OtterFillCách điền biểu mẫu SS-5
Biểu mẫu SS-5, “Application for a Social Security Card”, là đơn gửi Sở An sinh Xã hội Hoa Kỳ để xin số Social Security đầu tiên, thẻ thay thế, hoặc thay đổi hồ sơ như tên mới. Công dân Hoa Kỳ và người không phải công dân có giấy phép làm việc của Bộ An ninh Nội địa (DHS) điền đơn này và mang cùng giấy tờ gốc đến văn phòng Social Security.
Lần đối chiếu gần nhất với biểu mẫu chính thức:
- Biểu mẫu
- SS-5
- Phiên bản
- Form SS-5 (12-2024)
- Cơ quan phát hành
- Social Security Administration (SSA)
- Ngôn ngữ của biểu mẫu
- English
- Nộp cho ai
- Sở An sinh Xã hội (SSA), tại văn phòng địa phương hoặc Social Security Card Center
- Ai điền
- Chính bạn, hoặc cha mẹ hay người giám hộ hợp pháp cho trẻ em; biểu mẫu giống nhau cho công dân và người không phải công dân
- Giấy tờ
- Bản gốc hoặc bản sao do cơ quan cấp chứng nhận; không nhận bản photo hay bản sao công chứng. Giấy tờ được trả lại
- Đến trực tiếp
- Bắt buộc nếu bạn từ 12 tuổi trở lên và chưa từng có số Social Security
- Chi phí
- Miễn phí. Hướng dẫn này theo ấn bản SS-5 (12-2024)
Biểu mẫu này là gì
Biểu mẫu SS-5 là đơn giấy xin số Social Security (SSN) và thẻ. Cùng một biểu mẫu dùng cho ba việc: thẻ gốc (số đầu tiên của bạn), thẻ thay thế (cùng số, thẻ mới), và thay đổi hay sửa hồ sơ, ví dụ tên hợp pháp mới, thay đổi quốc tịch hoặc sửa ngày sinh.
Biểu mẫu có năm trang. Trang 1 đến 4 giải thích cần giấy tờ gì, cách điền một số mục và nộp ở đâu. Trang 5 là đơn chính, với 18 mục đánh số. Bạn điền bằng mực đen hoặc xanh, ký tay, rồi mang hoặc gửi bưu điện cùng giấy tờ đến văn phòng Social Security. SSA chỉ nhận bản gốc hoặc bản sao do cơ quan lưu hồ sơ chứng nhận, và trả lại cho bạn.
Để xin thẻ gốc, bạn chứng minh tuổi, danh tính và quốc tịch Hoa Kỳ hoặc tình trạng di trú hiện hành, hợp pháp và được phép làm việc, bằng ít nhất 2 giấy tờ. Nếu bạn từ 12 tuổi trở lên và chưa từng có số, bạn phải đến trực tiếp. SSA cũng cho phép bắt đầu đơn trực tuyến tại ssa.gov/number-card rồi hoàn tất tại văn phòng với giấy tờ của bạn.
Ai phải điền
Bạn dùng biểu mẫu SS-5 nếu:
- Bạn là công dân Hoa Kỳ chưa từng nhận số Social Security, ví dụ đứa trẻ chưa được xin số tại bệnh viện.
- Bạn không phải công dân, đang ở Hoa Kỳ hợp pháp và có giấy phép làm việc của DHS, ví dụ thường trú nhân, người lao động có thị thực làm việc, người có Employment Authorization Document hay sinh viên được phép làm việc, và bạn chưa xin số qua đơn di trú của mình.
- Thẻ của bạn bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng, bạn cần thẻ thay thế và không thể xin trực tuyến.
- Bạn đổi tên, trở thành công dân Hoa Kỳ, hoặc hồ sơ có thông tin sai cần sửa.
Có thể bạn không cần, hoặc áp dụng quy định khác, nếu:
- Bạn đã xin số Social Security trong đơn xin thị thực định cư, trên Biểu mẫu I-765 hoặc Biểu mẫu I-485: SSA cấp thẻ từ đơn đó, không cần đến văn phòng.
- Bạn là cha mẹ của trẻ sơ sinh: cách dễ nhất là xin số tại bệnh viện khi khai thông tin làm giấy khai sinh.
- Bạn là du học sinh không có việc làm và không có phép làm việc: SSA không cấp số chỉ để ghi danh vào trường.
- Bạn không được phép làm việc và chỉ cần số để khai thuế: thường bạn xin ITIN với IRS bằng Biểu mẫu W-7 thay vào đó.
