OtterFillCómo llenar el formulario I-9
El formulario I-9, «Verificación de Elegibilidad de Empleo», es el formulario que todo empleado nuevo en Estados Unidos completa junto con su empleador para demostrar quién es y que puede trabajar en el país. La Sección 1 se llena por cuenta propia, después se muestran al empleador los documentos originales y el empleador completa la Sección 2.
Última comprobación con el formulario oficial:
- Formulario
- I-9
- Edición
- Edition 01/20/25
- Emitido por
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Idioma del formulario
- English
- Quién lo recibe
- El empleador, que lo conserva; no se envía a USCIS ni a ICE
- Quién lo llena
- Usted, la Sección 1; el empleador, la Sección 2 y el Suplemento B
- Cuándo
- La Sección 1, a más tardar el primer día de empleo, pero no antes de aceptar la oferta; los documentos, en los 3 días hábiles siguientes al primer día
- Documentos
- Uno de la Lista A, o uno de la Lista B y uno de la Lista C; originales y vigentes
- Costo
- Gratis; no se presenta a USCIS. Esta guía sigue la edición del 01/20/25
Qué es este formulario
El formulario I-9 deja constancia de que el empleador comprobó su identidad y su autorización para trabajar en Estados Unidos. Se aplica a todo empleado nuevo, sea ciudadano estadounidense o no. En el formulario no se demuestra la ciudadanía ni el estatus migratorio: se marca una casilla en la Sección 1 y luego se presentan los documentos que cada persona elija.
El formulario tiene cuatro páginas. La página 1 contiene la Sección 1 (el empleado) y la Sección 2 (el empleador). La página 2 es la lista de documentos aceptables. La página 3 es el Suplemento A, que solo se usa si alguien ayuda con la Sección 1. La página 4 es el Suplemento B, que el empleador usa para la reverificación o la recontratación. Las instrucciones son un documento aparte que el empleador debe poner a su disposición.
El empleador no puede pedir documentos para comprobar lo escrito en la Sección 1 ni indicar cuáles de los documentos aceptables debe mostrar. Los empleadores en Estados Unidos completan la versión en inglés; solo los de Puerto Rico pueden usar la versión en español, y cualquiera puede usarla como ayuda de traducción.
Quién tiene que completarlo
Usted llena la Sección 1 si:
- Empieza a trabajar para un empleador en Estados Unidos y recibe sueldo u otra remuneración, sea ciudadano estadounidense o no.
- Un empleador lo vuelve a contratar más de 3 años después de completarse su primer Formulario I-9: el empleador necesita un formulario nuevo.
Se aplican otras reglas si:
- Es contratista independiente o voluntario sin remuneración: las instrucciones no los cuentan como empleados. Los contratistas suelen entregar a un cliente un formulario W-9.
- Todavía no ha aceptado una oferta de empleo: no se puede completar antes.
- Es el empleador: completa la Sección 2 y los suplementos, no la Sección 1.
