OtterFill

Cách điền Mẫu W-8BEN

Mẫu W-8BEN là mẫu mà một cá nhân không phải đối tượng nộp thuế của Hoa Kỳ đưa cho bên trả tiền ở Mỹ để xác nhận tư cách người nước ngoài và, nếu đủ điều kiện, đề nghị mức thuế thấp hơn theo hiệp định thuế. Bạn đưa mẫu này cho bên trả tiền cho bạn, không đưa cho IRS.

Lần đối chiếu gần nhất với biểu mẫu chính thức:

Biểu mẫu
W-8BEN
Phiên bản
Rev. October 2021
Cơ quan phát hành
Internal Revenue Service (IRS)
Ngôn ngữ của biểu mẫu
English
Ai nhận
Bên trả tiền, nền tảng hoặc công ty môi giới ở Mỹ đã yêu cầu (bên khấu trừ thuế), không phải IRS
Hiệu lực
Đến hết năm dương lịch thứ ba sau năm bạn ký, trừ khi hoàn cảnh của bạn thay đổi sớm hơn
Chi phí
Miễn phí
Nếu không nộp
Bên trả tiền có thể khấu trừ 30% các khoản trả có nguồn từ Mỹ

Biểu mẫu này là gì

Mẫu W-8BEN, «Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)», cho bên trả tiền ở Mỹ biết rằng về mặt thuế bạn không phải công dân hay cư dân Hoa Kỳ. Bên trả tiền ở Mỹ thường khấu trừ 30% thuế đối với một số khoản thu nhập có nguồn từ Mỹ trả cho người nước ngoài, như cổ tức, lãi, tiền bản quyền và một phần phí dịch vụ.

Mẫu này giúp bạn chứng minh tư cách người nước ngoài và, nếu nước bạn cư trú có hiệp định thuế thu nhập với Hoa Kỳ, đề nghị mức thuế thấp hơn theo hiệp định. Các nền tảng cho freelancer và nhà sáng tạo nội dung, nhà xuất bản, công ty môi giới và ngân hàng ở Mỹ, cũng như các công ty trả tiền cho bạn từ Hoa Kỳ thường yêu cầu mẫu này.

Mẫu gồm ba phần: Phần I xác định danh tính của bạn, Phần II đề nghị quyền lợi theo hiệp định thuế (không bắt buộc), và Phần III là lời cam đoan có chữ ký của bạn dưới hình phạt khai man.

Ai phải điền

Bạn điền mẫu này nếu tất cả những điều sau đều đúng:

  • Bạn là cá nhân, không phải công ty.
  • Về mặt thuế, bạn không phải công dân Hoa Kỳ và không phải cư dân Hoa Kỳ.
  • Khoản thu nhập thực sự thuộc về bạn (bạn là chủ sở hữu hưởng lợi).
  • Một bên trả tiền, nền tảng hoặc công ty môi giới ở Mỹ đã yêu cầu bạn điền mẫu này.

Hãy dùng mẫu khác nếu:

  • Bạn có quốc tịch Hoa Kỳ hoặc là cư dân Hoa Kỳ về mặt thuế: dùng Mẫu W-9.
  • Bạn là công ty hoặc tổ chức khác: dùng Mẫu W-8BEN-E.
  • Thu nhập gắn thực tế với hoạt động kinh doanh ở Hoa Kỳ: dùng Mẫu W-8ECI.
  • Bạn được trả cho công việc làm ở Hoa Kỳ với tư cách nhân viên hoặc sinh viên và đề nghị miễn thuế theo hiệp định: hỏi bên trả tiền về Mẫu 8233 hoặc Mẫu W-4.