Hướng dẫn từng mục
Mục 1–4: Tên và nơi sinh, ngày sinh
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Item 1NAME TO BE SHOWN ON CARD (First / Full Middle Name / Last) | Tên hợp pháp của bạn, là tên in trên thẻ. | Viết tên, tên đệm đầy đủ nếu có, và họ, đúng như trên giấy tờ tùy thân. Nếu không phải công dân Hoa Kỳ, dùng cách viết trên giấy tờ di trú và hộ chiếu. Với SSA, tên đệm không thuộc tên hợp pháp, nên bỏ đi cũng không sao. |
| Item 1FULL NAME AT BIRTH IF OTHER THAN ABOVE | Họ tên đầy đủ khi bạn sinh ra, nếu khác tên ở trên. | Chỉ điền nếu bạn đã đổi tên, ví dụ sau khi kết hôn hoặc được nhận nuôi. Nếu vẫn như lúc sinh, để trống. |
| Item 1OTHER NAMES USED | Những tên khác bạn từng dùng. | Ghi họ cũ hoặc cách viết khác bạn từng dùng. Nếu không có, để trống. |
| Item 2Social Security number previously assigned to the person listed in item 1 | Số Social Security bạn đã có, nếu có. | Ghi khi xin thẻ thay thế hoặc thay đổi hồ sơ. Nếu xin số lần đầu, để trống. |
| Item 3PLACE OF BIRTH (Do Not Abbreviate) City / State or Foreign Country | Thành phố và tiểu bang, hoặc thành phố và quốc gia, nơi bạn sinh ra. | Viết thành phố, rồi tiểu bang Hoa Kỳ hoặc quốc gia nước ngoài, đầy đủ: biểu mẫu yêu cầu không viết tắt. Chép theo giấy khai sinh hoặc hộ chiếu. |
| Item 4DATE OF BIRTH MM/DD/YYYY | Ngày sinh của bạn. | Viết tháng, ngày và năm đủ 4 chữ số theo dạng MM/DD/YYYY. Ví dụ ngày 5 tháng 3 năm 1998 là 03/05/1998. |
Mục 5–8: Quốc tịch, sắc tộc, chủng tộc và giới tính
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Item 5CITIZENSHIP (Check One): U.S. Citizen | Bạn là công dân Hoa Kỳ. | Chỉ đánh dấu nếu đúng, kể cả khi bạn thành công dân qua nhập tịch. Để xin thẻ gốc cần bằng chứng như hộ chiếu Hoa Kỳ, giấy khai sinh Hoa Kỳ, hoặc giấy chứng nhận nhập tịch hay giấy chứng nhận quốc tịch. |
| Item 5Legal Alien Allowed To Work | Bạn không phải công dân Hoa Kỳ nhưng ở Hoa Kỳ hợp pháp và được DHS cho phép làm việc. | Đây là ô thường dùng cho thường trú nhân, người có Employment Authorization Document (Biểu mẫu I-766), người lao động có thị thực cho phép làm việc, và sinh viên được phép làm việc trong trường hoặc thực tập. Mang giấy tờ DHS cho thấy tình trạng của bạn, như Biểu mẫu I-551, I-94 hoặc I-766, và hộ chiếu nước ngoài. |
| Item 5Legal Alien Not Allowed To Work (See Instructions On Page 3) / Other (See Instructions On Page 3) | Bạn không được phép làm việc tại Hoa Kỳ, nhưng một phúc lợi của chính phủ yêu cầu bạn có số. | Chỉ chọn một trong hai ô này khi có thư của cơ quan chính phủ liên bang, tiểu bang hoặc địa phương Hoa Kỳ nêu lý do bạn cần số và rằng bạn đáp ứng mọi điều kiện khác của phúc lợi. Phần lớn cơ quan không đòi số, nên hãy hỏi SSA trước. Thẻ cấp theo cách này ghi rõ không dùng được để làm việc. |
| Item 6ETHNICITY Are You Hispanic or Latino? (Your Response is Voluntary) | Bạn có phải người gốc Tây Ban Nha hoặc Mỹ Latinh không. | Trả lời là tự nguyện. Câu trả lời dùng cho nghiên cứu và thống kê, không ảnh hưởng đến quyết định về đơn. |
| Item 7RACE Select One or More (Your Response is Voluntary) | Chủng tộc mà bạn tự nhận. | Trả lời là tự nguyện và có thể chọn nhiều ô. Không ảnh hưởng đến quyết định về đơn. |
| Item 8SEX Male / Female | Giới tính của bạn trong hồ sơ SSA. | Đánh dấu Male (nam) hoặc Female (nữ). Chọn ô khớp với giấy tờ tùy thân, như hộ chiếu. |
Mục 9–10: Cha mẹ
