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Formular W-8BEN ausfüllen

Mit dem Formular W-8BEN bestätigt eine Privatperson, die keine US-Person ist, gegenüber einem US-Zahler ihren Auslandsstatus und beantragt, wenn sie die Voraussetzungen erfüllt, einen ermäßigten Steuersatz nach einem Doppelbesteuerungsabkommen. Sie geben es dem, der Sie bezahlt, nie der Steuerbehörde IRS.

Zuletzt mit dem offiziellen Formular abgeglichen:

Formular
W-8BEN
Ausgabe
Rev. October 2021
Herausgegeben von
Internal Revenue Service (IRS)
Sprache des Formulars
English
Wer es erhält
Der US-Zahler, die Plattform oder der Broker, der danach gefragt hat (der Einbehaltungspflichtige), nicht der IRS
Wie lange es gilt
Bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Unterschrift, wenn sich Ihre Situation nicht früher ändert
Kosten
Kostenlos
Ohne das Formular
Der Zahler kann 30 % der Zahlungen aus US-Quellen einbehalten

Was dieses Formular ist

Das Formular W-8BEN, „Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)“, teilt einem US-Zahler mit, dass Sie steuerlich weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig sind. US-Zahler behalten auf bestimmte Einkünfte aus US-Quellen, die an Ausländer fließen, normalerweise 30 % Steuer ein, zum Beispiel auf Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und manche Honorare für Dienstleistungen.

Mit dem Formular weisen Sie Ihren Auslandsstatus nach und können, wenn Ihr Wohnsitzstaat mit den USA ein Doppelbesteuerungsabkommen hat, den niedrigeren Abkommenssatz beanspruchen. Verlangt wird es von Freelancer- und Creator-Plattformen, Verlagen, US-Brokern und -Banken sowie Unternehmen, die Sie aus den USA bezahlen.

Es hat drei Teile: Teil I identifiziert Sie, Teil II beantragt Abkommensvorteile (optional) und Teil III ist Ihre unterschriebene Versicherung unter Strafandrohung bei Falschaussage.

Wer es ausfüllen muss

Sie füllen es aus, wenn alles Folgende zutrifft:

  • Sie sind eine Privatperson, kein Unternehmen.
  • Sie sind steuerlich weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig.
  • Die Einkünfte gehören tatsächlich Ihnen (Sie sind der wirtschaftlich Berechtigte).
  • Ein US-Zahler, eine Plattform oder ein Broker hat Sie darum gebeten.

Nehmen Sie ein anderes Formular, wenn:

  • Sie US-Staatsbürger oder steuerlich in den USA ansässig sind: Formular W-9.
  • Sie ein Unternehmen oder eine andere Einheit sind: Formular W-8BEN-E.
  • Die Einkünfte tatsächlich mit einer US-Geschäftstätigkeit verbunden sind: Formular W-8ECI.
  • Sie für Arbeit in den USA als Arbeitnehmer oder Student bezahlt werden und eine Abkommensbefreiung beanspruchen: Fragen Sie den Zahler nach Formular 8233 oder Formular W-4.

Anleitung Feld für Feld

Teil I: Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten

Line 1Name of individual who is the beneficial ownerIhr vollständiger rechtlicher Name.Schreiben Sie ihn genau wie im Reisepass oder in Ihren Steuerunterlagen und so, wie ihn der Zahler gespeichert hat. Nehmen Sie Ihren eigenen Namen, auch wenn Sie über ein Einzelunternehmen bezahlt werden.
Line 2Country of citizenshipDas Land, dessen Pass Sie haben.Tragen Sie ein Land ein. Bei zwei Staatsangehörigkeiten nehmen Sie das Land, in dem Sie auch wohnen.
Line 3Permanent residence addressWo Sie wohnen, in dem Land, in dem Sie Steuern zahlen.Tragen Sie Straße, Ort, Region und Postleitzahl ein. Kein Postfach, keine c/o-Adresse und nicht die Adresse einer Bank oder eines Vertreters. Diese Adresse entscheidet, welches Abkommen Sie nutzen können.
Line 4Mailing address (if different from above)Wohin der Zahler Post schicken soll, wenn das nicht Ihr Wohnort ist.Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihre Postadresse mit Zeile 3 übereinstimmt.
Line 5U.S. taxpayer identification number (SSN or ITIN), if requiredEine US-Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummer (ITIN).Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine haben und der Zahler keine verlangt. Abkommensanträge funktionieren normalerweise mit einer ausländischen Steuernummer in Zeile 6a. Erfinden Sie niemals eine Nummer.
Line 6aForeign tax identifying numberDie Steuernummer, die Ihr Wohnsitzland Ihnen zugeteilt hat.Tragen Sie Ihre nationale Steuer-ID ein. Zahler mit einem Büro in den USA brauchen sie meist für einen Abkommensantrag.
Line 6bCheck if FTIN not legally requiredEin Kästchen für Personen, deren Land keine Steuernummern vergibt.Kreuzen Sie es nur an, wenn Ihr Wohnsitzland Ihnen keine Steuernummer vorschreibt oder erteilt. Haben Sie eine, tragen Sie sie in Zeile 6a ein und lassen das Kästchen leer.
Line 7Reference number(s)Ein Verweis, mit dem der Zahler Ihr Konto findet.Optional. Tragen Sie eine Konto-, Kunden- oder Vertragsnummer ein, wenn der Zahler sie verlangt hat; sonst leer lassen.
Line 8Date of birth (MM-DD-YYYY)Ihr Geburtsdatum.Schreiben Sie den Monat zuerst: MM-DD-YYYY, also ist der 3. Juli 1990 07-03-1990. Das ist die US-Reihenfolge, nicht zuerst der Tag.

