OtterFillComment remplir le formulaire W-4
Le formulaire W-4 est celui que l’on remet à son employeur pour qu’il retienne le bon montant d’impôt fédéral sur le revenu sur chaque paie. Tout salarié aux États-Unis le remplit en commençant un emploi et le remet à l’employeur, pas à l’IRS.
Dernière vérification avec le formulaire officiel:
- Formulaire
- W-4
- Édition
- 2026
- Délivré par
- Internal Revenue Service (IRS)
- Langue du formulaire
- English
- Qui le reçoit
- L’employeur (paie ou ressources humaines), pas l’IRS
- Qui le remplit
- Les salariés ; les travailleurs indépendants et les non-résidents étrangers suivent d’autres règles
- Durée de validité
- Jusqu’à la remise d’un nouveau ; l’exonération ne vaut que pour un an
- Coût
- Gratuit
- Sans formulaire
- L’employeur vous traite comme une personne célibataire sans autre indication, ce qui peut entraîner une retenue trop élevée
Ce qu'est ce formulaire
Le formulaire W-4, « Employee’s Withholding Certificate » (certificat de retenue à la source du salarié), indique à l’employeur combien d’impôt fédéral sur le revenu retenir sur la paie. Si la retenue est trop faible, on doit généralement de l’impôt, voire une pénalité, à la déclaration ; si elle est trop forte, on reçoit généralement un remboursement.
Le formulaire comporte cinq étapes. L’étape 1 (coordonnées et situation déclarative) et l’étape 5 (signature) concernent tout le monde. Les étapes 2 à 4 ne concernent que ceux qui ont plusieurs emplois, des personnes à charge, d’autres revenus, des déductions ou qui veulent une retenue supplémentaire. Si rien de cela ne s’applique, on les saute.
Le formulaire n’a plus de « allowances » (déductions pour personnes à charge). L’IRS les a supprimées en 2020, si bien que des réponses comme « 1 » ou « 0 » n’ont plus cours. Les lignes ci-dessous suivent l’édition 2026, qui comporte aussi un tableau de calcul des déductions et un barème pour plusieurs emplois aux pages 3 à 5.
Qui doit le remplir
On le remplit si :
- on commence un emploi où l’on perçoit un salaire en tant que salarié ;
- sa situation change et l’on veut que l’employeur retienne un autre montant, par exemple après un mariage, une naissance, un deuxième emploi ou un changement de revenus.
On utilise un autre formulaire ou une autre règle si :
- l’on est non-résident étranger : lire le Notice 1392 avant de remplir le formulaire ;
- l’on travaille à son compte : on paie l’impôt estimé avec le formulaire 1040-ES, ou l’on utilise l’estimateur pour ajouter une retenue à un emploi ;
- l’on est prestataire et qu’un client demande des informations fiscales : c’est un formulaire W-9.
Instructions champ par champ
Étape 1 : Informations personnelles
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Step 1(a)First name and middle initial / Last name | Le nom légal complet, pour les dossiers fiscaux. | Écrivez le prénom et l’initiale du deuxième prénom, puis le nom, exactement comme sur la carte de Sécurité sociale. Si le nom de la carte est différent, contactez la Social Security Administration pour que vos revenus soient bien portés à votre compte. |
| Step 1(a)Address | L’adresse où l’employeur envoie vos documents fiscaux. | Écrivez l’adresse postale où vous recevez le courrier, avec le numéro et l’appartement. |
| Step 1(a)City or town, state, and ZIP code | La ville, l’État et le code postal de cette adresse. | Ils s’écrivent comme une seule adresse avec la ligne précédente. |
| Step 1(b)Social security number | Le numéro de Sécurité sociale, que l’employeur utilise pour déclarer le salaire. | Écrivez les neuf chiffres de la carte de Sécurité sociale. Le formulaire prévient qu’il faut un numéro valable pour travailler afin de bénéficier de certains crédits ou déductions. |
| Step 1(c)Single or Married filing separately / Married filing jointly or Qualifying surviving spouse / Head of household | La façon dont vous comptez déclarer vos revenus, qui fixe la déduction forfaitaire et les taux de la retenue. | Cochez une seule case : célibataire ou marié déclarant séparément ; marié déclarant conjointement ou conjoint survivant éligible ; ou chef de famille, qui ne vaut que si vous n’êtes pas marié et payez plus de la moitié des frais d’un foyer pour vous-même et une personne éligible. |
Étape 2 : Plusieurs emplois ou conjoint qui travaille
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Step 2Multiple Jobs or Spouse Works | Une étape pour ceux qui ont plusieurs emplois en même temps, ou dont le conjoint travaille aussi en cas de déclaration conjointe. | Choisissez une seule option : (a) l’estimateur en ligne, le plus précis et le bon choix en cas de revenus d’indépendant ; (b) le tableau « Multiple Jobs Worksheet » de la page 3, dont le résultat va à l’étape 4(c) ; ou (c) cochez la case s’il n’y a que deux emplois au total, et faites de même sur le formulaire de l’autre emploi. Avec un seul emploi, sautez cette étape. |
Étape 3 : Personnes à charge et autres crédits
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Step 3(a)Multiply the number of qualifying children under age 17 by $2,200 | Le crédit d’impôt pour enfants de moins de 17 ans, converti en montant annuel. | Seulement si le revenu total sera de 200,000 dollars ou moins (400,000 ou moins pour une déclaration conjointe). Indiquez le nombre d’enfants éligibles de moins de 17 ans multiplié par 2,200 dollars. L’enfant doit en général être à votre charge, vivre avec vous plus de la moitié de l’année et avoir le numéro de Sécurité sociale exigé. |