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Item 9.APARENT/ MOTHER'S NAME AT HER BIRTH | Họ tên đầy đủ của mẹ bạn, hoặc một người cha mẹ, lúc người đó sinh ra. | Viết tên, tên đệm đầy đủ và họ. Với mẹ, viết họ của bà lúc sinh (họ thời con gái), không phải họ sau khi kết hôn. |
| Item 9.BPARENT/ MOTHER'S SOCIAL SECURITY NUMBER / Unknown | Số Social Security của người cha mẹ đó. | Bắt buộc khi đơn xin thẻ gốc cho trẻ dưới 18 tuổi, trừ khi người đó chưa từng có số. Nếu không biết và không thể tìm được, đánh dấu “Unknown”. Ngoài trường hợp đó, hướng dẫn không yêu cầu. |
| Item 10.APARENT/ FATHER'S NAME | Họ tên đầy đủ của cha bạn, hoặc người cha mẹ còn lại. | Viết tên, tên đệm đầy đủ và họ. |
| Item 10.BPARENT/ FATHER'S SOCIAL SECURITY NUMBER / Unknown | Số Social Security của người cha mẹ đó. | Cùng quy tắc như mục 9.B: bắt buộc cho thẻ gốc của trẻ dưới 18 tuổi, trừ khi người đó chưa từng có số. Đánh dấu “Unknown” nếu không thể biết. |
Mục 11–13: Thẻ trước đây
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Item 11Has the person listed in item 1 or anyone acting on his/her behalf ever filed for or received a Social Security number card before? Yes / No / Don't Know | Bạn, hoặc ai đó thay bạn, đã từng xin hoặc nhận thẻ Social Security chưa. | Đánh dấu Yes nếu bạn có số hoặc từng xin, rồi trả lời mục 12 và 13. Nếu chọn “Don’t Know”, chuyển sang mục 14. Nếu chọn No, mục 12 và 13 không áp dụng. |
| Item 12Name shown on the most recent Social Security card issued for the person listed in item 1 | Tên in trên thẻ Social Security gần nhất của bạn. | Chép tên đúng như trên thẻ đó, kể cả khi là tên cũ của bạn. |
| Item 13Enter any different date of birth if used on an earlier application for a card | Một ngày sinh khác có trong hồ sơ Social Security của bạn. | Chỉ điền nếu ngày ở mục 4 khác với ngày SSA đang có. Khi đó mang bằng chứng, như giấy khai sinh, cho ngày ở mục 4. Nếu không thì để trống. |
Mục 14–18: Liên lạc, địa chỉ và chữ ký
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Item 14TODAY'S DATE MM/DD/YYYY | Ngày bạn điền và ký biểu mẫu. | Viết ngày theo dạng MM/DD/YYYY. |
| Item 15DAYTIME PHONE NUMBER Area Code / Number | Số điện thoại SSA có thể gọi bạn ban ngày. | Viết mã vùng và số điện thoại. |
| Item 16MAILING ADDRESS (Do Not Abbreviate) Street Address, Apt. No., PO Box, Rural Route No. / City / State/Foreign Country / ZIP Code | Địa chỉ SSA sẽ gửi thẻ đến. | Ghi địa chỉ bạn nhận được thư trong 7 đến 14 ngày tới, viết đầy đủ, không viết tắt. Nếu ở chỗ tạm, chọn địa chỉ vẫn nhận được thư, ví dụ phòng thư của trường nếu trường có. |
| Item 17YOUR SIGNATURE | Chữ ký của bạn, xác nhận dưới hình phạt khai man rằng thông tin là đúng và chính xác. | Nếu bạn từ 18 tuổi trở lên và có thể ký, bạn phải tự ký tay. Cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp có thể ký thay trẻ dưới 18 tuổi. Nếu không viết được tên, ký bằng dấu “X” và nhờ 2 người ký bên cạnh làm chứng. Không ghi thêm gì trên dòng chữ ký. |
| Item 18YOUR RELATIONSHIP TO THE PERSON IN ITEM 1 IS: Self / Natural Or Adoptive Parent / Legal Guardian / Other | Quan hệ của người ký với người ở mục 1. | Đánh dấu Self nếu bạn xin cho chính mình. Cha mẹ chọn “Natural Or Adoptive Parent”, người giám hộ chọn “Legal Guardian”, người khác chọn Other và ghi quan hệ. Ai ký thay người khác cũng phải chứng minh thẩm quyền và danh tính của chính mình. |
Thuật ngữ chính
| Thuật ngữ trên biểu mẫu | Ý nghĩa |