Hướng dẫn từng mục

Phần I: Xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Line 1Name of individual who is the beneficial ownerHọ tên đầy đủ theo giấy tờ pháp lý của bạn.Viết đúng như trên hộ chiếu hoặc giấy tờ thuế, và khớp với tên bên trả tiền đang lưu. Hãy ghi tên của chính bạn, kể cả khi bạn nhận tiền qua doanh nghiệp do một mình bạn làm chủ.
Line 2Country of citizenshipQuốc gia mà bạn mang hộ chiếu.Chỉ ghi một quốc gia. Nếu có hai quốc tịch, ghi quốc tịch của nước mà bạn cũng đang sinh sống.
Line 3Permanent residence addressNơi bạn sống, ở nước mà bạn nộp thuế.Ghi đường, thành phố, vùng và mã bưu chính. Không dùng hộp thư bưu điện, địa chỉ «c/o», hay địa chỉ của ngân hàng hoặc đại diện. Địa chỉ này quyết định bạn dùng được hiệp định nào.
Line 4Mailing address (if different from above)Địa chỉ bên trả tiền gửi thư đến, nếu không phải nơi bạn sống.Bỏ trống nếu địa chỉ nhận thư giống dòng 3.
Line 5U.S. taxpayer identification number (SSN or ITIN), if requiredSố an sinh xã hội Hoa Kỳ (SSN) hoặc mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN).Bỏ trống nếu bạn không có và bên trả tiền không yêu cầu. Việc đề nghị theo hiệp định thường vẫn được chấp nhận với mã số thuế nước ngoài ở dòng 6a. Tuyệt đối không tự nghĩ ra số.
Line 6aForeign tax identifying numberMã số thuế do nước bạn cư trú cấp cho bạn.Ghi mã số thuế quốc gia của bạn. Bên trả tiền có văn phòng ở Mỹ thường cần mã này cho việc đề nghị theo hiệp định.
Line 6bCheck if FTIN not legally requiredÔ dành cho người ở nước không cấp mã số thuế.Chỉ đánh dấu khi nước bạn cư trú không yêu cầu và không cấp mã số thuế cho bạn. Nếu có mã, ghi vào dòng 6a và để trống ô này.
Line 7Reference number(s)Một mã tham chiếu để bên trả tiền tìm tài khoản của bạn.Không bắt buộc. Ghi số tài khoản, số khách hàng hoặc số hợp đồng nếu bên trả tiền yêu cầu; nếu không thì bỏ trống.
Line 8Date of birth (MM-DD-YYYY)Ngày sinh của bạn.Ghi tháng trước: MM-DD-YYYY, nên ngày 3 tháng 7 năm 1990 viết là 07-03-1990. Đây là thứ tự kiểu Mỹ, không phải ngày trước.

Phần II: Đề nghị quyền lợi theo hiệp định thuế

Line 9I certify that the beneficial owner is a resident of … within the meaning of the income tax treaty between the United States and that countryQuốc gia mà bạn muốn áp dụng hiệp định với Hoa Kỳ.Ghi nước cư trú thuế của bạn, thường giống dòng 3. Bỏ trống nếu bạn không đề nghị mức thuế theo hiệp định. Nước đó phải thực sự có hiệp định với Hoa Kỳ.
Line 10Special rates and conditions (if applicable)Chi tiết bổ sung mà hiệp định yêu cầu đối với một loại thu nhập, như tiền bản quyền.Chỉ điền khi bên trả tiền hoặc hướng dẫn của mẫu yêu cầu, ghi điều khoản hiệp định, mức thuế, loại thu nhập và điều kiện bạn đáp ứng. Với đề nghị thông thường về cổ tức và lãi, thường không cần ghi gì ở đây.

Phần III: Cam đoan

Signature of beneficial owner (or individual authorized to sign for beneficial owner)Chữ ký của bạn, xác nhận những gì bạn viết là đúng.Tự ký. Tên gõ bằng máy là chưa đủ; hệ thống trực tuyến phải ghi nhận chữ ký điện tử đúng cách. Người khác chỉ được ký khi có kèm giấy ủy quyền hợp pháp.
Print name of signerHọ tên của bạn viết in.Viết cùng tên với dòng 1.
Date (MM-DD-YYYY)Ngày bạn ký.Dùng MM-DD-YYYY. Ký và ghi ngày cùng một hôm, đừng ghi ngày khác.
Capacity in which actingTư cách mà người ký hành động.Bỏ trống khi bạn ký cho chính mình. Nếu đại diện ký, hãy đánh dấu tư cách của họ và đính kèm giấy ủy quyền.

Thuật ngữ chính

Beneficial ownerNgười thực sự sở hữu khoản thu nhập và nộp thuế trên đó, không phải đại diện hay trung gian chỉ nhận tiền.
Withholding agentBên trả tiền, nền tảng hoặc công ty môi giới ở Mỹ trả tiền cho bạn và phải khấu trừ thuế nếu bạn không đưa mẫu hợp lệ.
Nonresident alienNgười không phải công dân Hoa Kỳ và cũng không phải cư dân Hoa Kỳ về mặt thuế.
U.S. personCông dân Hoa Kỳ, cư dân Hoa Kỳ về mặt thuế (kể cả người có thẻ xanh) hoặc công ty Mỹ. Đối tượng này dùng Mẫu W-9.
SSN / ITINSố an sinh xã hội hoặc mã số định danh người nộp thuế cá nhân: hai loại mã số thuế của Hoa Kỳ dành cho cá nhân.
Foreign tax identifying number (FTIN)Mã số thuế của bạn ở nước nơi bạn sống và nộp thuế.
Income tax treatyThỏa thuận giữa hai nước nhằm giảm hoặc miễn thuế mà nước này đánh vào thu nhập đến từ nước kia.
Effectively connected incomeThu nhập từ hoạt động kinh doanh bạn điều hành tại Hoa Kỳ. Nó bị đánh thuế theo cách khác và dùng Mẫu W-8ECI, không phải W-8BEN.
Penalties of perjuryCảnh báo pháp lý rằng cố ý khai sai trên mẫu có thể bị xử phạt.

