OtterFillCách điền biểu mẫu W-4
Biểu mẫu W-4 là biểu mẫu đưa cho chủ lao động để họ khấu trừ đúng số thuế thu nhập liên bang từ mỗi kỳ lương. Mọi nhân viên ở Mỹ điền khi bắt đầu công việc và đưa cho chủ lao động, không đưa cho cơ quan thuế IRS.
Lần đối chiếu gần nhất với biểu mẫu chính thức:
- Biểu mẫu
- W-4
- Phiên bản
- 2026
- Cơ quan phát hành
- Internal Revenue Service (IRS)
- Ngôn ngữ của biểu mẫu
- English
- Ai nhận
- Chủ lao động (bộ phận tính lương hoặc nhân sự), không phải IRS
- Ai điền
- Nhân viên hưởng lương; người tự kinh doanh và người nước ngoài không cư trú theo quy định khác
- Thời hạn hiệu lực
- Cho đến khi nộp bản mới; việc miễn khấu trừ chỉ có hiệu lực một năm
- Chi phí
- Miễn phí
- Nếu không nộp
- Chủ lao động coi bạn là người độc thân không có mục nào khác, có thể dẫn đến khấu trừ thuế quá nhiều
Biểu mẫu này là gì
Biểu mẫu W-4, «Employee’s Withholding Certificate» (giấy xác nhận khấu trừ thuế của nhân viên), cho chủ lao động biết cần khấu trừ bao nhiêu thuế thu nhập liên bang từ lương. Nếu khấu trừ quá ít, khi khai thuế thường phải nộp thêm thuế, có thể cả tiền phạt; nếu quá nhiều, thường được hoàn lại.
Biểu mẫu có năm bước. Bước 1 (thông tin cá nhân và tình trạng khai thuế) và bước 5 (chữ ký) dành cho tất cả mọi người. Bước 2 đến 4 chỉ dành cho người có nhiều hơn một công việc, người phụ thuộc, thu nhập khác, khoản khấu trừ, hoặc muốn khấu trừ thêm. Nếu không áp dụng thì bỏ qua.
Biểu mẫu không còn «allowances» (miễn trừ theo đầu người). IRS đã bỏ chúng vào năm 2020, nên các câu trả lời như «1» hay «0» không còn áp dụng. Các dòng dưới đây theo bản 2026, có thêm bảng tính khoản khấu trừ và bảng cho nhiều công việc ở các trang 3 đến 5.
Ai phải điền
Bạn điền nếu:
- bạn bắt đầu một công việc nhận lương với tư cách nhân viên;
- hoàn cảnh của bạn thay đổi và bạn muốn chủ lao động khấu trừ số khác, chẳng hạn sau khi kết hôn, có con, có công việc thứ hai hoặc thu nhập thay đổi.
Dùng biểu mẫu hoặc quy tắc khác nếu:
- bạn là người nước ngoài không cư trú: đọc Notice 1392 trước khi điền;
- bạn tự làm cho mình: nộp thuế ước tính bằng mẫu 1040-ES, hoặc dùng công cụ ước tính để thêm khấu trừ cho một công việc;
- bạn là nhà thầu và khách hàng yêu cầu thông tin thuế: đó là biểu mẫu W-9.
