OtterFillComment remplir le formulaire W-9
Le formulaire W-9 est celui que vous remettez à l'entreprise ou à la plateforme américaine qui vous paie, pour qu'elle ait votre nom et votre numéro fiscal exacts dans ses déclarations de fin d'année. Seules les personnes américaines l'utilisent, et on le remet au payeur, jamais à l'IRS.
Dernière vérification avec le formulaire officiel:
- Formulaire
- W-9
- Édition
- Rev. March 2024
- Délivré par
- Internal Revenue Service (IRS)
- Langue du formulaire
- English
- Qui le reçoit
- L'entreprise ou la plateforme qui l'a demandé (le demandeur), pas l'IRS
- Qui le remplit
- Les citoyens et résidents américains et les sociétés américaines ; hors des États-Unis, on utilise un formulaire W-8
- Durée de validité
- Pas de date d'expiration ; remettez-en un nouveau quand votre nom ou votre numéro fiscal change
- Coût
- Gratuit
- Sans numéro fiscal
- Le payeur peut retenir 24 % de vos paiements (retenue de précaution)
Ce qu'est ce formulaire
Le formulaire W-9, « Request for Taxpayer Identification Number and Certification », permet à une entreprise qui vous paie d'obtenir les informations dont elle a besoin pour ses déclarations à l'IRS. Les payeurs comme les clients, plateformes, banques et courtiers s'en servent pour déclarer ce qu'ils vous ont payé sur des formulaires tels que le 1099-NEC (travail indépendant), le 1099-INT (intérêts) ou le 1099-K (paiements par carte et via des plateformes).
Il demande qui vous êtes, comment vous êtes imposé (en tant que particulier, société, etc.), où envoyer vos documents fiscaux et votre numéro fiscal. En signant, vous certifiez sous peine de parjure que le numéro est exact et que vous êtes une personne américaine.
Le formulaire tient sur une page, plus les instructions. Les lignes ci-dessous suivent l'édition actuelle. Ce que vous devez remplir dépend de qui vous êtes : un indépendant particulier ne remplit que quelques cases.
Qui doit le remplir
Vous le remplissez si :
- Vous êtes citoyen américain, étranger résident aux États-Unis ou une société, un partnership, une succession ou un trust national américain.
- Une entreprise, une plateforme, une banque ou un courtier qui vous paie ou gère votre compte vous l'a demandé.
Utilisez un autre formulaire si :
- Vous êtes une personne étrangère non résidente des États-Unis sur le plan fiscal : utilisez un formulaire W-8 (pour un particulier, le W-8BEN) ou le formulaire 8233.
- Le payeur vous a remis son propre formulaire : utilisez-le s'il est substantiellement similaire au W-9.
Instructions champ par champ
Lignes 1 à 7 : qui vous êtes et comment vous êtes imposé
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Line 1Name of entity/individual | Le nom auquel appartient le numéro fiscal ; une entrée est obligatoire. | Écrivez le nom tel qu'il figure sur votre déclaration d'impôts. En tant que particulier ou entrepreneur individuel, utilisez votre propre nom, pas celui de votre entreprise. Si vous avez changé de nom sans en informer la Social Security Administration, écrivez le prénom, le nom figurant sur votre carte de sécurité sociale et votre nouveau nom. |
| Line 2Business name/disregarded entity name, if different from above | Un nom commercial ou « doing business as », ou le nom d'une entité ignorée. | Écrivez ici le nom de votre entreprise s'il diffère de la ligne 1. Un entrepreneur individuel met le nom de l'entreprise ici, jamais à la ligne 1. Laissez vide si vous n'en avez pas. |
| Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1 | Votre classification pour l'impôt fédéral américain. | Cochez une seule case. Un particulier ou entrepreneur individuel coche « Individual/sole proprietor ». Un partnership ou une corporation coche la sienne. Une LLC imposée comme partnership ou corporation coche « LLC » et indique P, C ou S. Une LLC unipersonnelle ignorée coche la case de son propriétaire, pas « LLC ». |
| Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiaries | Une case pour les entités transparentes qui ont des associés, propriétaires ou bénéficiaires étrangers. | Laissez-la vide si vous êtes un particulier. Elle ne concerne qu'un partnership, un trust ou une succession (ou une LLC imposée comme partnership) qui remet le formulaire à un autre partnership, trust ou succession dont il détient une part. |
