OtterFillCómo llenar el formulario W-4
El formulario W-4 es el que se entrega al empleador para que retenga la cantidad correcta del impuesto federal sobre los ingresos en cada pago de sueldo. Todo empleado en EE. UU. lo llena al empezar un trabajo y lo entrega al empleador, no al IRS.
Última comprobación con el formulario oficial:
- Formulario
- W-4
- Edición
- 2026
- Emitido por
- Internal Revenue Service (IRS)
- Idioma del formulario
- English
- Quién lo recibe
- El empleador (nómina o recursos humanos), no el IRS
- Quién lo llena
- Los empleados que cobran un sueldo; los trabajadores independientes y los extranjeros no residentes siguen otras reglas
- Vigencia
- Hasta que se entregue uno nuevo; la exención de la retención dura solo un año
- Costo
- Gratis
- Si no se entrega
- El empleador lo trata como persona soltera sin otras anotaciones, lo que puede significar demasiado impuesto retenido
Qué es este formulario
El formulario W-4, «Certificado de retención del empleado» (Employee’s Withholding Certificate), indica al empleador cuánto impuesto federal sobre los ingresos debe retener del sueldo. Si se retiene muy poco, por lo general se debe impuesto y quizá una multa al presentar la declaración; si se retiene demasiado, por lo general se recibe un reembolso.
El formulario tiene cinco pasos. El paso 1 (datos personales y estado civil para efectos de la declaración) y el paso 5 (firma) son para todos. Los pasos 2 a 4 son solo para quienes tienen más de un empleo, dependientes, otros ingresos, deducciones o desean una retención adicional. Si nada de eso aplica, se omiten.
El formulario ya no tiene «exenciones» (allowances). El IRS las eliminó en 2020, así que respuestas como «1» o «0» ya no sirven. Las líneas de abajo siguen la edición de 2026, que además trae una hoja de trabajo para deducciones y una tabla para varios empleos en las páginas 3 a 5.
Quién tiene que completarlo
Lo llena quien:
- empieza un trabajo en el que recibe un sueldo como empleado;
- cambia de situación y quiere que el empleador retenga otra cantidad, por ejemplo tras casarse, tener un hijo, tomar un segundo empleo o cambiar de ingresos.
Se usa otro formulario o regla si:
- es extranjero no residente: debe leer el Notice 1392 antes de llenar el formulario;
- trabaja por cuenta propia: paga el impuesto estimado con el formulario 1040-ES, o usa el estimador para añadir retención a un empleo;
- es contratista y un cliente le pide datos fiscales: eso es un formulario W-9.
Instrucciones campo por campo
Paso 1: Datos personales
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Step 1(a)First name and middle initial / Last name | El nombre legal completo, para los registros fiscales. | Escriba el nombre y la inicial del segundo nombre, y luego el apellido, tal como aparecen en la tarjeta del Seguro Social. Si el nombre de la tarjeta es distinto, comuníquese con la Administración del Seguro Social para que se acrediten los ingresos. |
| Step 1(a)Address | Donde el empleador envía los documentos fiscales. | Escriba la dirección donde recibe el correo, con número y apartamento. |
| Step 1(a)City or town, state, and ZIP code | La ciudad, el estado y el código postal de esa dirección. | Se escriben como una sola dirección junto con la línea anterior. |
| Step 1(b)Social security number | El número de Seguro Social, que el empleador usa para informar el sueldo. | Escriba los nueve dígitos de la tarjeta del Seguro Social. El formulario advierte que se necesita un número válido para trabajar para reclamar ciertos créditos o deducciones. |
| Step 1(c)Single or Married filing separately / Married filing jointly or Qualifying surviving spouse / Head of household | La forma en que se prevé presentar la declaración, que fija la deducción estándar y las tasas usadas en la retención. | Marque una casilla: soltero o casado que presenta por separado; casado que presenta conjuntamente o cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos; o cabeza de familia, que solo aplica si no está casado y paga más de la mitad de los gastos de mantener un hogar para sí mismo y una persona que reúna los requisitos. |
Paso 2: Varios empleos o el cónyuge también trabaja
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Step 2Multiple Jobs or Spouse Works | Un paso para quien tiene más de un empleo a la vez, o cuyo cónyuge también trabaja cuando presentan la declaración conjunta. | Elija una sola opción: (a) el estimador en línea, que es el más exacto y la mejor opción con ingresos de trabajo independiente; (b) la hoja de trabajo de varios empleos de la página 3, con el resultado en el paso 4(c); o (c) marcar la casilla si hay solo dos empleos en total, y hacer lo mismo en el formulario del otro empleo. Con un solo empleo se omite este paso. |
Paso 3: Dependientes y otros créditos
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Step 3(a)Multiply the number of qualifying children under age 17 by $2,200 | El crédito tributario por hijos menores de 17 años, convertido en una cantidad anual. | Solo si los ingresos totales serán de 200,000 dólares o menos (400,000 o menos si presentan conjuntamente). Anote el número de hijos menores de 17 años que reúnen los requisitos multiplicado por 2,200 dólares. Por lo general el hijo debe ser su dependiente, vivir con usted más de la mitad del año y tener el número de Seguro Social exigido. |
