OtterFillFormulier W-9 invullen
Formulier W-9 geef je aan een Amerikaans bedrijf of platform dat je betaalt, zodat het je juiste naam en belastingnummer heeft voor zijn jaaropgaven. Alleen Amerikaanse personen gebruiken het en je geeft het aan de betaler, nooit aan de IRS.
Laatst gecontroleerd met het officiële formulier:
- Formulier
- W-9
- Editie
- Rev. March 2024
- Uitgegeven door
- Internal Revenue Service (IRS)
- Taal van het formulier
- English
- Wie het krijgt
- Het bedrijf of platform dat erom vroeg (de aanvrager), niet de IRS
- Wie het invult
- Amerikaanse staatsburgers en inwoners en Amerikaanse bedrijven; wie buiten de VS woont, gebruikt een formulier W-8
- Hoe lang het geldig is
- Geen vervaldatum; geef een nieuw formulier als je naam of belastingnummer verandert
- Kosten
- Gratis
- Zonder belastingnummer
- De betaler kan 24% van je betalingen inhouden (back-upinhouding)
Wat dit formulier is
Formulier W-9, “Request for Taxpayer Identification Number and Certification”, is hoe een bedrijf dat je betaalt de gegevens krijgt die het nodig heeft voor zijn opgaven aan de IRS. Betalers zoals klanten, platforms, banken en brokers gebruiken het om te melden wat ze je betaalden op formulieren als het 1099-NEC (freelancewerk), 1099-INT (rente) of 1099-K (kaart- en platformbetalingen).
Het vraagt wie je bent, hoe je belast wordt (als particulier, bedrijf enzovoort), waarheen je belastingdocumenten moeten en wat je belastingnummer is. Door te tekenen verklaar je onder strafbedreiging van meineed dat het nummer klopt en dat je een Amerikaanse persoon bent.
Het formulier is één pagina, plus toelichting. De regels hieronder volgen de huidige editie. Hoeveel je moet invullen hangt af van wie je bent: een freelancer als particulier vult maar een paar vakjes in.
Wie het moet invullen
Jij vult het in als:
- Je een Amerikaans staatsburger bent, een in de VS wonende vreemdeling of een Amerikaans bedrijf, partnerschap, nalatenschap of binnenlandse trust.
- Een bedrijf, platform, bank of broker die je betaalt of je rekening beheert erom heeft gevraagd.
Gebruik een ander formulier als:
- Je een buitenlandse persoon bent die voor de belasting geen inwoner van de VS is: gebruik een formulier W-8 (voor een particulier het W-8BEN) of formulier 8233.
- De betaler je zijn eigen formulier gaf: gebruik dat als het in wezen gelijk is aan het W-9.
Uitleg veld voor veld
Regel 1 tot 7: wie je bent en hoe je belast wordt
| Op het formulier | Wat het betekent | Hoe vul je het in |
|---|---|---|
| Line 1Name of entity/individual | De naam van wie het belastingnummer is; invullen is verplicht. | Schrijf de naam zoals die op je belastingaangifte staat. Als particulier of eenmanszaak gebruik je je eigen naam, niet die van je bedrijf. Heb je je achternaam veranderd zonder de Social Security Administration te informeren, schrijf dan de voornaam, de achternaam op je Social Security-kaart en je nieuwe achternaam. |
| Line 2Business name/disregarded entity name, if different from above | Een handelsnaam of “doing business as”, of de naam van een genegeerde entiteit. | Schrijf hier de naam van je bedrijf als die afwijkt van regel 1. Een eenmanszaak zet de bedrijfsnaam hier, nooit op regel 1. Laat leeg als je er geen hebt. |
| Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1 | Hoe je voor de Amerikaanse federale belasting wordt ingedeeld. | Vink maar één vakje aan. Een particulier of eenmanszaak vinkt “Individual/sole proprietor” aan. Een partnerschap of corporation vinkt het eigen vakje aan. Een als partnerschap of corporation belaste LLC vinkt “LLC” aan en vult P, C of S in. Een genegeerde eenpersoons-LLC vinkt het vakje van haar eigenaar aan, niet “LLC”. |
| Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiaries | Een vakje voor doorstroomentiteiten met buitenlandse vennoten, eigenaren of begunstigden. | Laat het leeg als je een particulier bent. Het geldt alleen voor een partnerschap, trust of nalatenschap (of een als partnerschap belaste LLC) die het formulier geeft aan een ander partnerschap, trust of nalatenschap waarin ze een belang heeft. |