Hướng dẫn từng mục
Bước 1: Thông tin cá nhân
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Step 1(a)First name and middle initial / Last name | Họ tên pháp lý đầy đủ của bạn cho hồ sơ thuế. | Viết tên và chữ cái đầu của tên đệm, rồi đến họ, đúng như trên thẻ An sinh Xã hội. Nếu tên trên thẻ khác, hãy liên hệ Social Security Administration để thu nhập được ghi vào tên bạn. |
| Step 1(a)Address | Địa chỉ mà chủ lao động gửi giấy tờ thuế của bạn. | Viết địa chỉ bạn nhận thư, kèm số nhà và số căn hộ. |
| Step 1(a)City or town, state, and ZIP code | Thành phố, tiểu bang và mã ZIP của địa chỉ đó. | Viết cùng dòng trên thành một địa chỉ. |
| Step 1(b)Social security number | Số An sinh Xã hội của bạn, chủ lao động dùng để báo cáo lương của bạn. | Viết chín chữ số trên thẻ An sinh Xã hội. Biểu mẫu nhắc rằng để yêu cầu một số khoản tín dụng hoặc khấu trừ, cần có số hợp lệ để đi làm. |
| Step 1(c)Single or Married filing separately / Married filing jointly or Qualifying surviving spouse / Head of household | Cách bạn dự kiến khai thuế, quyết định mức khấu trừ tiêu chuẩn và thuế suất dùng để tính khoản khấu trừ. | Chỉ chọn một ô: độc thân hoặc đã kết hôn khai riêng; đã kết hôn khai chung hoặc người phối ngẫu còn sống đủ điều kiện; hoặc chủ hộ, chỉ áp dụng nếu bạn chưa kết hôn và chi trả hơn một nửa chi phí duy trì một ngôi nhà cho bản thân và một người đủ điều kiện. |
Bước 2: Nhiều công việc hoặc vợ/chồng cũng đi làm
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Step 2Multiple Jobs or Spouse Works | Bước dành cho người có hơn một công việc cùng lúc, hoặc có vợ/chồng cũng đi làm khi khai chung. | Chỉ chọn một cách: (a) công cụ ước tính trực tuyến, chính xác nhất và là lựa chọn đúng khi có thu nhập tự kinh doanh; (b) bảng tính nhiều công việc ở trang 3, kết quả ghi vào bước 4(c); hoặc (c) đánh dấu ô nếu tổng cộng chỉ có hai công việc, và làm tương tự trên biểu mẫu của công việc kia. Chỉ có một công việc thì bỏ qua bước này. |
Bước 3: Người phụ thuộc và các khoản tín dụng thuế khác
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Step 3(a)Multiply the number of qualifying children under age 17 by $2,200 | Tín dụng thuế trẻ em cho con dưới 17 tuổi, quy ra số tiền hằng năm. | Chỉ khi tổng thu nhập là 200,000 đô la hoặc thấp hơn (400,000 hoặc thấp hơn nếu khai chung). Ghi số con đủ điều kiện dưới 17 tuổi nhân với 2,200 đô la. Đứa trẻ thường phải là người phụ thuộc của bạn, sống cùng bạn hơn nửa năm và có số An sinh Xã hội theo yêu cầu. |
| Step 3(b)Multiply the number of other dependents by $500 | Tín dụng cho người phụ thuộc khác, như con lớn tuổi hơn hoặc người thân đủ điều kiện. | Ghi số người phụ thuộc khác nhân với 500 đô la, với cùng giới hạn thu nhập. |
| Step 3Add the amounts from Steps 3(a) and 3(b), plus the amount for other credits. Enter the total here | Tổng các khoản tín dụng bạn muốn khoản khấu trừ tính đến. | Cộng hai dòng trên. Bạn cũng có thể cộng ước tính các tín dụng khác, như tín dụng giáo dục hoặc tín dụng thuế nước ngoài. Việc này làm lương thực nhận tăng và khoản hoàn sau đó giảm. |
Bước 4: Các điều chỉnh khác
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Step 4(a)Other income (not from jobs) | Thu nhập ngoài công việc này không bị khấu trừ gì, như tiền lãi, cổ tức hoặc thu nhập hưu trí. | Tùy chọn. Ghi số tiền hằng năm nếu bạn muốn khấu trừ thuế cho khoản đó. Không tính thu nhập từ công việc hay tự kinh doanh. Nếu không muốn cung cấp, hãy dùng bước 4(c). |