| Step 3(b)Multiply the number of other dependents by $500 | El crédito por otros dependientes, como un hijo mayor o un pariente que reúne los requisitos. | Anote el número de otros dependientes multiplicado por 500 dólares, con los mismos límites de ingresos de arriba. |
| Step 3Add the amounts from Steps 3(a) and 3(b), plus the amount for other credits. Enter the total here | El total de todos los créditos que la retención debe tener en cuenta. | Sume las dos líneas anteriores. También puede añadir una estimación de otros créditos, como los de educación o el crédito por impuestos extranjeros. Esto aumenta el sueldo y reduce el reembolso posterior. |
Paso 4: Otros ajustes
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Step 4(a)Other income (not from jobs) | Ingresos ajenos a este empleo sobre los que no se retiene nada, como intereses, dividendos o ingresos de jubilación. | Opcional. Anote el importe anual si quiere que se retenga impuesto por ellos. No incluya ingresos de empleos ni de trabajo independiente. Si prefiere no darlos, use el paso 4(c). |
| Step 4(b)Deductions | Deducciones superiores a la deducción estándar, que reducen la retención. | Opcional. Si prevé deducciones detalladas u otras, como por propinas, horas extras o intereses de préstamos estudiantiles que reúnen los requisitos, use la hoja de trabajo de deducciones de la página 4 y anote el resultado. Si lo deja en blanco, la retención se basa en la deducción estándar. |
| Step 4(c)Extra withholding | Una cantidad fija que se retiene además del impuesto calculado, en cada período de pago. | Opcional. Anote la cantidad adicional por pago, incluido cualquier resultado de la hoja de trabajo de varios empleos. Reduce el sueldo y aumenta el reembolso o reduce lo que se debe. |
Exento de la retención
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Exempt from withholding | Una declaración de que este año no se debe retener impuesto federal sobre los ingresos del sueldo. | Márquela solo si el año pasado no tuvo obligación de pagar impuesto federal sobre los ingresos y no prevé tenerla este año. Entonces llene solo los pasos 1(a), 1(b) y 5, y nada más. Dura un año: debe entregar un formulario nuevo antes del 16 de febrero de 2027. |
Paso 5: Firma
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Step 5Employee’s signature (This form is not valid unless you sign it.) | La firma, con la que se declara bajo pena de perjurio que el formulario es verdadero, correcto y completo. | Firme personalmente. Sin firma el formulario no es válido. |
| Step 5Date | El día en que se firma. | Escriba la fecha de hoy. El recuadro del empleador al pie es solo para el empleador; déjelo en blanco. |
Términos clave
| Término del formulario | Qué significa |
|---|---|
| Withholding | La parte de cada pago que el empleador retiene y envía al IRS como adelanto del impuesto sobre los ingresos. |
| Filing status | La categoría que se usa en la declaración, como soltero o casado que presenta conjuntamente, y que determina las tasas. |
| Head of household | Un estado para la persona no casada que paga más de la mitad del costo de un hogar para sí misma y una persona que reúne los requisitos. |
| Qualifying surviving spouse | Un estado para la persona viuda que cumple las condiciones del IRS, por ejemplo mantener a un hijo dependiente. |
| Qualifying child | Un hijo menor de 17 años al final del año que es su dependiente, por lo general vive con usted más de la mitad del año y tiene el número de Seguro Social exigido. |
| Other dependent | Un dependiente que no cumple los requisitos para el crédito tributario por hijos, como un hijo mayor o un pariente que usted mantiene. |
| Standard deduction | Una cantidad fija que reduce los ingresos sujetos a impuesto; el cálculo de la retención la supone salvo que se anote más en el paso 4(b). |
| Itemized deductions | Gastos deducibles concretos, como intereses hipotecarios, donaciones o impuestos estatales y locales, que se usan en lugar de la deducción estándar cuando son mayores. |
| Exemption from withholding | Una declaración de que no se debe impuesto federal sobre los ingresos, por lo que no se retiene nada; solo vale si se cumplen las dos condiciones y vence al año. |
| Tax Withholding Estimator | La herramienta en línea del IRS en irs.gov/W4App que calcula la retención y puede generar un W-4 ya llenado. |
| Nonresident alien | Un extranjero que no es residente de EE. UU. para efectos fiscales y que sigue el Notice 1392 al llenar el W-4. |
| Estimated tax | Impuesto que se paga uno mismo durante el año, con el formulario 1040-ES, por ingresos sin retención. |
Errores frecuentes
- 1
Buscar las exenciones
Las guías antiguas piden anotar un número de exenciones. El formulario actual no las tiene; las respuestas son el estado civil para efectos de la declaración y los pasos.
