Datenschutzerklärung

Formulare enthalten oft besonders persönliche Informationen. Hier erfährst du genau, welche Daten OtterFill erhebt, was wir wie lange aufbewahren und wer darauf zugreifen kann.

Zuletzt aktualisiert am 9. Oktober 2026

Welche Daten wir erheben

Formulare und Dokumente: Deine hochgeladenen Formulare und Dokumente, deine Antworten und dein Gespräch mit dem Assistenten. Sie werden ausschließlich zum Ausfüllen deines Formulars verwendet.
Dein Konto: Wenn du dich anmeldest: deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Anmeldedaten. Du kannst ein Formular auch ohne Konto lesen und ausfüllen.
Zahlungen: Zahlungen werden von unserem Zahlungsanbieter verarbeitet. Wir erhalten Angaben zu deinem Kauf und eine Belegreferenz, niemals deine Kartennummer.
Nutzung: Die Anzahl der KI-Anfragen und ihre Kosten, niemals ihren Inhalt. Eine nicht rückrechenbare, verschlüsselte Darstellung deiner IP-Adresse zur Begrenzung von Missbrauch. Dein Land, um den passenden Preis anzuzeigen.
Organisationen: Die von Teammitgliedern hinzugefügten Kunden und Dokumente sowie ein Protokoll darüber, wer was wann getan hat. Niemals die Antworten selbst.

Was wir wie lange aufbewahren

Formulare und Dokumente: Sie werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht, bei bezahlten Formularen nach 30 Tagen. Du kannst sie jederzeit selbst löschen.
Formulare von Organisationen: Sie werden für den von der Organisation gewählten Zeitraum aufbewahrt: 30, 60 oder 90 Tage.
Zum Lesen übermittelte Kopien: Dateien, die zum Lesen des Formulars an unseren KI-Anbieter gesendet werden, werden zusammen mit dem Formular gelöscht.
Formularstruktur: Um ein Formular beim nächsten Mal schneller zu lesen, können wir seine Fragen aufbewahren. Niemals die Antworten einer Person.
Konto- und Abrechnungsdaten: Sie werden aufbewahrt, solange dein Konto besteht und solange steuerliche und buchhalterische Vorschriften es verlangen.

Wer ein Formular sehen kann

Deine Formulare: Nur du, wenn du mit deinem Konto angemeldet bist. Ein ohne Konto begonnenes Formular lässt sich nur über seinen eigenen privaten Link öffnen.
Formulare von Organisationen: Die Admins der Organisation und das Mitglied, dem das Formular zugewiesen ist.
Kundenlinks: Ein Link erfordert einen separaten sechsstelligen Code. Fünf falsche Codes sperren ihn. Ein neuer Link beendet alle früheren Zugänge.
Was wir über Links speichern: Nur nicht rückrechenbare Fingerabdrücke (Hashes) von Links, Codes und Zugangsdaten, niemals die Codes selbst.

Was wir niemals tun

Deine Antworten protokollieren: Antworten und Dokumentinhalte werden niemals in unsere Protokolle geschrieben.
Mit deinen Daten trainieren: Deine Formulare und Dokumente werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
Deine Daten verkaufen: Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht für Werbung weiter.
Für dich einreichen: OtterFill sendet niemals ein Formular an eine Behörde. Du reichst es selbst ein.
Eigene Sicherheitslösungen entwickeln: Anmeldung, Passwörter und Zahlungen werden von spezialisierten Anbietern verarbeitet, nicht von selbst entwickeltem Code.

Wer uns beim Betrieb von OtterFill unterstützt

KI-Anbieter: OpenAI liest dein Formular, übersetzt es, beantwortet deine Fragen und ordnet Antworten den passenden Feldern zu. Wir bitten OpenAI, die Inhalte nicht zu speichern. Übermittelte Dateien werden zusammen mit dem Formular gelöscht.
Anmeldung: Clerk verwaltet Konten, Organisationen, Mitglieder und Rollen.
Zahlungen: Stripe verarbeitet Zahlungen, Belege und Rückerstattungen.
Hosting und Schutz: Anbieter für Cloud-Hosting, Datenbanken und Dateispeicherung halten den Dienst am Laufen. Die Menschlichkeitsprüfung von Cloudflare verhindert automatisierten Missbrauch.
In ChatGPT: Wenn du OtterFill in ChatGPT nutzt, gelten für dein Gespräch auch die Bedingungen von OpenAI. In ChatGPT fragen wir niemals nach Ausweisnummern, Kartendaten, Passwörtern oder Gesundheitsinformationen.
Gesetzliche Pflichten: Wir geben Daten nur dann an andere weiter, wenn das Gesetz es verlangt.

Cookies

Anmeldung: Cookies unseres Anmeldeanbieters sorgen dafür, dass du angemeldet bleibst.
Sprache: Ein Cookie merkt sich deine gewählte Sprache.
Menschlichkeitsprüfung: Die Menschlichkeitsprüfung kann ein Cookie setzen, um Menschen von Bots zu unterscheiden.
Statistik: Keine Werbe-Cookies. Seitenaufrufe und Ladezeiten werden ohne Cookies gezählt, private Formularadressen bleiben außen vor.

Deine Möglichkeiten

Ein Formular löschen: Wähle auf der Formularseite „Formular löschen“. Das Formular, deine Dokumente und das Gespräch werden sofort mit allen Kopien entfernt.
Deine Daten: Bitte uns um eine Kopie deiner Daten, um deren Berichtigung oder um die Löschung deines Kontos und der dazu gespeicherten Daten. Wir antworten innerhalb eines Monats.
Beschwerden: Du kannst dich auch bei deiner zuständigen Datenschutzbehörde beschweren.

Weitere Hinweise

Andere Länder: Unsere Anbieter können Daten unter geeigneten Schutzmaßnahmen außerhalb deines Landes verarbeiten, auch in den USA.
Kinder: OtterFill ist nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt.
Änderungen: Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung aktualisieren wir das Datum oben.

Fragen zu deinen Daten?

Schreib uns bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz. Jede Nachricht wird von einem Menschen gelesen.

support@otterfill.com