хто допомагає заповнити Розділ 1 або перекладає його й має підписати Додаток A. |
| Authorized Representative | Особа, яку роботодавець призначає заповнити та підписати Розділ 2 від свого імені. |
| Reverification | Повторна перевірка права працювати, коли спливає перше підтвердження. |
| Alternative procedure | Схвалений DHS спосіб, за якого деякі роботодавці перевіряють документи за допомогою відео, а не особисто. |
| Handbook for Employers (M-274) | Посібник USCIS для роботодавців із заповнення форми I-9 з прикладами документів і квитанцій. |
Типові помилки
- 1
Прапорець «lawful permanent resident» у біженця чи особи з притулком
Біженці та особи з притулком позначають прапорець 4, «An alien authorized to work», а не прапорець 3.
- 2
Немає номера під прапорцем 4
Якщо позначено прапорець 4, потрібно також вказати A-Number, номер I-94 або номер іноземного паспорта з країною видачі.
- 3
Порожня чи вгадана дата закінчення дозволу
Перепишіть дату з документа про право на роботу. N/A пишіть, лише якщо в дозволу справді немає дати закінчення.
- 4
ITIN замість номера Social Security
ITIN — не номер Social Security. Якщо номера ще немає, залиште поле порожнім.
- 5
Дата підпису заднім числом
Вкажіть день, коли підпис справді ставиться. Ставити дату заднім числом не можна.
- 6
Пропущено частину імені
Зберігайте дефіси й апострофи. Якщо є лише одне ім’я, впишіть його як прізвище, а в полі імені напишіть «Unknown».
- 7
Копії або прострочені документи
Принесіть чинні оригінали. Копією може бути лише засвідчена копія свідоцтва про народження.
- 8
Неправильне поєднання документів
Пред’явіть один документ зі Списку A або по одному зі Списку B і Списку C. Одного документа зі Списку B замало.
- 9
Позначено прапорець, що не відповідає дійсності
Підпис ставиться під загрозою відповідальності за неправдиві свідчення. Позначайте лише той прапорець, що відповідає справжньому статусу.
- 10
Підпис помічника замість підпису працівника
Помічник чи перекладач заповнює Додаток A, але Розділ 1 підписує сам працівник.
Запитання й відповіді
Що потрібно принести для форми I-9?
Принесіть чинні оригінали: один документ зі Списку A або по одному зі Списку B і Списку C. Часте поєднання — водійське посвідчення (Список B) і картка Social Security (Список C). Що пред’явити, вирішує працівник.
Чи може роботодавець указати, які документи пред’явити?
Ні. За формою роботодавці не мають права визначати, які з допустимих документів пред’являти. Вони також не можуть вимагати документи для перевірки даних із Розділу 1.
Коли потрібно заповнити Розділ 1?
Не пізніше першого робочого дня. Можна й раніше, але не до прийняття пропозиції про роботу. Документи потім пред’являють протягом 3 робочих днів після першого дня.
Чи обов’язково вказувати номер Social Security?
Він необов’язковий, якщо роботодавець не користується E-Verify. Якщо номер запитано, але ще не отримано, можна працювати після пред’явлення допустимих документів, а номер дописати пізніше.
Чи потрібно надсилати форму I-9 до USCIS?
Ні. Заповнену форму зберігає роботодавець. В інструкції сказано не надсилати її до USCIS чи ICE.
Що робити, якщо в Розділі 1 допущено помилку?
Роботодавець переглядає Розділ 1 перед заповненням Розділу 2. Якщо є помилка, її виправляють і поруч ставлять ініціали й дату.
Я приїжджаю вчитися за візою. Що писати в Розділі 1?
Ті, чия віза дає право працювати, зазвичай позначають прапорець 4, «An alien authorized to work», і пишуть дату закінчення дозволу, а також номер I-94 чи номер іноземного паспорта з країною. Університети часто посилаються на дату завершення програми у Form I-20; уточніть в офісі для іноземних студентів свого закладу, бо правильна дата залежить від виду дозволу на роботу.
Що робити, якщо документ втрачено, викрадено чи пошкоджено?
У деяких випадках на короткий час можна пред’явити квитанцію про подання заяви на заміну. Скільки вона діє, зазначено в Handbook for Employers (M-274); запитайте й роботодавця.
Чи може роботодавець перевірити документи за відео?
Лише якщо він зареєстрований в E-Verify й пропонує альтернативну процедуру DHS. Спершу надсилаються копії, потім ті самі оригінали показують у прямому відеодзвінку.
Заповніть цю форму своєю мовою
Завантажте форму в OtterFill. Він пояснить кожне запитання вашою мовою, попередньо заповнить відповіді з ваших документів і перевірить форму перед надсиланням.
Цей довідник пояснює форму. Це не юридична, податкова чи імміграційна консультація, а форми змінюються: перед надсиланням прочитайте офіційну інструкцію.