Instrucciones campo por campo
Sección 1: Información del empleado
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Su apellido legal actual. | Escríbalo como figura en sus documentos legales, con guiones y apóstrofes si los tiene. Si tiene un solo nombre, escríbalo aquí y ponga «Unknown» en la casilla del nombre. |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Su nombre legal actual y, si tiene, la inicial del segundo nombre. | Escriba su nombre. La inicial del segundo nombre es opcional; déjela en blanco si no la tiene. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Otros apellidos que haya usado, por ejemplo el de soltera. | Anótelos si le corresponden. Si nunca ha usado otro apellido, deje la casilla en blanco. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | El lugar donde vive ahora. | Escriba el número y el nombre de la calle, y el número de apartamento si lo hay. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | La ciudad, el estado y el código postal (ZIP) de su dirección. | Complete los tres. Si no vive en una ciudad o pueblo, USCIS indica escribir en la casilla de ciudad o pueblo la aldea, el condado, el municipio o la reserva. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | El día en que nació. | Escriba mes, día y año en este orden: mm/dd/yyyy. Por ejemplo, el 8 de enero de 1980 se escribe 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | Su número de Seguro Social de 9 dígitos. | Es voluntario, salvo que el empleador use E-Verify; en ese caso hay que darlo. Nunca escriba aquí un ITIN. Si lo solicitó pero aún no lo tiene, deje la casilla en blanco y añada el número después con sus iniciales y la fecha. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Su correo electrónico y su número de teléfono. | Ambos son opcionales. Si el empleador usa E-Verify, darlos permite recibir avisos sobre su caso. |
Sección 1: Ciudadanía o estatus migratorio y firma
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Usted tiene la ciudadanía de Estados Unidos. | Marque la casilla 1 solo si es cierto. El formulario se firma bajo pena de perjurio, así que no la marque por suposición. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Estatus de quienes deben lealtad a Estados Unidos pero no son ciudadanos, por ejemplo las personas nacidas en Samoa Americana. | Marque la casilla 2 solo si es su caso; las instrucciones indican quién califica. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Vive en Estados Unidos como inmigrante con residencia permanente (titular de una «green card»). | Marque la casilla 3 y escriba su USCIS Number (A-Number) de 7 a 9 dígitos. Los residentes condicionales eligen esta casilla. Los refugiados y asilados no: eligen la casilla 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Puede trabajar en Estados Unidos pero no es ciudadano, nacional no ciudadano ni residente permanente; por ejemplo, con una visa de estudiante con permiso de trabajo, con un permiso de trabajo, o con estatus de refugio o asilo. | Marque la casilla 4 y escriba la fecha en que vence su autorización de trabajo, que suele estar impresa en el documento. Si se prorrogó automáticamente, use la nueva fecha. Escriba N/A solo si no tiene fecha de vencimiento, como puede ocurrir con refugiados y asilados. |
| Box 4USCIS A-Number | Su USCIS Number, también llamado A-Number, si lo tiene. | En la casilla 4 hay que dar uno de los tres: este número, el número I-94 o el número de pasaporte. Tiene de 7 a 9 dígitos y es el A-Number sin la letra A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | El número de su registro de llegada y salida Form I-94. | En la casilla 4, si no da un A-Number, escriba el número de admisión de 11 dígitos de su I-94 más reciente. Puede consultarlo en el sitio web oficial del I-94. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | El número de su pasaporte extranjero y el país que lo emitió. | En la casilla 4, escriba ambos si lo usa en lugar del A-Number o del número I-94. |
| Section 1Signature of Employee | Su firma, bajo pena de perjurio, declarando que lo escrito es cierto, incluida la casilla marcada. | Fírmelo personalmente, a más tardar el primer día de empleo. Un preparador o traductor no puede firmar por usted. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | El día en que firma la Sección 1. | Escriba la fecha real en el formato mm/dd/yyyy. USCIS indica que no se debe poner una fecha anterior. |
Listas de documentos aceptables (página 2)
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Documentos que prueban a la vez quién es y que puede trabajar, como un pasaporte estadounidense o una tarjeta de residente permanente. | Muestre un solo documento de la Lista A y nada más. Algunas opciones de la Lista A requieren dos documentos juntos, como un pasaporte extranjero con un Formulario I-94 para ciertos trabajadores temporales. |
