Privacybeleid

Formulieren bevatten vaak zeer persoonlijke gegevens. Hier lees je precies wat OtterFill verzamelt, wat we bewaren en hoelang, en wie het kan zien.

Laatst bijgewerkt op 9 oktober 2026

Wat we verzamelen

Formulieren en documenten: De formulieren en documenten die je uploadt, je antwoorden en je gesprek met de assistent. Ze worden alleen gebruikt om je formulier in te vullen.
Je account: Als je inlogt: je naam, e-mailadres en inloggegevens. Je kunt een formulier zonder account lezen en invullen.
Betalingen: Onze betaalprovider verwerkt betalingen. We ontvangen wat je hebt gekocht en een betalingsreferentie, nooit je kaartnummer.
Gebruik: Hoeveel AI-verzoeken er zijn gedaan en wat ze kosten, nooit de inhoud. Een onomkeerbaar versleutelde vorm van je IP-adres om misbruik te beperken. Je land om de juiste prijs te tonen.
Organisaties: De cliënten en documenten die teamleden toevoegen en een log van wie wat deed en wanneer, nooit de antwoorden zelf.

Formulieren en documenten: Automatisch verwijderd na 7 dagen, of na 30 dagen voor een betaald formulier. Je kunt ze op elk moment zelf verwijderen.
Formulieren van organisaties: Bewaard gedurende de termijn die de organisatie kiest: 30, 60 of 90 dagen.
Kopieën om het formulier te lezen: Bestanden die naar onze AI-provider worden gestuurd om het formulier te lezen, worden samen met het formulier verwijderd.
Formulierstructuur: Om een formulier de volgende keer sneller te lezen, kunnen we de vragen bewaren. Nooit iemands antwoorden.
Account- en factuurgegevens: Bewaard zolang je account bestaat en zolang belasting- en boekhoudregels dat vereisen.

Je formulieren: Alleen jij, ingelogd met je account. Een formulier dat zonder account is gestart, kan alleen via de eigen privélink worden geopend.
Formulieren van organisaties: De beheerders van de organisatie en het lid aan wie het formulier is toegewezen.
Cliëntlinks: Een link vereist een aparte zescijferige code. Na vijf foute codes wordt de link geblokkeerd. Een nieuwe link beëindigt alle eerdere toegang.
Wat we over links bewaren: Alleen onomkeerbare digitale vingerafdrukken (hashes) van links, codes en toegangsgegevens, nooit de codes zelf.

Je antwoorden loggen: Antwoorden en de inhoud van documenten komen nooit in onze logs.
Trainen met je gegevens: Je formulieren en documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
Je gegevens verkopen: We verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor advertenties.
Voor jou indienen: OtterFill stuurt nooit een formulier naar een instantie. Je dient het zelf in.
Zelf beveiliging bouwen: Inloggen, wachtwoorden en betalingen worden afgehandeld door gespecialiseerde providers, niet door zelfgemaakte code.

AI-provider: OpenAI leest je formulier, vertaalt het, beantwoordt je vragen en bepaalt waar antwoorden horen. We vragen OpenAI de inhoud niet op te slaan. De bestanden die we versturen, worden samen met het formulier verwijderd.
Inloggen: Clerk beheert accounts, organisaties, leden en rollen.
Betalingen: Stripe verwerkt betalingen, betalingsbewijzen en terugbetalingen.
Hosting en bescherming: Providers voor cloudhosting, databases en bestandsopslag houden de dienst draaiend. De menscontrole van Cloudflare voorkomt geautomatiseerd misbruik.
Binnen ChatGPT: Als je OtterFill in ChatGPT gebruikt, valt je gesprek ook onder de eigen voorwaarden van OpenAI. In ChatGPT vragen we nooit om identificatienummers, kaartgegevens, wachtwoorden of gezondheidsgegevens.
De wet: We delen alleen gegevens met andere partijen als de wet dat vereist.

Inloggen: Cookies van onze inlogprovider houden je ingelogd.
Taal: Een cookie onthoudt je taalkeuze.
Menscontrole: De menscontrole kan een cookie plaatsen om mensen van bots te onderscheiden.
Statistieken: Geen advertentiecookies. Paginaweergaven en laadsnelheid worden zonder cookies geteld, en privéadressen van formulieren blijven buiten beschouwing.

Een formulier verwijderen: Gebruik 'Formulier verwijderen' op de formulierpagina. Het formulier, je documenten en het gesprek worden meteen verwijderd, inclusief alle kopieën.
Je gegevens: Vraag ons om een kopie van je gegevens, om een correctie of om je account en de bijbehorende gegevens te verwijderen. We reageren binnen één maand.
Klachten: Je kunt ook een klacht indienen bij je lokale privacytoezichthouder.

Andere landen: Onze providers kunnen gegevens buiten je land verwerken, waaronder in de Verenigde Staten, met passende waarborgen.
Kinderen: OtterFill is niet bedoeld voor kinderen onder de 16.
Wijzigingen: Bij een belangrijke wijziging van dit beleid werken we de datum bovenaan bij.

Schrijf ons met je privacyvraag of verzoek. Elk bericht wordt door een persoon gelezen.