Teil II: Beantragung von Abkommensvorteilen

Line 9I certify that the beneficial owner is a resident of … within the meaning of the income tax treaty between the United States and that countryDas Land, dessen Steuerabkommen mit den USA Sie beanspruchen.Tragen Sie Ihr Land der steuerlichen Ansässigkeit ein, normalerweise dasselbe wie in Zeile 3. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keinen Abkommenssatz beanspruchen. Das Land muss tatsächlich ein Abkommen mit den USA haben.
Line 10Special rates and conditions (if applicable)Zusätzliche Angaben, die ein Abkommen für eine Einkunftsart wie Lizenzgebühren verlangt.Füllen Sie sie nur aus, wenn der Zahler oder die Formularanleitung es verlangt, mit Abkommensartikel, Satz, Einkunftsart und der erfüllten Bedingung. Für übliche Dividenden- und Zinsanträge ist hier meist nichts nötig.

Teil III: Versicherung

Signature of beneficial owner (or individual authorized to sign for beneficial owner)Ihre Unterschrift, die bestätigt, dass Ihre Angaben wahr sind.Unterschreiben Sie selbst. Ein getippter Name genügt nicht; Online-Systeme müssen eine elektronische Unterschrift ordnungsgemäß erfassen. Eine andere Person darf nur mit beigefügter rechtlicher Vollmacht unterschreiben.
Print name of signerIhr Name in Druckschrift.Schreiben Sie denselben Namen wie in Zeile 1.
Date (MM-DD-YYYY)Der Tag Ihrer Unterschrift.Verwenden Sie MM-DD-YYYY. Unterschreiben und datieren Sie am selben Tag und setzen Sie kein anderes Datum ein.
Capacity in which actingIn welcher Eigenschaft die unterschreibende Person handelt.Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie für sich selbst unterschreiben. Unterschreibt ein Vertreter, kreuzen Sie seine Eigenschaft an und fügen die Vollmacht bei.

Wichtige Begriffe

Beneficial ownerDie Person, der die Einkünfte tatsächlich gehören und die sie versteuert, nicht ein Vertreter oder Zwischenhändler, der sie nur entgegennimmt.
Withholding agentDer US-Zahler, die Plattform oder der Broker, der Sie bezahlt und Steuer einbehalten muss, wenn Sie kein gültiges Formular abgeben.
Nonresident alienEine Person, die weder US-Staatsbürger noch steuerlich in den USA ansässig ist.
U.S. personEin US-Staatsbürger, eine steuerlich in den USA ansässige Person (auch Inhaber einer Green Card) oder ein US-Unternehmen. US-Personen verwenden das Formular W-9.
SSN / ITINEine Sozialversicherungsnummer oder eine individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummer: die beiden US-Steuernummern für Personen.
Foreign tax identifying number (FTIN)Ihre Steuernummer in dem Land, in dem Sie leben und Steuern zahlen.
Income tax treatyEin Abkommen zwischen zwei Staaten, das die Steuer des einen auf Einkünfte aus dem anderen senkt oder aufhebt.
Effectively connected incomeEinkünfte aus einem Geschäft, das Sie in den USA betreiben. Sie werden anders besteuert, und es gilt das Formular W-8ECI, nicht das W-8BEN.
Penalties of perjuryEin rechtlicher Hinweis, dass eine wissentlich falsche Angabe im Formular bestraft werden kann.

Häufige Fehler

  1. 1

    Das falsche Formular verwenden

    Ein Unternehmen braucht das W-8BEN-E und ein US-Staatsbürger oder in den USA Ansässiger das W-9. Ein W-8BEN der falschen Person ist ungültig.