| Line 4Exempt payee code (if any) | Un code pour les bénéficiaires exemptés de la retenue de précaution. | Les particuliers, entrepreneurs individuels compris, ne sont généralement pas exemptés : laissez vide. Les corporations peuvent l'être pour certains paiements. Utilisez le code des instructions du formulaire ou demandez au demandeur. |
| Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any) | Un code d'exemption de la déclaration FATCA, pour les comptes détenus hors des États-Unis. | Si vous n'utilisez le formulaire que pour un compte détenu aux États-Unis, laissez vide. Ne le remplissez que si le demandeur vous dit qu'il s'applique. |
| Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.) | L'adresse où le demandeur envoie vos documents fiscaux. | Écrivez votre adresse avec le numéro et l'appartement ou la suite. Si elle diffère de celle que le demandeur a déjà, écrivez « NEW » en haut du formulaire. |
| Line 6City, state, and ZIP code | La ville, l'État et le code postal de cette adresse. | Écrivez-les de façon à former une seule adresse avec la ligne 5. |
| Line 7List account number(s) here (optional) | Un numéro de compte que le demandeur peut utiliser pour vous retrouver, s'il en demande un. | Facultatif. Laissez vide sauf si le demandeur a demandé un numéro. |
Partie I : Numéro d'identification du contribuable
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Social security number | Votre numéro de sécurité sociale, ou un ITIN si vous ne pouvez pas obtenir de SSN. | Les particuliers écrivent leur SSN. Un étranger résident qui n'a pas de SSN et ne peut en obtenir écrit ici son ITIN. Un entrepreneur individuel qui a un EIN peut utiliser l'un ou l'autre, mais l'IRS encourage le SSN. Le numéro doit correspondre au nom de la ligne 1. |
| Employer identification number | Le numéro d'identification d'employeur d'une entité. | Les sociétés, partnerships, trusts et organisations écrivent leur EIN. Une LLC unipersonnelle ignorée utilise le SSN ou l'EIN de son propriétaire. Une LLC imposée comme corporation ou partnership utilise son propre EIN. Si vous n'avez pas encore de numéro, demandez-en un et écrivez « Applied For ». |
Partie II : Attestation
| Sur le formulaire | Ce que cela signifie | Comment le remplir |
|---|---|---|
| Signature of U.S. person | Votre signature, qui certifie que les informations sont exactes. | Signez vous-même. Pour des paiements de travail indépendant, vous devez toujours donner un numéro exact, et signer si le demandeur le demande ou si l'on vous a déjà dit que vous aviez donné un numéro erroné. Si l'IRS vous a notifié que la retenue de précaution s'applique pour des intérêts ou dividendes non déclarés, barrez le point 2 de l'attestation avant de signer. |
| Date | Le jour où vous signez. | Écrivez la date du jour. Un formulaire non signé ou non daté peut être considéré comme incomplet. |
Termes clés
| Terme du formulaire | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Requester | La personne ou l'entreprise qui vous demande le formulaire et le conserve, comme un client, une plateforme ou une banque. |
| U.S. person | Un citoyen ou étranger résident américain, ou un partnership, une société, une succession ou un trust national constitué aux États-Unis. |
| Taxpayer identification number (TIN) | Le numéro sous lequel le payeur déclare vos revenus : un SSN, ITIN, TIN d'adoption ou EIN. |
| SSN / ITIN | Un numéro de sécurité sociale, ou un numéro d'identification de contribuable individuel pour ceux qui ne peuvent obtenir de SSN. |
| Employer identification number (EIN) | Un numéro fiscal à neuf chiffres que l'IRS attribue aux entreprises et autres entités. |
| Disregarded entity | Une entreprise à propriétaire unique, comme une LLC unipersonnelle, traitée pour l'impôt fédéral comme une partie de son propriétaire. |
| Backup withholding | Une retenue de 24 % que les payeurs doivent prélever sur vos paiements, et verser à l'IRS, si vous ne donnez pas de numéro fiscal ou un numéro erroné. |
| Information return (Form 1099) | Le formulaire annuel qu'un payeur dépose auprès de l'IRS pour déclarer ce qu'il vous a payé. |
| FATCA | Une loi américaine qui oblige les banques étrangères à déclarer les comptes des personnes américaines ; la ligne 4 comporte un code d'exemption. |
Erreurs fréquentes
- 1
L'utiliser comme personne étrangère
Le W-9 est pour les personnes américaines. Une personne hors des États-Unis remet un W-8 (un particulier, le W-8BEN).