| List BDocuments that Establish Identity | Documentos que prueban solo su identidad, como una licencia de conducir o una tarjeta de identificación estatal. | Si no usa la Lista A, muestre un documento de la Lista B junto con uno de la Lista C. Para los empleadores de E-Verify, el documento de la Lista B debe tener fotografía. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Documentos que prueban solo que puede trabajar, como una tarjeta de Seguro Social sin restricción de trabajo o un acta de nacimiento. | Muestre un documento de la Lista C junto con uno de la Lista B. Un Documento de Autorización de Empleo es un documento de la Lista A, no de la Lista C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Un recibo de la solicitud de reemplazo de un documento perdido, robado o dañado, que se muestra por poco tiempo en lugar del documento. | Pida al empleador que consulte el Manual para Empleadores (M-274) para saber cuánto tiempo vale el recibo. Cuando venza, hay que mostrar el documento real. |
Sección 2: Revisión y verificación del empleador
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | El empleador copia el título, la autoridad emisora, el número y la fecha de vencimiento de los documentos que usted muestra. | Usted no escribe aquí. Lleve documentos originales y vigentes; no se aceptan fotocopias, salvo una copia certificada de un acta de nacimiento. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Casilla para los empleadores que examinaron los documentos por videollamada en vez de en persona. | Es la casilla del empleador. Los empleadores de E-Verify pueden ofrecer una revisión remota: usted envía primero copias y luego muestra los mismos documentos en una videollamada. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | El empleador indica la fecha en que empezó a trabajar y firma que los documentos parecen genuinos y corresponden a usted. | Déjelo al empleador o a su representante autorizado. Debe completarse en los 3 días hábiles siguientes al primer día de empleo. |
Suplemento A: Preparador y/o traductor
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | La firma de quien le ayudó a completar la Sección 1. | Si alguien le ayudó o tradujo, esa persona llena el Suplemento A. Usted igualmente firma la Sección 1. Si no tuvo ayuda, no hace falta el Suplemento A. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | El nombre y la dirección del preparador o traductor. | Quien ayuda escribe su propio nombre y su dirección. Cada persona completa un área distinta. |
Suplemento B: Reverificación y recontratación
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | La fecha en que volvió a trabajar para el mismo empleador. | Lo llena el empleador en el Suplemento B si lo recontratan dentro de los 3 años siguientes a la fecha en que se completó el primer Formulario I-9. Si no, puede hacer falta un formulario nuevo. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Un nuevo nombre legal que comunica al empleador. | Avise al empleador si cambió su nombre. El empleador lo anota en el Suplemento B. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Una nueva comprobación de su autorización para trabajar cuando venció el documento o la fecha de autorización anterior. | El empleador le pide una nueva prueba. Puede elegir cualquier documento aceptable de la Lista A o de la Lista C, no necesariamente del mismo tipo que mostró antes. |
Términos clave
| Término del formulario | Qué significa |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Número de 7 a 9 dígitos que USCIS asigna a muchos no ciudadanos; en la tarjeta de residente permanente está impreso en el anverso. |
| Form I-94 Admission Number | El número de 11 dígitos de su registro de llegada y salida Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Persona que no es ciudadana de Estados Unidos pero tiene permiso legal para vivir allí de forma permanente. |
| Noncitizen national | Persona que debe lealtad permanente a Estados Unidos sin ser ciudadana, como quien nació en Samoa Americana. |
| Alien authorized to work | Nombre que el Formulario I-9 da a la persona no ciudadana que puede trabajar pero no es nacional no ciudadana ni residente permanente; incluye a muchos estudiantes, trabajadores, refugiados y asilados. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Tarjeta de permiso de trabajo emitida por USCIS. En el Formulario I-9 es un documento de la Lista A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | La tarjeta que acredita la residencia permanente legal, también llamada «green card». Es un documento de la Lista A. |
| Acceptable receipt | Prueba de que solicitó reemplazar un documento perdido, robado o dañado, aceptada por un tiempo limitado. |
| E-Verify | Sistema en línea del gobierno de Estados Unidos que algunos empleadores usan para confirmar, con los datos del Formulario I-9, que los nuevos empleados pueden trabajar. |
| Preparer and/or Translator | Quien le ayuda a llenar la Sección 1 o se la traduce, y debe firmar el Suplemento A. |
| Authorized Representative | Persona que el empleador designa para completar y firmar la Sección 2 en su nombre. |
| Reverification | Nueva comprobación de su autorización para trabajar cuando vence la primera prueba. |
| Alternative procedure | Forma aprobada por DHS para que ciertos empleadores revisen sus documentos por video en vez de en persona. |
| Handbook for Employers (M-274) | La guía de USCIS para empleadores sobre cómo completar el Formulario I-9, con ejemplos de documentos y recibos. |
Errores frecuentes
- 1
Marcar «residente permanente» con estatus de refugio o asilo
Los refugiados y asilados marcan la casilla 4, «An alien authorized to work», no la casilla 3.