| Line 4Exempt payee code (if any) | Een code voor begunstigden die zijn vrijgesteld van back-upinhouding. | Particulieren, ook eenmanszaken, zijn meestal niet vrijgesteld, dus laat leeg. Corporations kunnen bij sommige betalingen zijn vrijgesteld. Gebruik de code uit de toelichting bij het formulier of vraag het de aanvrager. |
| Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any) | Een code voor vrijstelling van FATCA-rapportage, voor rekeningen buiten de Verenigde Staten. | Gebruik je het formulier alleen voor een rekening in de Verenigde Staten, laat het dan leeg. Vul het alleen in als de aanvrager zegt dat het van toepassing is. |
| Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.) | Waarheen de aanvrager je belastingdocumenten stuurt. | Schrijf je adres met nummer en appartement of suite. Wijkt het af van het adres dat de aanvrager al heeft, schrijf dan “NEW” boven aan het formulier. |
| Line 6City, state, and ZIP code | De plaats, staat en ZIP-code van dat adres. | Schrijf ze zo dat ze samen met regel 5 één adres vormen. |
| Line 7List account number(s) here (optional) | Een rekeningnummer waarmee de aanvrager je kan vinden, als die erom vraagt. | Optioneel. Laat leeg tenzij de aanvrager om een nummer vroeg. |
Deel I: Belastingnummer
| Op het formulier | Wat het betekent | Hoe vul je het in |
|---|---|---|
| Social security number | Je Social Security-nummer, of een ITIN als je geen SSN kunt krijgen. | Particulieren vullen hun SSN in. Een inwonende vreemdeling die geen SSN heeft en er geen kan krijgen, vult hier de ITIN in. Een eenmanszaak met een EIN mag beide gebruiken, maar de IRS moedigt de SSN aan. Het nummer moet bij de naam op regel 1 passen. |
| Employer identification number | Het werkgeversidentificatienummer van een entiteit. | Bedrijven, partnerschappen, trusts en organisaties vullen hun EIN in. Een genegeerde eenpersoons-LLC gebruikt de SSN of EIN van haar eigenaar. Een als corporation of partnerschap belaste LLC gebruikt haar eigen EIN. Heb je nog geen nummer, vraag er dan een aan en schrijf “Applied For”. |
Deel II: Verklaring
| Op het formulier | Wat het betekent | Hoe vul je het in |
|---|---|---|
| Signature of U.S. person | Je handtekening, die bevestigt dat de gegevens kloppen. | Teken zelf. Bij betalingen voor freelancewerk moet je altijd een juist nummer geven, en tekenen als de aanvrager erom vraagt of als je eerder hoorde dat je een verkeerd nummer gaf. Heeft de IRS je laten weten dat back-upinhouding geldt voor niet-aangegeven rente of dividend, streep dan punt 2 van de verklaring door voordat je tekent. |
| Date | De dag waarop je tekent. | Schrijf de datum van vandaag. Een formulier zonder handtekening of datum kan als onvolledig gelden. |
Belangrijke termen
| Term op het formulier | Wat het betekent |
|---|---|
| Requester | De persoon of het bedrijf die het formulier vraagt en bewaart, zoals een klant, een platform of een bank. |
| U.S. person | Een Amerikaans staatsburger of inwonende vreemdeling, of een in de Verenigde Staten opgericht partnerschap, bedrijf, nalatenschap of binnenlandse trust. |
| Taxpayer identification number (TIN) | Het nummer waaronder de betaler je inkomen meldt: een SSN, ITIN, adoptie-TIN of EIN. |
| SSN / ITIN | Een Social Security-nummer, of een individueel belastingnummer voor mensen die geen SSN kunnen krijgen. |
| Employer identification number (EIN) | Een belastingnummer van negen cijfers dat de IRS aan bedrijven en andere entiteiten geeft. |
| Disregarded entity | Een bedrijf met één eigenaar, zoals een eenpersoons-LLC, dat voor de federale belasting als onderdeel van zijn eigenaar geldt. |
| Backup withholding | Een inhouding van 24% die betalers op je betalingen moeten inhouden en aan de IRS moeten afdragen als je geen of een verkeerd belastingnummer geeft. |
| Information return (Form 1099) | Het jaarlijkse formulier waarmee een betaler de IRS meldt wat het je betaalde. |
| FATCA | Een Amerikaanse wet die buitenlandse banken verplicht rekeningen van Amerikaanse personen te melden; regel 4 heeft een code voor vrijstellingen. |
Veelgemaakte fouten
- 1
Het gebruiken als buitenlandse persoon
Het W-9 is voor Amerikaanse personen. Iemand buiten de VS geeft een W-8 (een particulier het W-8BEN).