- 2
L'envoyer à l'IRS
Le formulaire le dit en gras : remettez-le au demandeur, ne l'envoyez pas à l'IRS.
- 3
Un nom commercial à la ligne 1
La ligne 1 porte le nom de votre déclaration d'impôts. Un entrepreneur individuel y écrit son propre nom et le nom de l'entreprise à la ligne 2.
- 4
Un nom et un numéro qui ne correspondent pas
Un chiffre erroné ou un nom qui ne correspond pas au numéro entraîne une retenue de précaution et des avis. Recopiez le numéro depuis votre carte de sécurité sociale ou un courrier de l'IRS.
- 5
Cocher « LLC » pour une LLC ignorée
Une LLC unipersonnelle ignorée coche la case de la classification de son propriétaire, comme « Individual/sole proprietor », pas « LLC ».
- 6
Remplir un code de bénéficiaire exempté en tant que particulier
Les particuliers et entrepreneurs individuels ne sont généralement pas exemptés de la retenue de précaution. Laissez la ligne 4 vide sauf si les instructions disent que vous y avez droit.
- 7
Le laisser non signé
Signez et datez. Même quand la loi n'exige pas de signature pour certains paiements, le demandeur peut la demander.
- 8
Ne pas le mettre à jour après un changement
Remettez un nouveau formulaire au demandeur quand votre nom ou votre numéro fiscal change, et quand vous cessez d'être un bénéficiaire exempté.
Questions et réponses
Dois-je envoyer le formulaire W-9 à l'IRS ?
Non. Remettez-le à l'entreprise ou à la plateforme qui l'a demandé. Elle le conserve et s'en sert pour ses déclarations fiscales de fin d'année.
Dois-je utiliser mon SSN ou un EIN comme entrepreneur individuel ?
L'un ou l'autre convient si vous avez les deux, mais l'IRS encourage les entrepreneurs individuels à utiliser leur SSN. Le numéro doit correspondre au nom de la ligne 1.
Pourquoi un client me demande-t-il un W-9 ?
Parce qu'il compte vous payer assez pour devoir déclarer le paiement à l'IRS, par exemple sur un 1099-NEC pour du travail indépendant. Il a besoin de votre nom, adresse et numéro fiscal pour cela.
Et si je n'ai pas encore de numéro fiscal ?
Demandez-en un tout de suite et écrivez « Applied For » dans la Partie I, puis signez, datez et remettez le formulaire. Pour les intérêts et dividendes, vous avez généralement 60 jours pour fournir le numéro. Pour les autres paiements, la retenue de précaution de 24 % s'applique jusqu'à ce que vous le donniez.
Que se passe-t-il si je ne remets pas de W-9 ?
Le payeur peut retenir 24 % de vos paiements au titre de la retenue de précaution, et vous risquez une pénalité de 50 $ pour ne pas avoir donné votre numéro exact, sauf motif raisonnable.
Un W-9 est-il valable indéfiniment ?
Il n'a pas de date d'expiration. Remettez-en un nouveau quand votre nom ou votre numéro fiscal change, ou quand vous cessez d'être un bénéficiaire exempté.
Je vis hors des États-Unis. Dois-je utiliser un W-9 ?
Seulement si vous êtes une personne américaine, par exemple un citoyen américain vivant à l'étranger. Si vous êtes une personne étrangère, utilisez un formulaire W-8, c'est-à-dire le W-8BEN pour un particulier.
Remplissez ce formulaire dans votre langue
Importez le formulaire dans OtterFill. Il explique chaque question dans votre langue, préremplit les réponses à partir de vos documents et vérifie le formulaire avant que vous l'envoyiez.
Ce guide explique un formulaire. Il ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en immigration, et les formulaires changent : consultez les instructions officielles avant de l'envoyer.