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Formular W-9 ausfüllen

Das Formular W-9 geben Sie einem US-Unternehmen oder einer Plattform, die Sie bezahlt, damit es Ihren richtigen Namen und Ihre Steuernummer für seine Jahresmeldungen hat. Nur US-Personen verwenden es, und Sie geben es dem Zahler, nie dem IRS.

Zuletzt mit dem offiziellen Formular abgeglichen:

Formular
W-9
Ausgabe
Rev. March 2024
Herausgegeben von
Internal Revenue Service (IRS)
Sprache des Formulars
English
Wer es erhält
Das Unternehmen oder die Plattform, die es verlangt hat (der Anfordernde), nicht der IRS
Wer es ausfüllt
US-Staatsbürger und in den USA Ansässige sowie US-Unternehmen; wer außerhalb der USA lebt, nimmt ein Formular W-8
Wie lange es gilt
Kein Ablaufdatum; geben Sie ein neues ab, wenn sich Name oder Steuernummer ändern
Kosten
Kostenlos
Ohne Steuernummer
Der Zahler kann 24 % Ihrer Zahlungen einbehalten (Ersatzeinbehalt)

Was dieses Formular ist

Das Formular W-9, „Request for Taxpayer Identification Number and Certification“, ist der Weg, auf dem ein Unternehmen, das Sie bezahlt, die Angaben für seine Meldungen an den IRS erhält. Zahler wie Kunden, Plattformen, Banken und Broker nutzen es, um zu melden, was sie Ihnen gezahlt haben, auf Formularen wie dem 1099-NEC (freiberufliche Arbeit), 1099-INT (Zinsen) oder 1099-K (Karten- und Plattformzahlungen).

Es fragt, wer Sie sind, wie Sie besteuert werden (als Privatperson, Unternehmen usw.), wohin Ihre Steuerunterlagen gehen und wie Ihre Steuernummer lautet. Mit Ihrer Unterschrift versichern Sie unter Strafandrohung bei Falschaussage, dass die Nummer stimmt und dass Sie eine US-Person sind.

Das Formular umfasst eine Seite plus Anleitung. Die Zeilen unten folgen der aktuellen Ausgabe. Wie viel Sie ausfüllen müssen, hängt davon ab, wer Sie sind: Eine freiberufliche Einzelperson füllt nur wenige Felder aus.

Wer es ausfüllen muss

Sie füllen es aus, wenn:

  • Sie US-Staatsbürger, in den USA ansässiger Ausländer oder ein US-Unternehmen, eine US-Personengesellschaft, ein US-Nachlass oder ein inländischer Trust sind.
  • Ein Unternehmen, eine Plattform, eine Bank oder ein Broker, der Sie bezahlt oder Ihr Konto führt, es von Ihnen verlangt hat.

Nehmen Sie ein anderes Formular, wenn:

  • Sie eine ausländische Person sind, die steuerlich nicht in den USA ansässig ist: Formular W-8 (für Privatpersonen das W-8BEN) oder Formular 8233.
  • Der Zahler Ihnen sein eigenes Formular gegeben hat: Nutzen Sie es, wenn es dem W-9 im Wesentlichen entspricht.