  2. 2

    Es an den IRS schicken

    Das Formular geben Sie dem Zahler, der Plattform oder dem Broker, der danach gefragt hat. Der IRS sammelt es nicht ein.

  3. 3

    Ein Postfach oder die Adresse eines Vertreters in Zeile 3

    Zeile 3 muss Ihre tatsächliche Wohnadresse in Ihrem Wohnsitzland sein.

  4. 4

    Die Zeilen 5, 6a und 8 verwechseln

    Zeile 5 ist eine US-Nummer, Zeile 6a die Steuernummer Ihres Heimatlandes und Zeile 8 Ihr Geburtsdatum. Die nationale Ausweisnummer in Zeile 5 einzutragen, ist ein häufiger Fehler.

  5. 5

    Das Datum mit dem Tag zuerst schreiben

    Das Formular verlangt zuerst den Monat. 03-07-1990 bedeutet 7. März, nicht 3. Juli.

  6. 6

    Ein getippter Name statt einer Unterschrift

    Unterschreiben Sie, oder nutzen Sie das Online-Signatursystem des Zahlers. Ein getippter Name allein zählt nicht.

  7. 7

    Ein Abkommensland, das nicht zu Ihrer Adresse passt

    Zeile 9 ist Ihr Land der steuerlichen Ansässigkeit. Wer das Abkommen eines anderen Landes beansprucht, riskiert die Ablehnung.

  8. 8

    Es verfallen lassen

    Geben Sie innerhalb von 30 Tagen nach einer Änderung, etwa einem Umzug in ein anderes Land oder dem Wechsel zur Ansässigkeit in den USA, ein neues Formular ab, und noch einmal, wenn Ihr Formular abläuft.

Fragen und Antworten

Schicke ich das Formular W-8BEN an den IRS?

Nein. Geben Sie es dem Zahler, der Plattform oder dem Broker, der danach gefragt hat. Er bewahrt es auf und nutzt es für Steuereinbehalt und Meldungen.

Wie lange gilt ein W-8BEN?

In der Regel bis zum letzten Tag des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Unterschrift, ein 2026 unterschriebenes Formular gilt also bis 31. Dezember 2029. Es endet früher, wenn sich Ihre Umstände ändern.

Brauche ich eine US-Steuernummer, um es auszufüllen?

Oft nicht. Viele Zahler akzeptieren für einen Abkommensantrag die Steuernummer Ihres Heimatlandes in Zeile 6a. Eine US-Nummer in Zeile 5 ist nur in einigen Fällen nötig, zum Beispiel bei bestimmten Renten- oder Personengesellschaftsfällen.

Was passiert, wenn ich kein W-8BEN abgebe?

Der Zahler kann Sie wie eine US-Person oder wie einen Ausländer ohne Abkommen behandeln und 30 % der Zahlungen aus US-Quellen einbehalten oder die Zahlungen einstellen.

Kann ich es elektronisch unterschreiben?

Ja, wenn das System des Zahlers festhält, dass Sie selbst unterschrieben haben, zum Beispiel mit Datums- und Zeitstempel. Ein getippter Name in einer PDF-Datei genügt nicht.

Muss ich Teil II ausfüllen, wenn mein Land kein Abkommen mit den USA hat?

Nein. Lassen Sie Zeile 9 leer und unterschreiben Sie Teil III. Sie zahlen dann den Regelsatz.

Ich bin in ein anderes Land gezogen. Was tun?

Teilen Sie es dem Zahler innerhalb von 30 Tagen mit und geben Sie ein neues W-8BEN mit Ihrer neuen Adresse ab, bei einem Abkommensantrag mit Ihrem neuen Wohnsitzland.

Ich bin Freelancer und werde von einer US-Plattform bezahlt. Genügt das W-8BEN, und brauche ich eines für jeden Kunden?

Bei den meisten Plattformen ja: Sie verlangen ein W-8BEN und sagen Ihnen, was in Zeile 10 stehen soll, falls überhaupt etwas. Geben Sie jedem US-Zahler, der danach fragt, ein eigenes Formular. Beanspruchen Sie eine Abkommensbefreiung für Leistungen, die Sie in den USA erbringen, kann der Zahler stattdessen Formular 8233 verlangen; folgen Sie daher den Anweisungen Ihrer Plattform.

Füllen Sie dieses Formular in Ihrer Sprache aus

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Dieser Ratgeber erklärt ein Formular. Er ist keine Rechts-, Steuer- oder Einwanderungsberatung, und Formulare ändern sich: Lesen Sie vor der Abgabe die offizielle Anleitung.

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