| Step 4(b)Deductions | Các khoản khấu trừ vượt mức khấu trừ tiêu chuẩn, làm giảm khoản thuế bị khấu trừ. | Tùy chọn. Nếu bạn dự kiến khoản khấu trừ chi tiết hoặc khoản khác, như tiền boa, làm thêm giờ hay lãi vay sinh viên đủ điều kiện, hãy dùng bảng tính khấu trừ ở trang 4 và ghi kết quả. Nếu để trống, khoản khấu trừ dựa trên mức khấu trừ tiêu chuẩn. |
| Step 4(c)Extra withholding | Một số tiền cố định khấu trừ thêm trên số thuế đã tính, mỗi kỳ trả lương. | Tùy chọn. Ghi số tiền thêm cho mỗi kỳ lương, kể cả kết quả từ bảng tính nhiều công việc. Việc này làm lương giảm, hoàn thuế tăng hoặc số phải nộp giảm. |
Miễn khấu trừ
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Exempt from withholding | Lời khai rằng năm nay không nên khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ lương của bạn. | Chỉ đánh dấu nếu năm ngoái bạn không có nghĩa vụ thuế thu nhập liên bang và năm nay cũng không dự kiến có. Khi đó chỉ điền các bước 1(a), 1(b) và 5, không điền gì khác. Có hiệu lực một năm: phải nộp biểu mẫu mới trước ngày 16 tháng 2 năm 2027. |
Bước 5: Ký tên
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Step 5Employee’s signature (This form is not valid unless you sign it.) | Chữ ký của bạn, cam đoan dưới hình phạt khai man rằng biểu mẫu là đúng, chính xác và đầy đủ. | Tự ký. Không có chữ ký thì biểu mẫu không hợp lệ. |
| Step 5Date | Ngày bạn ký. | Viết ngày hôm nay. Ô của chủ lao động ở phía dưới chỉ dành cho chủ lao động; để trống. |
Thuật ngữ chính
| Thuật ngữ trên biểu mẫu | Ý nghĩa |
|---|---|
| Withholding | Phần mỗi kỳ lương mà chủ lao động giữ lại và gửi cho IRS như khoản trả trước thuế thu nhập của bạn. |
| Filing status | Loại được dùng khi khai thuế, như độc thân hoặc đã kết hôn khai chung, quyết định thuế suất. |
| Head of household | Tình trạng cho người chưa kết hôn chi trả hơn một nửa chi phí một ngôi nhà cho bản thân và một người đủ điều kiện. |
| Qualifying surviving spouse | Tình trạng cho người góa vợ hoặc chồng đáp ứng điều kiện của IRS, chẳng hạn nuôi một đứa con phụ thuộc. |
| Qualifying child | Đứa trẻ dưới 17 tuổi vào cuối năm, là người phụ thuộc của bạn, thường sống cùng bạn hơn nửa năm và có số An sinh Xã hội theo yêu cầu. |
| Other dependent | Người phụ thuộc không đủ điều kiện nhận tín dụng thuế trẻ em, như con lớn tuổi hơn hoặc người thân bạn chu cấp. |
| Standard deduction | Số tiền cố định làm giảm thu nhập chịu thuế; cách tính khấu trừ giả định mức này trừ khi bạn ghi nhiều hơn ở bước 4(b). |
| Itemized deductions | Các khoản chi cụ thể được khấu trừ, như lãi thế chấp, quyên góp hay thuế tiểu bang và địa phương, được dùng thay mức khấu trừ tiêu chuẩn khi cao hơn. |
| Exemption from withholding | Lời khai rằng bạn không nợ thuế thu nhập liên bang nên không bị khấu trừ gì; chỉ áp dụng khi đủ cả hai điều kiện và hết hạn sau một năm. |
| Tax Withholding Estimator | Công cụ trực tuyến của IRS tại irs.gov/W4App, tính khoản khấu trừ của bạn và có thể tạo W-4 đã điền sẵn. |
| Nonresident alien | Người nước ngoài không phải cư dân Mỹ về thuế, làm theo Notice 1392 khi điền W-4. |
| Estimated tax | Thuế bạn tự nộp trong năm, bằng mẫu 1040-ES, cho thu nhập không bị khấu trừ. |
Lỗi thường gặp
- 1
Tìm allowances
Các hướng dẫn cũ bảo ghi số allowances. Biểu mẫu hiện tại không có; câu trả lời của bạn là tình trạng khai thuế và các bước.
- 2
Bỏ qua bước 2 khi có công việc thứ hai
Không có bước này, mỗi chủ lao động khấu trừ như thể đó là công việc duy nhất, và đến tháng 4 bạn có thể phải nộp thuế. Hãy dùng công cụ ước tính, bảng tính hoặc ô hai công việc.
- 3
Ghi người phụ thuộc trên cả hai biểu mẫu
Chỉ điền bước 3 đến 4(b) trên một biểu mẫu: của công việc lương cao nhất. Làm hai lần, hoặc cả hai vợ chồng cùng làm, khiến khấu trừ quá ít.