|---|---|
| Social Security number (SSN) | Số gồm 9 chữ số SSA cấp cho công dân Hoa Kỳ và người không phải công dân được phép làm việc. Dùng để báo cáo tiền lương và xác định quyền lợi Social Security của bạn. |
| Original Social Security card | Thẻ Social Security đầu tiên của bạn, cấp kèm số mới. |
| Replacement Social Security card | Thẻ mới với cùng số, ví dụ khi thẻ cũ bị mất. |
| Legal name | Tên và họ của bạn như trên giấy tờ chứng minh danh tính. Đây là tên in trên thẻ. |
| Evidence of Age | Bằng chứng ngày sinh, thường là giấy khai sinh. Có thể chấp nhận hộ chiếu hoặc giấy tờ DHS nếu bạn không lấy được giấy khai sinh. |
| Evidence of Identity | Giấy tờ còn hiệu lực mang tên hợp pháp của bạn, như bằng lái xe Hoa Kỳ, thẻ căn cước của tiểu bang hoặc hộ chiếu Hoa Kỳ. Người không phải công dân xuất trình giấy tờ di trú Hoa Kỳ và hộ chiếu nước ngoài. |
| Evidence of U.S. Citizenship | Bằng chứng bạn là công dân Hoa Kỳ, như giấy khai sinh Hoa Kỳ, hộ chiếu Hoa Kỳ, Consular Report of Birth, hoặc giấy chứng nhận nhập tịch hay quốc tịch. |
| Evidence of Immigration Status | Giấy tờ DHS còn hiệu lực, chưa hết hạn, cho thấy tình trạng di trú của bạn. Biên nhận nộp đơn xin giấy đó không được chấp nhận. |
| Documents certified by the custodian of the original record | Bản sao do cơ quan lưu hồ sơ gốc chứng nhận. Loại này được nhận; bản photo hay bản sao công chứng thì không. |
| Form I-551, I-94, or I-766 | Permanent Resident Card (I-551), hồ sơ nhập cảnh và xuất cảnh (I-94) và Employment Authorization Document (I-766), bằng chứng thông thường về tình trạng và phép làm việc. |
| Form I-20, DS-2019 | Biểu mẫu I-20 cho sinh viên F-1 và M-1 và Biểu mẫu DS-2019 cho khách trao đổi J-1. Sinh viên cũng mang thư cho phép làm việc. |
| DHS work authorization | Phép làm việc tại Hoa Kỳ do Bộ An ninh Nội địa cấp, qua tình trạng của bạn hoặc Employment Authorization Document. |
| Valid non-work reason | Nhu cầu có số khi không có phép làm việc; chỉ được chấp nhận khi luật yêu cầu số cho một phúc lợi của chính phủ. |
| Limits on replacement Social Security cards | Bạn chỉ nhận được tối đa 3 thẻ thay thế mỗi năm và 10 thẻ trong đời. Thẻ cấp vì đổi tên hợp pháp hoặc đổi ghi chú về làm việc không tính. |
| Social Security Card Center | Văn phòng SSA chuyên xử lý đơn xin số và thẻ Social Security. Công cụ tìm văn phòng của SSA cho biết văn phòng hay Card Center nào phục vụ khu vực bạn. |
Lỗi thường gặp
- 1
Mang bản photo hoặc bản sao công chứng
SSA chỉ nhận bản gốc hoặc bản sao do cơ quan cấp chứng nhận, và trả lại cho bạn.
- 2
Mang biên nhận thay cho giấy tờ
Biên nhận cho thấy bạn đã xin giấy tờ di trú không được chấp nhận. Hãy đợi đến khi có chính giấy tờ đó.
- 3
Nộp đơn ngay ngày đến
SSA khuyên đợi 10 ngày sau khi đến Hoa Kỳ, và sinh viên đợi 48 giờ sau khi trình diện ở trường, để có thể kiểm tra hồ sơ DHS.
- 4
Nộp đơn khi là sinh viên chưa có việc
SSA chỉ cấp số khi có phép làm việc. Với việc làm trong trường, mang thư của cán bộ phụ trách ở trường và của chủ lao động; SSA không xử lý được nếu công việc bắt đầu sau ngày nộp đơn hơn 30 ngày.
- 5
Chọn “Legal Alien Not Allowed To Work” mà không có thư
Ô này cần thư của cơ quan chính phủ đòi số. Nếu bạn được phép làm việc, chọn “Legal Alien Allowed To Work”.
- 6
Tên không khớp với giấy tờ
Viết tên như trên giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ di trú. Khác chính tả làm chậm việc kiểm tra.
