OtterFill

Cách điền Mẫu W-9

Mẫu W-9 là mẫu bạn đưa cho doanh nghiệp hoặc nền tảng ở Mỹ trả tiền cho bạn, để họ có tên và mã số thuế đúng của bạn cho báo cáo thuế cuối năm. Chỉ người Mỹ dùng mẫu này, và bạn đưa cho bên trả tiền, không đưa cho IRS.

Lần đối chiếu gần nhất với biểu mẫu chính thức:

Biểu mẫu
W-9
Phiên bản
Rev. March 2024
Cơ quan phát hành
Internal Revenue Service (IRS)
Ngôn ngữ của biểu mẫu
English
Ai nhận
Doanh nghiệp hoặc nền tảng đã yêu cầu (bên yêu cầu), không phải IRS
Ai điền
Công dân và cư dân Mỹ cùng các công ty Mỹ; người ngoài nước Mỹ dùng mẫu W-8
Hiệu lực
Không có ngày hết hạn; hãy đưa mẫu mới khi tên hoặc mã số thuế của bạn thay đổi
Chi phí
Miễn phí
Nếu không có mã số thuế
Bên trả tiền có thể khấu trừ 24% các khoản trả cho bạn (khấu trừ dự phòng)

Biểu mẫu này là gì

Mẫu W-9, «Request for Taxpayer Identification Number and Certification», là cách một doanh nghiệp trả tiền cho bạn lấy thông tin cần cho báo cáo gửi IRS. Các bên trả tiền như khách hàng, nền tảng, ngân hàng và công ty môi giới dùng nó để báo cáo số tiền đã trả cho bạn trên các mẫu như 1099-NEC (công việc freelance), 1099-INT (lãi) hay 1099-K (thanh toán bằng thẻ và qua nền tảng).

Mẫu hỏi bạn là ai, bạn chịu thuế theo diện nào (cá nhân, công ty, v.v.), gửi tài liệu thuế đến đâu và mã số thuế của bạn là gì. Khi ký, bạn cam đoan dưới hình phạt khai man rằng số đó đúng và bạn là người Mỹ.

Mẫu dài một trang, kèm hướng dẫn. Các dòng dưới đây theo ấn bản hiện hành. Bạn phải điền bao nhiêu tùy thuộc bạn là ai: freelancer cá nhân chỉ điền vài ô.

Ai phải điền

Bạn điền mẫu này nếu:

  • Bạn là công dân Mỹ, người nước ngoài là cư dân Mỹ, hoặc công ty, hợp danh, di sản hay quỹ ủy thác trong nước của Mỹ.
  • Một doanh nghiệp, nền tảng, ngân hàng hoặc công ty môi giới trả tiền cho bạn hay quản lý tài khoản của bạn đã yêu cầu.

Hãy dùng mẫu khác nếu:

  • Bạn là người nước ngoài không phải cư dân Mỹ về mặt thuế: dùng mẫu W-8 (cá nhân dùng W-8BEN) hoặc Mẫu 8233.
  • Bên trả tiền đưa bạn mẫu riêng của họ: hãy dùng nếu về cơ bản nó giống W-9.