- 4
Tên không khớp với thẻ An sinh Xã hội
Viết tên đúng như trên thẻ. Sai khác có thể khiến thu nhập không được ghi vào tên bạn.
- 5
Đánh dấu chủ hộ khi không đủ điều kiện
Chỉ áp dụng nếu bạn chưa kết hôn và chi trả hơn một nửa chi phí một ngôi nhà cho bản thân và một người đủ điều kiện.
- 6
Xin miễn khấu trừ mà không đủ cả hai điều kiện
Cần năm ngoái không có nghĩa vụ thuế liên bang và năm nay cũng không dự kiến có. Nếu không, bạn có thể phải nộp thuế và tiền phạt khi khai.
- 7
Quên rằng việc miễn sẽ hết hạn
Việc miễn chỉ trong một năm. Hãy nộp biểu mẫu mới cho chủ lao động trước ngày 16 tháng 2 năm 2027, nếu không khấu trừ sẽ bắt đầu lại.
- 8
Gửi biểu mẫu cho IRS
Biểu mẫu ghi rõ đưa cho chủ lao động, không phải IRS.
- 9
Không bao giờ cập nhật
Sau khi kết hôn, có con, có công việc thứ hai hoặc một khoản hoàn thuế hay nợ thuế lớn, hãy điền biểu mẫu mới hoặc dùng công cụ ước tính.
Hỏi và đáp
Tôi có bắt buộc phải điền biểu mẫu W-4 không?
Có, nếu bạn là nhân viên: chủ lao động cần nó để khấu trừ đúng thuế. Mọi người điền bước 1 và 5; bước 2 đến 4 chỉ khi áp dụng.
Điều gì xảy ra nếu tôi không đưa W-4 cho chủ lao động?
Thông báo trên chính biểu mẫu cho biết nếu không có biểu mẫu điền đúng, bạn bị coi là người độc thân không có mục nào khác, thường nghĩa là khấu trừ nhiều thuế hơn.
Tôi có gửi biểu mẫu W-4 cho IRS không?
Không. Hãy đưa cho chủ lao động, họ giữ và dùng nó để tính khoản khấu trừ từ lương của bạn.
Với một công việc và không có người phụ thuộc thì cần những bước nào?
Chỉ bước 1 và bước 5: thông tin, tình trạng khai thuế, chữ ký và ngày. Để trống bước 2 đến 4.
Bao lâu tôi nên điền W-4 mới?
Không có hạn chót, nhưng hãy điền bản mới khi hoàn cảnh thay đổi: kết hôn hoặc ly hôn, người phụ thuộc mới, công việc thứ hai hoặc thu nhập thay đổi lớn. IRS gợi ý kiểm tra khoản khấu trừ mỗi tháng 1.
Làm sao để lương nhận được cao hơn, hoặc hoàn thuế nhiều hơn?
Dùng bước 3 và bước 4(b) để giảm khấu trừ, giúp lương cao hơn. Dùng bước 4(c) để khấu trừ nhiều hơn, giúp hoàn thuế nhiều hơn hoặc số phải nộp ít hơn.
Tôi là người nước ngoài không cư trú. Tôi dùng W-4 thông thường chứ?
Vẫn là biểu mẫu W-4, nhưng hãy đọc trước Notice 1392 của IRS, hướng dẫn bổ sung W-4 cho người nước ngoài không cư trú, vì nó thêm chỉ dẫn dành cho họ.
Có cách nào tốt hơn cho bước 2 đến 4 không?
Có. Công cụ ước tính khấu trừ của IRS tại irs.gov/W4App hỏi về lương của bạn, lương của vợ/chồng và thu nhập khác, rồi tạo biểu mẫu W-4 điền sẵn để bạn đưa cho chủ lao động.
Điền biểu mẫu này bằng ngôn ngữ của bạn
Tải biểu mẫu lên OtterFill. Công cụ giải thích từng câu hỏi bằng ngôn ngữ của bạn, điền sẵn câu trả lời từ giấy tờ của bạn và kiểm tra biểu mẫu trước khi bạn nộp.
Hướng dẫn này giải thích một biểu mẫu. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay nhập cư, và biểu mẫu có thể thay đổi: hãy xem hướng dẫn chính thức trước khi nộp.