OtterFillFormulier W-8BEN invullen
Formulier W-8BEN geeft een particulier die geen Amerikaanse belastingplichtige is aan een Amerikaanse betaler om zijn buitenlandse status te bevestigen en, als hij daarvoor in aanmerking komt, een lager verdragstarief aan te vragen. Je geeft het aan wie jou betaalt, nooit aan de IRS.
Laatst gecontroleerd met het officiële formulier:
- Formulier
- W-8BEN
- Editie
- Rev. October 2021
- Uitgegeven door
- Internal Revenue Service (IRS)
- Taal van het formulier
- English
- Wie het krijgt
- De Amerikaanse betaler, het platform of de broker die erom vroeg (de inhoudingsplichtige), niet de IRS
- Hoe lang het geldig is
- Tot het einde van het derde kalenderjaar na het jaar waarin je tekent, tenzij je situatie eerder verandert
- Kosten
- Gratis
- Zonder het formulier
- De betaler kan 30% inhouden op betalingen uit Amerikaanse bron
Wat dit formulier is
Formulier W-8BEN, “Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)”, laat een Amerikaanse betaler weten dat je voor de belasting geen Amerikaans staatsburger of inwoner bent. Amerikaanse betalers houden gewoonlijk 30% belasting in op bepaalde inkomsten uit Amerikaanse bron die aan buitenlanders worden betaald, zoals dividend, rente, royalty’s en sommige vergoedingen voor diensten.
Met het formulier bewijs je je buitenlandse status en, als jouw woonland een belastingverdrag met de Verenigde Staten heeft, kun je het lagere verdragstarief aanvragen. Het wordt gevraagd door platforms voor freelancers en makers, uitgevers, Amerikaanse brokers en banken en bedrijven die je vanuit de VS betalen.
Het heeft drie delen: Deel I identificeert jou, Deel II vraagt verdragsvoordelen aan (optioneel) en Deel III is je ondertekende verklaring onder strafbedreiging van meineed.
Wie het moet invullen
Jij vult het in als dit allemaal waar is:
- Je bent een particulier, geen bedrijf.
- Je bent voor de belasting geen Amerikaans staatsburger en geen inwoner van de VS.
- Je bent de persoon aan wie het inkomen echt toebehoort (de uiteindelijk gerechtigde).
- Een Amerikaanse betaler, een platform of een broker heeft erom gevraagd.
Gebruik een ander formulier als:
- Je Amerikaans staatsburger of voor de belasting inwoner van de VS bent: gebruik formulier W-9.
- Je een bedrijf of andere entiteit bent: gebruik formulier W-8BEN-E.
- Het inkomen daadwerkelijk verbonden is met een bedrijf in de VS: gebruik formulier W-8ECI.
- Je betaald wordt voor werk in de VS als werknemer of student en een verdragsvrijstelling claimt: vraag de betaler naar formulier 8233 of formulier W-4.
Uitleg veld voor veld
Deel I: Identificatie van de uiteindelijk gerechtigde
| Op het formulier | Wat het betekent | Hoe vul je het in |
|---|---|---|
| Line 1Name of individual who is the beneficial owner | Je volledige wettelijke naam. | Schrijf hem precies zoals in je paspoort of belastingdocumenten en gelijk aan de naam die de betaler in zijn bestand heeft. Gebruik je eigen naam, ook als je betaald wordt via een eenmanszaak. |
| Line 2Country of citizenship | Het land waarvan je het paspoort hebt. | Vul één land in. Heb je twee nationaliteiten, kies dan het land waar je ook woont. |
| Line 3Permanent residence address | Waar je woont, in het land waar je belasting betaalt. | Vul straat, plaats, regio en postcode in. Geen postbus, geen adres “t.a.v.” en niet het adres van een bank of vertegenwoordiger. Dit adres bepaalt welk verdrag je kunt gebruiken. |
| Line 4Mailing address (if different from above) | Waar de betaler post naartoe moet sturen, als dat niet is waar je woont. | Laat leeg als je postadres gelijk is aan regel 3. |
| Line 5U.S. taxpayer identification number (SSN or ITIN), if required | Een Amerikaans sofinummer (SSN) of een Individual Taxpayer Identification Number (ITIN). | Laat leeg als je er geen hebt en de betaler er niet om vraagt. Verdragsclaims werken meestal met een buitenlands belastingnummer op regel 6a. Verzin nooit een nummer. |