| Step 3(b)Multiply the number of other dependents by $500 | Le crédit pour les autres personnes à charge, comme un enfant plus âgé ou un proche éligible. | Indiquez le nombre d’autres personnes à charge multiplié par 500 dollars, avec les mêmes plafonds de revenu. |
| Step 3Add the amounts from Steps 3(a) and 3(b), plus the amount for other credits. Enter the total here | Le total de tous les crédits que la retenue doit prendre en compte. | Additionnez les deux lignes ci-dessus. Vous pouvez aussi ajouter une estimation d’autres crédits, comme les crédits pour études ou le crédit pour impôt étranger. Cela augmente votre paie et réduit le remboursement ultérieur. |
Étape 4 : Autres ajustements
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Step 4(a)Other income (not from jobs) | Les revenus extérieurs à cet emploi sur lesquels rien n’est retenu, comme les intérêts, dividendes ou revenus de retraite. | Facultatif. Indiquez le montant annuel si vous voulez qu’un impôt soit retenu dessus. N’y mettez pas les revenus d’emploi ni d’activité indépendante. Si vous préférez ne pas les communiquer, utilisez l’étape 4(c). |
| Step 4(b)Deductions | Des déductions supérieures à la déduction forfaitaire, qui réduisent la retenue. | Facultatif. Si vous prévoyez des déductions détaillées ou d’autres, comme pour les pourboires, les heures supplémentaires ou les intérêts de prêt étudiant éligibles, utilisez le tableau des déductions de la page 4 et reportez le résultat. Si vous laissez vide, la retenue repose sur la déduction forfaitaire. |
| Step 4(c)Extra withholding | Un montant fixe retenu en plus de l’impôt calculé, à chaque période de paie. | Facultatif. Indiquez le montant supplémentaire par paie, y compris le résultat éventuel du tableau pour plusieurs emplois. Il réduit la paie et augmente le remboursement ou réduit ce que l’on doit. |
Exonération de retenue
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Exempt from withholding | Une déclaration selon laquelle aucun impôt fédéral sur le revenu ne doit être retenu sur votre paie cette année. | Cochez-la seulement si vous n’aviez aucun impôt fédéral sur le revenu à payer l’an dernier et n’en attendez aucun cette année. Remplissez alors uniquement les étapes 1(a), 1(b) et 5, et rien d’autre. Elle ne vaut que pour l’année : il faut remettre un nouveau formulaire avant le 16 février 2027. |
Étape 5 : Signature
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Step 5Employee’s signature (This form is not valid unless you sign it.) | Votre signature, qui déclare sous peine de parjure que le formulaire est vrai, exact et complet. | Signez vous-même. Sans signature, le formulaire n’est pas valable. |
| Step 5Date | Le jour de la signature. | Écrivez la date du jour. Le cadre de l’employeur en bas est réservé à l’employeur ; laissez-le vide. |
Termes clés
| Terme du formulaire | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Withholding | La part de chaque paie que l’employeur retient et verse à l’IRS comme avance sur votre impôt sur le revenu. |
| Filing status | La catégorie utilisée dans la déclaration, comme célibataire ou marié déclarant conjointement, qui détermine les taux. |
| Head of household | Un statut pour la personne non mariée qui paie plus de la moitié des frais d’un foyer pour elle-même et une personne éligible. |
| Qualifying surviving spouse | Un statut pour une personne veuve qui remplit les conditions de l’IRS, par exemple en élevant un enfant à charge. |
| Qualifying child | Un enfant de moins de 17 ans à la fin de l’année, à votre charge, vivant en général avec vous plus de la moitié de l’année et ayant le numéro de Sécurité sociale exigé. |
| Other dependent | Une personne à charge qui n’ouvre pas droit au crédit d’impôt pour enfants, comme un enfant plus âgé ou un proche que vous aidez. |
| Standard deduction | Un montant fixe qui réduit le revenu imposable ; le calcul de la retenue le suppose, sauf si vous indiquez davantage à l’étape 4(b). |
| Itemized deductions | Des dépenses déductibles précises, comme les intérêts d’emprunt immobilier, les dons ou les impôts d’État et locaux, utilisées à la place de la déduction forfaitaire lorsqu’elles sont plus élevées. |
| Exemption from withholding | Une déclaration selon laquelle vous ne devez pas d’impôt fédéral sur le revenu, donc rien n’est retenu ; elle ne vaut que si les deux conditions sont remplies et expire au bout d’un an. |
| Tax Withholding Estimator | L’outil en ligne de l’IRS, à irs.gov/W4App, qui calcule la retenue et peut créer un W-4 déjà rempli. |
| Nonresident alien | Un étranger qui n’est pas résident des États-Unis sur le plan fiscal et qui suit le Notice 1392 pour remplir le W-4. |
| Estimated tax | L’impôt que l’on paie soi-même pendant l’année, avec le formulaire 1040-ES, sur des revenus sans retenue. |
Erreurs fréquentes
- 1
Chercher les allowances
Les anciens guides demandent d’indiquer un nombre d’allowances. Le formulaire actuel n’en a pas ; vos réponses sont la situation déclarative et les étapes.