Hướng dẫn từng mục

Dòng 1 đến 7: bạn là ai và chịu thuế thế nào

Line 1Name of entity/individualTên của người có mã số thuế; bắt buộc phải điền.Viết tên như trong tờ khai thuế của bạn. Là cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp cá thể, hãy ghi tên của chính bạn, không phải tên doanh nghiệp. Nếu bạn đổi họ mà chưa báo cho Social Security Administration, hãy viết tên, họ trên thẻ Social Security và họ mới.
Line 2Business name/disregarded entity name, if different from aboveTên doanh nghiệp hoặc «doing business as», hoặc tên của thực thể bị bỏ qua.Ghi ở đây tên doanh nghiệp nếu khác dòng 1. Chủ doanh nghiệp cá thể ghi tên doanh nghiệp ở đây, không bao giờ ở dòng 1. Để trống nếu không có.
Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1Phân loại của bạn cho thuế liên bang Mỹ.Chỉ đánh dấu một ô. Cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp cá thể đánh dấu «Individual/sole proprietor». Hợp danh hoặc công ty đánh dấu ô của mình. LLC chịu thuế như hợp danh hoặc công ty đánh dấu «LLC» và ghi P, C hoặc S. LLC một thành viên bị bỏ qua đánh dấu ô của chủ sở hữu, không phải «LLC».
Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiariesMột ô cho các thực thể chuyển tiếp có đối tác, chủ sở hữu hoặc người thụ hưởng nước ngoài.Để trống nếu bạn là cá nhân. Chỉ áp dụng cho hợp danh, quỹ ủy thác hoặc di sản (hay LLC chịu thuế như hợp danh) đưa mẫu cho một hợp danh, quỹ hoặc di sản khác mà họ có phần sở hữu.
Line 4Exempt payee code (if any)Mã dành cho người nhận được miễn khấu trừ dự phòng.Cá nhân, kể cả chủ doanh nghiệp cá thể, thường không được miễn, nên hãy để trống. Công ty có thể được miễn với một số khoản trả. Dùng mã trong hướng dẫn của mẫu hoặc hỏi bên yêu cầu.
Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any)Mã miễn báo cáo FATCA, cho tài khoản ở ngoài Hoa Kỳ.Nếu bạn chỉ dùng mẫu cho tài khoản ở Hoa Kỳ, hãy để trống. Chỉ điền khi bên yêu cầu nói rằng nó áp dụng.
Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.)Địa chỉ mà bên yêu cầu gửi tài liệu thuế của bạn.Viết địa chỉ cùng số nhà và căn hộ hoặc phòng. Nếu khác địa chỉ bên yêu cầu đã có, hãy viết «NEW» ở đầu mẫu.
Line 6City, state, and ZIP codeThành phố, tiểu bang và mã ZIP của địa chỉ đó.Viết sao cho cùng dòng 5 tạo thành một địa chỉ.
Line 7List account number(s) here (optional)Số tài khoản mà bên yêu cầu có thể dùng để tìm bạn, nếu họ hỏi.Không bắt buộc. Để trống trừ khi bên yêu cầu đã hỏi số.

Phần I: Mã số nhận dạng người nộp thuế

Social security numberSố Social Security của bạn, hoặc ITIN nếu bạn không đủ điều kiện có SSN.Cá nhân ghi SSN. Người nước ngoài là cư dân không có SSN và không đủ điều kiện có SSN ghi ITIN ở đây. Chủ doanh nghiệp cá thể có EIN có thể dùng một trong hai, nhưng IRS khuyến khích dùng SSN. Số phải khớp với tên ở dòng 1.
Employer identification numberMã số nhận dạng nhà tuyển dụng của một thực thể.Công ty, hợp danh, quỹ ủy thác và tổ chức ghi EIN của mình. LLC một thành viên bị bỏ qua dùng SSN hoặc EIN của chủ sở hữu. LLC chịu thuế như công ty hoặc hợp danh dùng EIN riêng. Nếu chưa có số, hãy đăng ký và viết «Applied For».

Phần II: Cam đoan

Signature of U.S. personChữ ký của bạn, xác nhận thông tin là đúng.Tự ký. Với các khoản trả cho công việc freelance, bạn luôn phải đưa số đúng, và phải ký nếu bên yêu cầu đề nghị hoặc nếu trước đây bạn được báo là đã đưa số sai. Nếu IRS thông báo rằng khấu trừ dự phòng áp dụng vì lãi hoặc cổ tức không khai, hãy gạch mục 2 của phần cam đoan trước khi ký.
DateNgày bạn ký.Ghi ngày hôm nay. Mẫu không có chữ ký hoặc ngày có thể bị coi là chưa đầy đủ.

Thuật ngữ chính

RequesterNgười hoặc doanh nghiệp yêu cầu mẫu từ bạn và lưu giữ nó, như khách hàng, nền tảng hay ngân hàng.
U.S. personCông dân hoặc người nước ngoài là cư dân Mỹ, hoặc hợp danh, công ty, di sản hay quỹ ủy thác trong nước được lập tại Hoa Kỳ.
Taxpayer identification number (TIN)Số mà bên trả tiền dùng để báo cáo thu nhập của bạn: SSN, ITIN, TIN nhận con nuôi hoặc EIN.
SSN / ITINSố Social Security, hoặc mã số nhận dạng người nộp thuế cá nhân cho những người không thể có SSN.
Employer identification number (EIN)Mã số thuế chín chữ số mà IRS cấp cho doanh nghiệp và các thực thể khác.
Disregarded entityDoanh nghiệp có một chủ sở hữu, như LLC một thành viên, được coi là một phần của chủ sở hữu về thuế liên bang.
Backup withholdingKhoản thuế 24% mà bên trả tiền phải giữ lại từ các khoản trả cho bạn và nộp cho IRS nếu bạn không đưa mã số thuế hoặc đưa sai.
Information return (Form 1099)Mẫu hằng năm mà bên trả tiền nộp cho IRS để báo cáo số đã trả cho bạn.
FATCAMột đạo luật Mỹ buộc ngân hàng nước ngoài báo cáo tài khoản của người Mỹ; dòng 4 có mã miễn trừ.