| Line 6aForeign tax identifying number | Het belastingnummer dat jouw woonland je heeft gegeven. | Vul je nationale belastingnummer in. Betalers met een kantoor in de VS hebben het meestal nodig voor een verdragsclaim. |
| Line 6bCheck if FTIN not legally required | Een vakje voor mensen uit een land dat geen belastingnummers uitgeeft. | Vink het alleen aan als jouw woonland je geen belastingnummer voorschrijft of geeft. Heb je er een, vul het dan in op regel 6a en laat het vakje leeg. |
| Line 7Reference number(s) | Een verwijzing waarmee de betaler je rekening kan vinden. | Optioneel. Vul een rekening-, klant- of contractnummer in als de betaler erom vroeg; laat anders leeg. |
| Line 8Date of birth (MM-DD-YYYY) | Je geboortedatum. | Schrijf eerst de maand: MM-DD-YYYY, dus 3 juli 1990 is 07-03-1990. Dit is de Amerikaanse volgorde, niet eerst de dag. |
Deel II: Aanvraag van verdragsvoordelen
| Op het formulier | Wat het betekent | Hoe vul je het in |
|---|---|---|
| Line 9I certify that the beneficial owner is a resident of … within the meaning of the income tax treaty between the United States and that country | Het land waarvan je het verdrag met de Verenigde Staten inroept. | Vul je land van fiscale woonplaats in, meestal hetzelfde als regel 3. Laat leeg als je geen verdragstarief claimt. Het land moet echt een verdrag met de VS hebben. |
| Line 10Special rates and conditions (if applicable) | Extra gegevens die een verdrag vraagt voor één soort inkomen, zoals royalty’s. | Vul het alleen in als de betaler of de instructies van het formulier erom vragen, met het verdragsartikel, het tarief, de soort inkomsten en de voorwaarde waaraan je voldoet. Gewone claims voor dividend en rente hebben hier meestal niets nodig. |
Deel III: Verklaring
| Op het formulier | Wat het betekent | Hoe vul je het in |
|---|---|---|
| Signature of beneficial owner (or individual authorized to sign for beneficial owner) | Je handtekening, die bevestigt dat wat je schreef waar is. | Teken zelf. Een getypte naam is niet genoeg; online systemen moeten een elektronische handtekening goed vastleggen. Iemand anders mag alleen tekenen met een wettelijke volmacht erbij. |
| Print name of signer | Je naam in blokletters. | Schrijf dezelfde naam als op regel 1. |
| Date (MM-DD-YYYY) | De dag waarop je tekent. | Gebruik MM-DD-YYYY. Teken en dateer op dezelfde dag en zet geen andere datum. |
| Capacity in which acting | In welke hoedanigheid de ondertekenaar handelt. | Laat leeg als je voor jezelf tekent. Tekent een vertegenwoordiger, vink dan de hoedanigheid aan en voeg de volmacht toe. |
Belangrijke termen
| Term op het formulier | Wat het betekent |
|---|---|
| Beneficial owner | De persoon aan wie het inkomen echt toebehoort en die er belasting over betaalt, niet een agent of tussenpersoon die het alleen ontvangt. |
| Withholding agent | De Amerikaanse betaler, het platform of de broker die jou betaalt en belasting moet inhouden als je geen geldig formulier geeft. |
| Nonresident alien | Iemand die geen Amerikaans staatsburger is en voor de belasting geen inwoner van de VS. |
| U.S. person | Een Amerikaans staatsburger, een inwoner van de VS voor de belasting (ook houders van een green card) of een Amerikaans bedrijf. Amerikaanse personen gebruiken formulier W-9. |
| SSN / ITIN | Een sofinummer of een Individual Taxpayer Identification Number: de twee Amerikaanse belastingnummers voor personen. |
| Foreign tax identifying number (FTIN) | Je belastingnummer in het land waar je woont en belasting betaalt. |
| Income tax treaty | Een overeenkomst tussen twee landen die de belasting van het ene land op inkomsten uit het andere verlaagt of opheft. |
| Effectively connected income | Inkomsten uit een bedrijf dat je in de Verenigde Staten drijft. Ze worden anders belast en daarvoor geldt formulier W-8ECI, niet W-8BEN. |
| Penalties of perjury | Een juridische waarschuwing dat een bewust valse verklaring op het formulier gestraft kan worden. |
Veelgemaakte fouten
- 1
Het verkeerde formulier gebruiken
Een bedrijf heeft W-8BEN-E nodig en een Amerikaans staatsburger of inwoner W-9. Een W-8BEN van de verkeerde persoon is ongeldig.