- 2
Het naar de IRS sturen
Het formulier zegt het vetgedrukt: geef het aan de aanvrager, stuur het niet naar de IRS.
- 3
Een bedrijfsnaam op regel 1
Regel 1 bevat de naam op je belastingaangifte. Een eenmanszaak schrijft daar zijn eigen naam en de bedrijfsnaam op regel 2.
- 4
Een naam en nummer die niet bij elkaar passen
Een verkeerd cijfer of een naam die niet bij het nummer past, leidt tot back-upinhouding en brieven. Neem het nummer over van je Social Security-kaart of een brief van de IRS.
- 5
“LLC” aanvinken bij een genegeerde LLC
Een genegeerde eenpersoons-LLC vinkt het vakje van de indeling van haar eigenaar aan, zoals “Individual/sole proprietor”, niet “LLC”.
- 6
Als particulier een vrijstellingscode invullen
Particulieren en eenmanszaken zijn meestal niet vrijgesteld van back-upinhouding. Laat regel 4 leeg tenzij de toelichting zegt dat je ervoor in aanmerking komt.
- 7
Het niet ondertekenen
Onderteken en dateer het formulier. Ook als de wet bij sommige betalingen geen handtekening eist, kan de aanvrager erom vragen.
- 8
Het na een wijziging niet bijwerken
Geef de aanvrager een nieuw formulier als je naam of belastingnummer verandert en als je geen vrijgestelde begunstigde meer bent.
Vragen en antwoorden
Stuur ik formulier W-9 naar de IRS?
Nee. Geef het aan het bedrijf of platform dat erom vroeg. Dat bewaart het formulier en gebruikt het voor de belastingopgaven aan het einde van het jaar.
Gebruik ik mijn SSN of een EIN als eenmanszaak?
Beide kunnen als je ze allebei hebt, maar de IRS moedigt eenmanszaken aan hun SSN te gebruiken. Het nummer moet bij de naam op regel 1 passen.
Waarom vraagt een klant me om een W-9?
Omdat die verwacht je genoeg te betalen om de betaling aan de IRS te moeten melden, bijvoorbeeld op een 1099-NEC voor freelancewerk. Daarvoor heeft hij je naam, adres en belastingnummer nodig.
Wat als ik nog geen belastingnummer heb?
Vraag er meteen een aan en schrijf “Applied For” in Deel I, onderteken en dateer het formulier en geef het af. Voor rente en dividend heb je meestal 60 dagen om het nummer te leveren. Bij andere betalingen geldt de back-upinhouding van 24% totdat je het geeft.
Wat gebeurt er als ik geen W-9 geef?
De betaler kan 24% van je betalingen inhouden als back-upinhouding, en je riskeert een boete van $ 50 als je zonder goede reden je juiste nummer niet geeft.
Is een W-9 eeuwig geldig?
Het heeft geen vervaldatum. Geef een nieuw formulier als je naam of belastingnummer verandert, of als je geen vrijgestelde begunstigde meer bent.
Ik woon buiten de Verenigde Staten. Gebruik ik een W-9?
Alleen als je een Amerikaanse persoon bent, bijvoorbeeld een Amerikaans staatsburger die in het buitenland woont. Ben je een buitenlandse persoon, gebruik dan een formulier W-8, voor een particulier het W-8BEN.
Vul dit formulier in je eigen taal in
Upload het formulier naar OtterFill. Het legt elke vraag uit in jouw taal, vult antwoorden alvast in uit je documenten en controleert het formulier voordat je het indient.
Deze gids legt een formulier uit. Het is geen juridisch, fiscaal of immigratieadvies, en formulieren veranderen: lees de officiële toelichting voordat je het indient.