- 2
Omitir el paso 2 con un segundo empleo
Sin él, cada empleador retiene como si ese fuera el único empleo y en abril puede haber impuesto por pagar. Use el estimador, la hoja de trabajo o la casilla de dos empleos.
- 3
Declarar dependientes en los dos formularios
Los pasos 3 a 4(b) se llenan en un solo formulario: el del empleo mejor pagado. Hacerlo dos veces, o en el de ambos cónyuges, hace que se retenga de menos.
- 4
Un nombre distinto al de la tarjeta del Seguro Social
Escriba el nombre tal como está en la tarjeta. Si no coincide, puede que los ingresos no se acrediten a su nombre.
- 5
Marcar cabeza de familia sin cumplir los requisitos
Solo aplica si no está casado y paga más de la mitad de los gastos de un hogar para sí mismo y una persona que reúne los requisitos.
- 6
Pedir la exención sin cumplir las dos condiciones
Hace falta no haber tenido obligación de pagar impuesto federal el año pasado y no prever tenerla este año. Si no, puede deber impuesto y multas al presentar la declaración.
- 7
Olvidar que la exención vence
La exención es para un año. Entregue un formulario nuevo al empleador antes del 16 de febrero de 2027 o la retención vuelve a empezar.
- 8
Enviar el formulario al IRS
El formulario indica que se entrega al empleador, no al IRS.
- 9
No actualizarlo nunca
Tras un matrimonio, un hijo, un segundo empleo o un reembolso o una deuda de impuestos grande, llene uno nuevo o use el estimador.
Preguntas y respuestas
¿Tengo que llenar el formulario W-4?
Sí, si es empleado: el empleador lo necesita para retener el impuesto correcto. Todos llenan los pasos 1 y 5; los pasos 2 a 4 solo si aplican.
¿Qué pasa si no entrego un W-4 al empleador?
El aviso del propio formulario dice que, sin un formulario debidamente llenado, se lo trata como persona soltera sin otras anotaciones, lo que normalmente significa que se retiene más impuesto.
¿Envío el formulario W-4 al IRS?
No. Se entrega al empleador, que lo guarda y lo usa para calcular la retención del sueldo.
¿Qué pasos necesito con un solo empleo y sin dependientes?
Solo el paso 1 y el paso 5: datos, estado civil para efectos de la declaración, firma y fecha. Deje en blanco los pasos 2 a 4.
¿Cada cuánto debo llenar un W-4 nuevo?
No hay plazo, pero llene uno nuevo cuando cambie su situación: matrimonio o divorcio, un nuevo dependiente, un segundo empleo o un gran cambio de ingresos. El IRS sugiere revisar la retención cada enero.
¿Cómo consigo un sueldo mayor, o un reembolso mayor?
Use el paso 3 y el paso 4(b) para reducir la retención, lo que da un sueldo mayor. Use el paso 4(c) para retener más, lo que da un reembolso mayor o una deuda menor.
Soy extranjero no residente. ¿Uso el W-4 normal?
Sigue siendo el formulario W-4, pero lea antes el Notice 1392 del IRS, instrucciones adicionales del W-4 para extranjeros no residentes, porque añade indicaciones para ellos.
¿Hay una forma mejor de resolver los pasos 2 a 4?
Sí. El estimador de retención del IRS en irs.gov/W4App pregunta por el sueldo, el del cónyuge y otros ingresos, y genera un formulario W-4 ya llenado que se puede entregar al empleador.
Completa este formulario en tu idioma
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Esta guía explica un formulario. No es asesoramiento jurídico, fiscal ni de inmigración, y los formularios cambian: consulta las instrucciones oficiales antes de enviarlo.