Lỗi thường gặp

  1. 1

    Dùng như một người nước ngoài

    W-9 dành cho người Mỹ. Người ngoài nước Mỹ nộp W-8 (cá nhân dùng W-8BEN).

  2. 2

    Gửi cho IRS

    Mẫu ghi bằng chữ đậm: đưa cho bên yêu cầu, đừng gửi cho IRS.

  3. 3

    Tên doanh nghiệp ở dòng 1

    Dòng 1 là tên trong tờ khai thuế của bạn. Chủ doanh nghiệp cá thể ghi tên mình ở đó và tên doanh nghiệp ở dòng 2.

  4. 4

    Tên và số không khớp

    Một chữ số sai hoặc tên không khớp với số dẫn đến khấu trừ dự phòng và thông báo. Hãy chép số từ thẻ Social Security hoặc thư của IRS.

  5. 5

    Đánh dấu «LLC» cho LLC bị bỏ qua

    LLC một thành viên bị bỏ qua đánh dấu ô phân loại của chủ sở hữu, như «Individual/sole proprietor», không phải «LLC».

  6. 6

    Điền mã người nhận được miễn khi là cá nhân

    Cá nhân và chủ doanh nghiệp cá thể thường không được miễn khấu trừ dự phòng. Để trống dòng 4 trừ khi hướng dẫn nói bạn đủ điều kiện.

  7. 7

    Để không ký

    Hãy ký và ghi ngày. Ngay cả khi luật không yêu cầu chữ ký cho một số khoản trả, bên yêu cầu vẫn có thể đề nghị.

  8. 8

    Không cập nhật sau khi có thay đổi

    Hãy đưa bên yêu cầu mẫu mới khi tên hoặc mã số thuế của bạn thay đổi, và khi bạn không còn là người nhận được miễn.

Hỏi và đáp

Tôi có gửi Mẫu W-9 cho IRS không?

Không. Hãy đưa cho doanh nghiệp hoặc nền tảng đã yêu cầu. Họ giữ mẫu và dùng cho báo cáo thuế cuối năm.

Là chủ doanh nghiệp cá thể, tôi dùng SSN hay EIN?

Cả hai đều được nếu bạn có cả hai, nhưng IRS khuyến khích chủ doanh nghiệp cá thể dùng SSN. Số phải khớp với tên ở dòng 1.

Vì sao khách hàng yêu cầu tôi W-9?

Vì họ dự kiến trả cho bạn đủ nhiều để phải báo cáo khoản trả cho IRS, ví dụ trên 1099-NEC cho công việc freelance. Để làm vậy họ cần tên, địa chỉ và mã số thuế của bạn.

Nếu tôi chưa có mã số thuế thì sao?

Hãy đăng ký ngay và viết «Applied For» ở Phần I, rồi ký, ghi ngày và nộp mẫu. Với lãi và cổ tức, bạn thường có 60 ngày để đưa số. Với các khoản trả khác, khấu trừ dự phòng 24% áp dụng cho đến khi bạn đưa số.

Điều gì xảy ra nếu tôi không nộp W-9?

Bên trả tiền có thể khấu trừ 24% các khoản trả cho bạn dưới dạng khấu trừ dự phòng, và bạn có thể bị phạt 50 đô la vì không đưa số đúng, trừ khi có lý do chính đáng.

W-9 có hiệu lực mãi mãi không?

Không có ngày hết hạn. Hãy nộp mẫu mới khi tên hoặc mã số thuế thay đổi, hoặc khi bạn không còn là người nhận được miễn.

Tôi sống ngoài Hoa Kỳ. Tôi có dùng W-9 không?

Chỉ khi bạn là người Mỹ, ví dụ công dân Mỹ sống ở nước ngoài. Nếu bạn là người nước ngoài, hãy dùng mẫu W-8, tức là W-8BEN cho cá nhân.

Điền biểu mẫu này bằng ngôn ngữ của bạn

Tải biểu mẫu lên OtterFill. Công cụ giải thích từng câu hỏi bằng ngôn ngữ của bạn, điền sẵn câu trả lời từ giấy tờ của bạn và kiểm tra biểu mẫu trước khi bạn nộp.

Điền biểu mẫu nàyLấy biểu mẫu trống từ nguồn chính thức

Hướng dẫn này giải thích một biểu mẫu. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay nhập cư, và biểu mẫu có thể thay đổi: hãy xem hướng dẫn chính thức trước khi nộp.

Thêm hướng dẫn biểu mẫu