- 2
Omitir el número bajo la casilla 4
Si marca la casilla 4 debe escribir también un A-Number, un número I-94 o un número de pasaporte extranjero con su país.
- 3
Dejar en blanco o inventar la fecha de vencimiento
Copie la fecha de su documento de autorización de trabajo. Escriba N/A solo si la autorización de verdad no vence.
- 4
Escribir un ITIN como número de Seguro Social
Un ITIN no es un número de Seguro Social. Si aún no tiene número de Seguro Social, deje la casilla en blanco.
- 5
Poner una fecha anterior en la firma
Escriba el día en que realmente firma. No se permite poner una fecha anterior.
- 6
Omitir parte del nombre
Conserve guiones y apóstrofes. Si tiene un solo nombre, escríbalo como apellido y ponga «Unknown» como nombre.
- 7
Llevar copias o documentos vencidos
Lleve originales que no hayan vencido. Solo la copia certificada de un acta de nacimiento puede ser una copia.
- 8
Presentar una combinación equivocada de documentos
Muestre un documento de la Lista A, o uno de la Lista B y uno de la Lista C. Un documento de la Lista B solo no basta.
- 9
Marcar una casilla que no es cierta
Firma bajo pena de perjurio. Marque únicamente la casilla que corresponda a su estatus real.
- 10
Dejar que quien ayuda firme por usted
Un preparador o traductor completa el Suplemento A, pero usted firma la Sección 1 personalmente.
Preguntas y respuestas
¿Qué debo llevar para el formulario I-9?
Lleve documentos originales y vigentes: uno de la Lista A, o uno de la Lista B y uno de la Lista C. Una combinación frecuente es una licencia de conducir (Lista B) con una tarjeta de Seguro Social (Lista C). Usted decide cuáles mostrar.
¿Puede el empleador decirme qué documentos mostrar?
No. El formulario indica que los empleadores no pueden especificar cuáles de los documentos aceptables presenta. Tampoco pueden pedir documentos para comprobar lo que escribió en la Sección 1.
¿Cuándo debo llenar la Sección 1?
A más tardar el primer día de empleo. Puede hacerlo antes, pero no antes de aceptar una oferta de trabajo. Después muestra sus documentos en los 3 días hábiles siguientes a su primer día.
¿Tengo que dar mi número de Seguro Social?
Es voluntario, salvo que el empleador use E-Verify. Si lo solicitó y no lo ha recibido, puede trabajar tras mostrar documentos aceptables y añadir el número más adelante.
¿Envío el Formulario I-9 a USCIS?
No. El empleador conserva el formulario completado. Las instrucciones dicen que no se debe enviar por correo a USCIS ni a ICE.
¿Qué hago si me equivoco en la Sección 1?
El empleador revisa la Sección 1 antes de completar la Sección 2. Si hay un error, usted lo corrige y escribe sus iniciales y la fecha junto a la corrección.
Soy estudiante internacional. ¿Qué escribo en la Sección 1?
Las personas con una visa de estudiante que permite trabajar suelen marcar la casilla 4, «An alien authorized to work», y escribir la fecha en que vence su permiso, además de un número I-94 o un número de pasaporte extranjero con su país. Las universidades suelen indicar la fecha de fin del programa que figura en el Formulario I-20; consulte a la oficina de estudiantes internacionales de su centro, porque la fecha correcta depende del tipo de permiso de trabajo que tenga.
¿Qué pasa si mi documento está perdido, robado o dañado?
En algunos casos puede mostrarse por poco tiempo un recibo de la solicitud de reemplazo. Consulte el Manual para Empleadores (M-274) para saber cuánto tiempo y pregunte al empleador.
¿Puede el empleador revisar los documentos por video?
Solo si está inscrito en E-Verify y ofrece el procedimiento alternativo de DHS. Usted envía copias primero y luego muestra los mismos originales en una videollamada en vivo.
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