- 2
Het naar de IRS sturen
Je geeft het formulier aan de betaler, het platform of de broker die erom vroeg. De IRS verzamelt het niet.
- 3
Een postbus of het adres van een vertegenwoordiger op regel 3
Regel 3 moet je echte woonadres in je woonland zijn.
- 4
Regel 5, 6a en 8 door elkaar halen
Regel 5 is een Amerikaans nummer, regel 6a het belastingnummer van je eigen land en regel 8 je geboortedatum. Je nationale identiteitsnummer op regel 5 zetten is een veelgemaakte slip.
- 5
De datum met de dag eerst schrijven
Het formulier wil eerst de maand. 03-07-1990 betekent 7 maart, niet 3 juli.
- 6
Een getypte naam in plaats van een handtekening
Teken, of gebruik het online ondertekensysteem van de betaler. Een getypte naam alleen telt niet.
- 7
Een verdragsland dat niet bij je adres past
Regel 9 is je land van fiscale woonplaats. Het verdrag van een ander land inroepen kan tot afwijzing leiden.
- 8
Het laten verlopen
Geef binnen 30 dagen na een wijziging, zoals een verhuizing naar een ander land of inwoner van de VS worden, een nieuw formulier af, en opnieuw als het jouwe verloopt.
Vragen en antwoorden
Stuur ik formulier W-8BEN naar de IRS?
Nee. Geef het aan de betaler, het platform of de broker die erom vroeg. Die bewaart het en gebruikt het voor inhouding en rapportage.
Hoe lang is een W-8BEN geldig?
Meestal tot de laatste dag van het derde kalenderjaar na het jaar waarin je tekent; een formulier dat in 2026 is getekend, loopt dus tot 31 december 2029. Het eindigt eerder als je omstandigheden veranderen.
Heb ik een Amerikaans belastingnummer nodig om het in te vullen?
Vaak niet. Veel betalers accepteren het belastingnummer van je eigen land op regel 6a voor een verdragsclaim. Een Amerikaans nummer op regel 5 is alleen in sommige gevallen nodig, bijvoorbeeld bij bepaalde lijfrente- of maatschapssituaties.
Wat gebeurt er als ik geen W-8BEN geef?
De betaler kan je behandelen als Amerikaanse persoon of als buitenlander zonder verdrag en 30% inhouden op betalingen uit Amerikaanse bron, of stoppen met betalen.
Kan ik het elektronisch ondertekenen?
Ja, als het systeem van de betaler vastlegt dat je zelf hebt getekend, bijvoorbeeld met een datum- en tijdstempel. Een getypte naam op een pdf is niet genoeg.
Moet ik Deel II invullen als mijn land geen verdrag met de Verenigde Staten heeft?
Nee. Laat regel 9 leeg en onderteken Deel III. Je betaalt dan het standaardtarief.
Ik ben naar een ander land verhuisd. Wat nu?
Meld het de betaler binnen 30 dagen en geef een nieuw W-8BEN met je nieuwe adres en, als je een verdrag claimt, je nieuwe woonland.
Ik ben freelancer en word betaald door een Amerikaans platform. Is W-8BEN genoeg, en heb ik er een nodig voor elke klant?
Voor de meeste platforms wel: ze vragen om een W-8BEN en vertellen wat je op regel 10 moet invullen, als dat al nodig is. Geef elke Amerikaanse betaler die erom vraagt een eigen formulier. Claim je een verdragsvrijstelling voor diensten die je in de Verenigde Staten verricht, dan kan de betaler in plaats daarvan formulier 8233 vragen; volg dus de instructies van je platform.
Vul dit formulier in je eigen taal in
Upload het formulier naar OtterFill. Het legt elke vraag uit in jouw taal, vult antwoorden alvast in uit je documenten en controleert het formulier voordat je het indient.
Deze gids legt een formulier uit. Het is geen juridisch, fiscaal of immigratieadvies, en formulieren veranderen: lees de officiële toelichting voordat je het indient.