- 2
Sauter l’étape 2 avec un deuxième emploi
Sans elle, chaque employeur retient comme si cet emploi était le seul, et il peut y avoir de l’impôt à payer en avril. Utilisez l’estimateur, le tableau ou la case des deux emplois.
- 3
Déclarer les personnes à charge sur les deux formulaires
Les étapes 3 à 4(b) ne se remplissent que sur un formulaire : celui de l’emploi le mieux payé. Le faire deux fois, ou pour les deux conjoints, fait retenir trop peu.
- 4
Un nom différent de celui de la carte de Sécurité sociale
Écrivez le nom exactement comme sur la carte. Une différence peut empêcher que vos revenus soient portés à votre compte.
- 5
Cocher chef de famille sans y avoir droit
Cela ne vaut que si vous n’êtes pas marié et payez plus de la moitié des frais d’un foyer pour vous-même et une personne éligible.
- 6
Demander l’exonération sans remplir les deux conditions
Il faut n’avoir eu aucun impôt fédéral à payer l’an dernier et n’en prévoir aucun cette année. Sinon vous pouvez devoir de l’impôt et des pénalités à la déclaration.
- 7
Oublier que l’exonération expire
L’exonération vaut pour un an. Remettez un nouveau formulaire à l’employeur avant le 16 février 2027, sinon la retenue reprend.
- 8
Envoyer le formulaire à l’IRS
Le formulaire indique de le remettre à l’employeur, pas à l’IRS.
- 9
Ne jamais le mettre à jour
Après un mariage, une naissance, un deuxième emploi ou un gros remboursement ou une grosse dette d’impôt, remplissez-en un nouveau ou utilisez l’estimateur.
Questions et réponses
Dois-je remplir un formulaire W-4 ?
Oui, si vous êtes salarié : l’employeur en a besoin pour retenir le bon impôt. Tout le monde remplit les étapes 1 et 5 ; les étapes 2 à 4 seulement si elles vous concernent.
Que se passe-t-il si je ne remets pas de W-4 à l’employeur ?
L’avis du formulaire lui-même indique que, sans formulaire correctement rempli, vous êtes traité comme une personne célibataire sans autre indication, ce qui signifie en général davantage d’impôt retenu.
Dois-je envoyer le formulaire W-4 à l’IRS ?
Non. Remettez-le à l’employeur, qui le garde et s’en sert pour calculer la retenue sur votre paie.
Quelles étapes remplir avec un seul emploi et personne à charge ?
Seulement l’étape 1 et l’étape 5 : coordonnées, situation déclarative, signature et date. Laissez vides les étapes 2 à 4.
À quelle fréquence refaire un W-4 ?
Il n’y a pas de date limite, mais refaites-en un chaque fois que votre situation change : mariage ou divorce, nouvelle personne à charge, deuxième emploi ou forte variation de revenus. L’IRS suggère de vérifier la retenue chaque mois de janvier.
Comment avoir une paie plus élevée, ou un plus gros remboursement ?
Utilisez l’étape 3 et l’étape 4(b) pour réduire la retenue, ce qui donne une paie plus élevée. Utilisez l’étape 4(c) pour retenir davantage, ce qui donne un plus gros remboursement ou une dette moindre.
Je suis non-résident étranger. Utilise-t-on le W-4 normal ?
C’est toujours le formulaire W-4, mais lisez d’abord le Notice 1392 de l’IRS, instructions complémentaires du W-4 pour les non-résidents étrangers, car il ajoute des indications pour eux.
Existe-t-il une meilleure méthode pour les étapes 2 à 4 ?
Oui. L’estimateur de retenue de l’IRS, à irs.gov/W4App, pose des questions sur votre salaire, celui du conjoint et vos autres revenus, et crée un formulaire W-4 déjà rempli à remettre à l’employeur.
Remplissez ce formulaire dans votre langue
Importez le formulaire dans OtterFill. Il explique chaque question dans votre langue, préremplit les réponses à partir de vos documents et vérifie le formulaire avant que vous l'envoyiez.
Ce guide explique un formulaire. Il ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en immigration, et les formulaires changent : consultez les instructions officielles avant de l'envoyer.