Anleitung Feld für Feld

Zeilen 1 bis 7: wer Sie sind und wie Sie besteuert werden

Line 1Name of entity/individualDer Name, dem die Steuernummer gehört; eine Angabe ist Pflicht.Schreiben Sie den Namen so, wie er in Ihrer Steuererklärung steht. Als Privatperson oder Einzelunternehmer nehmen Sie Ihren eigenen Namen, nicht den Ihres Unternehmens. Haben Sie Ihren Nachnamen geändert, ohne die Social Security Administration zu informieren, schreiben Sie den Vornamen, den Nachnamen auf Ihrer Social-Security-Karte und Ihren neuen Nachnamen.
Line 2Business name/disregarded entity name, if different from aboveEin Firmen- oder „doing business as“-Name oder der Name einer unbeachteten Einheit.Schreiben Sie hier den Namen Ihres Unternehmens, wenn er sich von Zeile 1 unterscheidet. Ein Einzelunternehmer setzt den Firmennamen hierher, nie in Zeile 1. Lassen Sie es leer, wenn Sie keinen haben.
Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1Wie Sie für die US-Bundessteuer eingestuft werden.Kreuzen Sie nur ein Feld an. Privatpersonen oder Einzelunternehmer kreuzen „Individual/sole proprietor“ an. Eine Personen- oder Kapitalgesellschaft kreuzt ihr eigenes Feld an. Eine als Personen- oder Kapitalgesellschaft besteuerte LLC kreuzt „LLC“ an und trägt P, C oder S ein. Eine unbeachtete Ein-Personen-LLC kreuzt das Feld ihres Inhabers an, nicht „LLC“.
Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiariesEin Feld für Durchleitungseinheiten mit ausländischen Gesellschaftern, Eigentümern oder Begünstigten.Lassen Sie es leer, wenn Sie eine Privatperson sind. Es gilt nur für eine Personengesellschaft, einen Trust oder einen Nachlass (oder eine als Personengesellschaft besteuerte LLC), die das Formular an eine andere Personengesellschaft, einen Trust oder Nachlass gibt, an dem sie beteiligt ist.
Line 4Exempt payee code (if any)Ein Code für Empfänger, die vom Ersatzeinbehalt befreit sind.Privatpersonen, auch Einzelunternehmer, sind in der Regel nicht befreit, lassen Sie es also leer. Kapitalgesellschaften können bei manchen Zahlungen befreit sein. Nehmen Sie den Code aus der Formularanleitung oder fragen Sie den Anfordernden.
Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any)Ein Code für die Befreiung von der FATCA-Meldung bei Konten außerhalb der USA.Nutzen Sie das Formular nur für ein Konto in den USA, lassen Sie es leer. Füllen Sie es nur aus, wenn der Anfordernde sagt, dass es gilt.
Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.)Wohin der Anfordernde Ihre Steuerunterlagen schickt.Schreiben Sie Ihre Adresse mit Hausnummer und Wohnung oder Suite. Weicht sie von der beim Anfordernden bekannten ab, schreiben Sie „NEW“ oben auf das Formular.
Line 6City, state, and ZIP codeStadt, Bundesstaat und ZIP-Code dieser Adresse.Schreiben Sie sie so, dass sie mit Zeile 5 eine Adresse ergeben.
Line 7List account number(s) here (optional)Eine Kontonummer, mit der der Anfordernde Sie finden kann, falls er danach fragt.Optional. Lassen Sie es leer, außer der Anfordernde hat nach einer Nummer gefragt.

Teil I: Steuer-Identifikationsnummer

Social security numberIhre Social-Security-Nummer oder eine ITIN, wenn Sie keine SSN erhalten können.Privatpersonen tragen ihre SSN ein. Ein ansässiger Ausländer ohne SSN, der keine erhalten kann, trägt hier seine ITIN ein. Ein Einzelunternehmer mit EIN kann beides nutzen, der IRS empfiehlt aber die SSN. Die Nummer muss zum Namen in Zeile 1 passen.
Employer identification numberDie Arbeitgeber-Identifikationsnummer einer Einheit.Unternehmen, Personengesellschaften, Trusts und Organisationen tragen ihre EIN ein. Eine unbeachtete Ein-Personen-LLC nutzt die SSN oder EIN ihres Inhabers. Eine als Kapital- oder Personengesellschaft besteuerte LLC nutzt ihre eigene EIN. Haben Sie noch keine Nummer, beantragen Sie eine und schreiben „Applied For“.

Teil II: Versicherung

Signature of U.S. personIhre Unterschrift, die bestätigt, dass die Angaben stimmen.Unterschreiben Sie selbst. Bei Zahlungen für freiberufliche Arbeit müssen Sie immer eine richtige Nummer angeben und unterschreiben, wenn der Anfordernde es verlangt oder wenn man Ihnen schon einmal sagte, Sie hätten eine falsche Nummer genannt. Hat der IRS Sie benachrichtigt, dass wegen nicht gemeldeter Zinsen oder Dividenden Ersatzeinbehalt gilt, streichen Sie vor dem Unterschreiben Punkt 2 der Versicherung durch.
DateDer Tag Ihrer Unterschrift.Tragen Sie das heutige Datum ein. Ein nicht unterschriebenes oder undatiertes Formular kann als unvollständig gelten.

Wichtige Begriffe

RequesterDie Person oder das Unternehmen, die das Formular von Ihnen verlangt und aufbewahrt, etwa ein Kunde, eine Plattform oder eine Bank.
U.S. personEin US-Staatsbürger oder in den USA ansässiger Ausländer oder eine in den USA gegründete Personengesellschaft, Gesellschaft, ein Nachlass oder inländischer Trust.
Taxpayer identification number (TIN)Die Nummer, unter der der Zahler Ihr Einkommen meldet: eine SSN, ITIN, Adoptions-TIN oder EIN.
SSN / ITINEine Social-Security-Nummer oder eine individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummer für Personen, die keine SSN erhalten können.
Employer identification number (EIN)Eine neunstellige Steuernummer, die der IRS Unternehmen und anderen Einheiten gibt.
Disregarded entityEin Unternehmen mit einem Eigentümer, etwa eine Ein-Personen-LLC, das für die Bundessteuer als Teil seines Eigentümers gilt.
Backup withholdingEin Einbehalt von 24 %, den Zahler von Ihren Zahlungen zurückhalten und an den IRS abführen müssen, wenn Sie keine oder eine falsche Steuernummer angeben.
Information return (Form 1099)Das Jahresformular, mit dem ein Zahler dem IRS meldet, was er Ihnen gezahlt hat.
FATCAEin US-Gesetz, nach dem ausländische Banken Konten von US-Personen melden; Zeile 4 hat einen Code für Befreiungen.