- 7
Viết tắt nơi sinh hoặc địa chỉ
Mục 3 và 16 ghi “Do Not Abbreviate”: viết đầy đủ thành phố, tiểu bang hoặc quốc gia và tên đường.
- 8
Bỏ qua mục 12 và 13
Nếu từng có thẻ hoặc từng xin, đánh dấu Yes ở mục 11 rồi điền mục 12 và 13.
- 9
Gửi bưu điện đơn phải nộp trực tiếp
Nếu từ 12 tuổi trở lên và chưa từng có số, bạn phải đến văn phòng.
- 10
Dùng bút chì hoặc mực màu khác
Chỉ viết rõ ràng bằng mực đen hoặc xanh, và ký tay.
Hỏi và đáp
Thẻ Social Security có mất phí không?
Không. Xin số hoặc thẻ Social Security là miễn phí.
Có thể xin số Social Security trực tuyến không?
Bạn có thể bắt đầu đơn trực tuyến tại ssa.gov/number-card. Sau đó trong vòng 45 ngày bạn mang giấy tờ đến văn phòng Social Security hoặc Card Center để hoàn tất. Ở phần lớn các tiểu bang, thẻ thay thế có thể xin hoàn toàn trực tuyến qua tài khoản my Social Security.
Tôi đã nộp đơn xin giấy phép làm việc hoặc thẻ xanh. Tôi còn cần biểu mẫu SS-5 không?
Không, nếu bạn đã trả lời các câu hỏi về Social Security trên Biểu mẫu I-765 hoặc I-485: SSA gửi thẻ sau khi USCIS chấp thuận. Liên hệ SSA nếu thẻ chưa đến sau 14 ngày kể từ khi nhận giấy phép làm việc hoặc thẻ xanh. Nếu không xin ở đó, dùng biểu mẫu SS-5 khi đã có giấy tờ.
Người không phải công dân cần giấy tờ gì?
Giấy tờ di trú Hoa Kỳ còn hiệu lực, như Biểu mẫu I-551, I-94 hoặc I-766, và hộ chiếu nước ngoài chưa hết hạn. Sinh viên F-1 và M-1 thêm Biểu mẫu I-20, khách J-1 thêm Biểu mẫu DS-2019, kèm thư về việc làm. Về tuổi, mang giấy khai sinh nước ngoài nếu có hoặc lấy được trong 10 ngày làm việc; nếu không, SSA có thể nhận hộ chiếu hoặc giấy tờ DHS.
Tôi có thể bắt đầu làm việc trước khi có số không?
Có. SSA không bắt buộc bạn có số trước khi bắt đầu, và giấy tờ di trú chứng minh bạn được phép làm việc. Chủ lao động cần số để báo cáo tiền lương và có thể dùng thư của SSA xác nhận bạn đã nộp đơn.
Bao lâu thì nhận được thẻ?
Biểu mẫu yêu cầu địa chỉ bạn nhận được thẻ trong 7 đến 14 ngày tới. Nếu SSA phải xác minh giấy tờ di trú với DHS, có thể lâu hơn. Xem trang chính thức để biết thời gian hiện tại.
Tôi được cấp bao nhiêu thẻ thay thế?
Tối đa 3 mỗi năm và 10 trong đời. Thẻ cấp vì đổi tên hợp pháp hoặc đổi ghi chú về làm việc không tính.
Làm sao xin số cho con tôi?
Dễ nhất là tại bệnh viện, khi khai thông tin làm giấy khai sinh. Sau này, bạn điền biểu mẫu SS-5 cho con và xuất trình bằng chứng quốc tịch, tuổi và danh tính của con, cùng danh tính của bạn và bằng chứng bạn là cha mẹ. Trẻ từ 12 tuổi trở lên cũng phải đến phỏng vấn trực tiếp.
Tôi không được phép làm việc. Tôi vẫn có thể có số không?
Chỉ khi có lý do chính đáng không liên quan đến việc làm: luật liên bang, tiểu bang hoặc địa phương phải yêu cầu số cho một phúc lợi mà bạn đủ điều kiện, và bạn mang thư của cơ quan đó. Để khai thuế, thường bạn xin ITIN với IRS.
Điền biểu mẫu này bằng ngôn ngữ của bạn
Tải biểu mẫu lên OtterFill. Công cụ giải thích từng câu hỏi bằng ngôn ngữ của bạn, điền sẵn câu trả lời từ giấy tờ của bạn và kiểm tra biểu mẫu trước khi bạn nộp.
Hướng dẫn này giải thích một biểu mẫu. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay nhập cư, và biểu mẫu có thể thay đổi: hãy xem hướng dẫn chính thức trước khi nộp.