Lỗi thường gặp

  1. 1

    Dùng nhầm mẫu

    Công ty cần W-8BEN-E, còn công dân hay cư dân Hoa Kỳ cần W-9. W-8BEN của người không đúng đối tượng là không hợp lệ.

  2. 2

    Gửi cho IRS

    Mẫu được đưa cho bên trả tiền, nền tảng hoặc công ty môi giới đã yêu cầu. IRS không thu mẫu này.

  3. 3

    Ghi hộp thư bưu điện hoặc địa chỉ đại diện ở dòng 3

    Dòng 3 phải là địa chỉ nhà thật của bạn ở nước cư trú.

  4. 4

    Nhầm lẫn dòng 5, 6a và 8

    Dòng 5 là số của Hoa Kỳ, dòng 6a là mã số thuế nước bạn, dòng 8 là ngày sinh. Ghi số căn cước quốc gia vào dòng 5 là lỗi thường gặp.

  5. 5

    Ghi ngày trước tháng

    Mẫu yêu cầu ghi tháng trước. 03-07-1990 nghĩa là ngày 7 tháng 3, không phải ngày 3 tháng 7.

  6. 6

    Gõ tên thay cho chữ ký

    Hãy ký, hoặc dùng hệ thống ký trực tuyến của bên trả tiền. Chỉ gõ tên thì không được tính.

  7. 7

    Nước hiệp định không khớp địa chỉ

    Dòng 9 là nước cư trú thuế của bạn. Đòi hưởng hiệp định của nước khác có thể bị từ chối.

  8. 8

    Để mẫu hết hạn

    Nộp mẫu mới trong vòng 30 ngày sau thay đổi, như chuyển sang nước khác hoặc trở thành cư dân Hoa Kỳ, và nộp lại khi mẫu của bạn hết hạn.

Hỏi và đáp

Tôi có gửi Mẫu W-8BEN cho IRS không?

Không. Hãy đưa cho bên trả tiền, nền tảng hoặc công ty môi giới đã yêu cầu. Họ lưu lại và dùng cho việc khấu trừ thuế và báo cáo.

W-8BEN có hiệu lực bao lâu?

Thường đến ngày cuối cùng của năm dương lịch thứ ba sau năm bạn ký, nên mẫu ký năm 2026 có hiệu lực đến 31 tháng 12 năm 2029. Hết sớm hơn nếu hoàn cảnh của bạn thay đổi.

Tôi có cần mã số thuế của Hoa Kỳ để điền không?

Thường là không. Nhiều bên trả tiền chấp nhận mã số thuế nước bạn ở dòng 6a cho việc đề nghị theo hiệp định. Số của Hoa Kỳ ở dòng 5 chỉ cần trong một số trường hợp, ví dụ một số tình huống niên kim hoặc hợp danh.

Điều gì xảy ra nếu tôi không nộp W-8BEN?

Bên trả tiền có thể coi bạn là đối tượng của Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài không có hiệp định và khấu trừ 30% các khoản trả có nguồn từ Mỹ, hoặc ngừng trả tiền.

Tôi có thể ký điện tử không?

Có, nếu hệ thống của bên trả tiền ghi nhận chính bạn đã ký, chẳng hạn kèm dấu ngày giờ. Gõ tên vào tệp PDF là chưa đủ.

Nước tôi không có hiệp định với Hoa Kỳ thì có điền Phần II không?

Không. Hãy bỏ trống dòng 9 và ký Phần III. Bạn sẽ chịu mức thuế tiêu chuẩn.

Nước cư trú của tôi đã thay đổi thì phải làm gì?

Thông báo cho bên trả tiền trong vòng 30 ngày và nộp W-8BEN mới với địa chỉ mới, và nếu đề nghị hiệp định thì kèm nước cư trú mới.

Tôi là freelancer và được một nền tảng của Mỹ trả tiền. Chỉ cần W-8BEN là đủ không, và có cần một mẫu cho mỗi khách hàng không?

Với hầu hết nền tảng thì đủ: họ yêu cầu W-8BEN và cho bạn biết cần ghi gì ở dòng 10, nếu có. Hãy đưa một mẫu riêng cho mỗi bên trả tiền ở Mỹ yêu cầu. Nếu bạn đề nghị miễn thuế theo hiệp định cho dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ, bên trả tiền có thể yêu cầu Mẫu 8233 thay thế, vì vậy hãy làm theo hướng dẫn của nền tảng.

Điền biểu mẫu này bằng ngôn ngữ của bạn

Tải biểu mẫu lên OtterFill. Công cụ giải thích từng câu hỏi bằng ngôn ngữ của bạn, điền sẵn câu trả lời từ giấy tờ của bạn và kiểm tra biểu mẫu trước khi bạn nộp.

Điền biểu mẫu nàyLấy biểu mẫu trống từ nguồn chính thức

Hướng dẫn này giải thích một biểu mẫu. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay nhập cư, và biểu mẫu có thể thay đổi: hãy xem hướng dẫn chính thức trước khi nộp.

Thêm hướng dẫn biểu mẫu