Häufige Fehler

  1. 1

    Es als ausländische Person verwenden

    Das W-9 ist für US-Personen. Wer außerhalb der USA lebt, gibt ein W-8 ab (Privatpersonen das W-8BEN).

  2. 2

    Es an den IRS schicken

    Das Formular sagt es fett gedruckt: Geben Sie es dem Anfordernden, schicken Sie es nicht an den IRS.

  3. 3

    Ein Firmenname in Zeile 1

    Zeile 1 enthält den Namen aus Ihrer Steuererklärung. Ein Einzelunternehmer schreibt dort seinen eigenen Namen und den Firmennamen in Zeile 2.

  4. 4

    Name und Nummer passen nicht zusammen

    Eine falsche Ziffer oder ein Name, der nicht zur Nummer passt, führt zu Ersatzeinbehalt und Schreiben. Übernehmen Sie die Nummer von Ihrer Social-Security-Karte oder einem IRS-Brief.

  5. 5

    „LLC“ bei einer unbeachteten LLC ankreuzen

    Eine unbeachtete Ein-Personen-LLC kreuzt das Feld für die Einstufung ihres Inhabers an, etwa „Individual/sole proprietor“, nicht „LLC“.

  6. 6

    Als Privatperson einen Befreiungscode eintragen

    Privatpersonen und Einzelunternehmer sind in der Regel nicht vom Ersatzeinbehalt befreit. Lassen Sie Zeile 4 leer, außer die Anleitung sagt, dass Sie berechtigt sind.

  7. 7

    Es nicht unterschreiben

    Unterschreiben und datieren Sie. Auch wenn das Gesetz bei manchen Zahlungen keine Unterschrift verlangt, kann der Anfordernde sie fordern.

  8. 8

    Es nach einer Änderung nicht aktualisieren

    Geben Sie dem Anfordernden ein neues Formular, wenn sich Name oder Steuernummer ändern und wenn Sie nicht mehr befreiter Empfänger sind.

Fragen und Antworten

Schicke ich das Formular W-9 an den IRS?

Nein. Geben Sie es dem Unternehmen oder der Plattform, die es verlangt hat. Es bewahrt das Formular auf und nutzt es für die Jahresmeldungen.

Nehme ich als Einzelunternehmer meine SSN oder eine EIN?

Beides geht, wenn Sie beides haben, aber der IRS empfiehlt Einzelunternehmern die SSN. Die Nummer muss zum Namen in Zeile 1 passen.

Warum verlangt ein Kunde ein W-9 von mir?

Weil er Ihnen voraussichtlich so viel zahlt, dass er die Zahlung dem IRS melden muss, etwa auf einem 1099-NEC für freiberufliche Arbeit. Dafür braucht er Ihren Namen, Ihre Adresse und Steuernummer.

Was, wenn ich noch keine Steuernummer habe?

Beantragen Sie sofort eine und schreiben Sie „Applied For“ in Teil I, dann unterschreiben, datieren und geben Sie das Formular ab. Bei Zinsen und Dividenden haben Sie in der Regel 60 Tage, um die Nummer nachzureichen. Bei anderen Zahlungen gilt der Ersatzeinbehalt von 24 %, bis Sie sie angeben.

Was passiert, wenn ich kein W-9 abgebe?

Der Zahler kann 24 % Ihrer Zahlungen als Ersatzeinbehalt einbehalten, und Sie riskieren eine Strafe von 50 $, wenn Sie Ihre richtige Nummer ohne triftigen Grund nicht angeben.

Gilt ein W-9 unbegrenzt?

Es hat kein Ablaufdatum. Geben Sie ein neues ab, wenn sich Name oder Steuernummer ändern oder Sie nicht mehr befreiter Empfänger sind.

Ich lebe außerhalb der USA. Nehme ich ein W-9?

Nur wenn Sie eine US-Person sind, zum Beispiel ein im Ausland lebender US-Staatsbürger. Sind Sie eine ausländische Person, nehmen Sie ein Formular W-8, für Privatpersonen das W-8BEN.

Füllen Sie dieses Formular in Ihrer Sprache aus

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