OtterFillComo preencher o Formulário W-9
O Formulário W-9 é o que você entrega à empresa ou plataforma dos EUA que paga você, para que ela tenha seu nome e número fiscal corretos nos relatórios de fim de ano. Só pessoas dos EUA o usam, e ele é entregue ao pagador, nunca ao IRS.
Última conferência com o formulário oficial:
- Formulário
- W-9
- Edição
- Rev. March 2024
- Emitido por
- Internal Revenue Service (IRS)
- Idioma do formulário
- English
- Quem recebe
- A empresa ou plataforma que pediu (o solicitante), não o IRS
- Quem preenche
- Cidadãos e residentes dos EUA e empresas dos EUA; quem está fora dos EUA usa um formulário W-8
- Por quanto tempo vale
- Não tem data de validade; entregue um novo quando seu nome ou número fiscal mudar
- Custo
- Grátis
- Sem número fiscal
- O pagador pode reter 24% dos seus pagamentos (retenção de segurança)
O que é este formulário
O Formulário W-9, «Request for Taxpayer Identification Number and Certification», é como uma empresa que paga você obtém as informações de que precisa para seus relatórios ao IRS. Pagadores como clientes, plataformas, bancos e corretoras o usam para declarar o que pagaram a você em formulários como o 1099-NEC (trabalho freelance), o 1099-INT (juros) ou o 1099-K (pagamentos com cartão e de plataformas).
Ele pergunta quem você é, como é tributado (como pessoa física, empresa etc.), para onde enviar seus documentos fiscais e seu número fiscal. Ao assinar, você certifica sob pena de perjúrio que o número está correto e que você é uma pessoa dos EUA.
O formulário tem uma página, mais as instruções. As linhas abaixo seguem a edição atual. O quanto você precisa preencher depende de quem você é: um freelancer pessoa física preenche só algumas caixas.
Quem precisa preencher
Você preenche se:
- Você é cidadão dos EUA, estrangeiro residente nos EUA ou uma empresa, sociedade, espólio ou trust doméstico dos EUA.
- Uma empresa, plataforma, banco ou corretora que paga você ou mantém sua conta pediu o formulário.
Use outro formulário se:
- Você é uma pessoa estrangeira que não é residente dos EUA para fins fiscais: use um formulário W-8 (para pessoa física, o W-8BEN) ou o Formulário 8233.
- O pagador deu a você o próprio formulário dele: use-o se for substancialmente semelhante ao W-9.
Instruções campo a campo
Linhas 1 a 7: quem você é e como é tributado
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Line 1Name of entity/individual | O nome a quem pertence o número fiscal; o preenchimento é obrigatório. | Escreva o nome como aparece na sua declaração de imposto. Como pessoa física ou empresário individual, use seu próprio nome, não o da sua empresa. Se você mudou de sobrenome sem avisar a Social Security Administration, escreva o prenome, o sobrenome do seu cartão do Social Security e o novo sobrenome. |
| Line 2Business name/disregarded entity name, if different from above | Um nome comercial ou «doing business as», ou o nome de uma entidade desconsiderada. | Escreva aqui o nome da sua empresa se for diferente da linha 1. Um empresário individual coloca o nome da empresa aqui, nunca na linha 1. Deixe em branco se não tiver. |
| Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1 | Como você é classificado para o imposto federal dos EUA. | Marque apenas uma caixa. Pessoa física ou empresário individual marca «Individual/sole proprietor». Uma sociedade ou corporação marca a sua. Uma LLC tributada como sociedade ou corporação marca «LLC» e indica P, C ou S. Uma LLC unipessoal desconsiderada marca a caixa do seu proprietário, não «LLC». |
| Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiaries | Uma caixa para entidades transparentes que têm sócios, proprietários ou beneficiários estrangeiros. | Deixe vazia se for pessoa física. Aplica-se só a uma sociedade, trust ou espólio (ou LLC tributada como sociedade) que entrega o formulário a outra sociedade, trust ou espólio de que tenha participação. |
| Line 4Exempt payee code (if any) | Um código para beneficiários isentos da retenção de segurança. | Pessoas físicas, inclusive empresários individuais, geralmente não são isentas; deixe em branco. Corporações podem ser isentas em alguns pagamentos. Use o código das instruções do formulário ou pergunte ao solicitante. |
| Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any) | Um código de isenção do reporte FATCA, para contas mantidas fora dos Estados Unidos. | Se você usa o formulário só para uma conta mantida nos Estados Unidos, deixe em branco. Preencha somente se o solicitante disser que se aplica. |
| Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.) | Para onde o solicitante envia seus documentos fiscais. | Escreva seu endereço com número e apartamento ou sala. Se for diferente do que o solicitante já tem, escreva «NEW» no topo do formulário. |
| Line 6City, state, and ZIP code | A cidade, o estado e o ZIP code desse endereço. | Escreva-os formando um só endereço com a linha 5. |
| Line 7List account number(s) here (optional) | Um número de conta que o solicitante pode usar para localizar você, se pedir. | Opcional. Deixe em branco, a menos que o solicitante tenha pedido um número. |
Parte I: Número de identificação do contribuinte
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Social security number | Seu número de Social Security, ou um ITIN se você não puder ter SSN. | Pessoas físicas escrevem o SSN. Um estrangeiro residente que não tem SSN e não pode obtê-lo escreve aqui o ITIN. Um empresário individual com EIN pode usar qualquer um, mas o IRS incentiva o SSN. O número deve coincidir com o nome da linha 1. |
| Employer identification number | O número de identificação de empregador de uma entidade. | Empresas, sociedades, trusts e organizações escrevem seu EIN. Uma LLC unipessoal desconsiderada usa o SSN ou o EIN do proprietário. Uma LLC tributada como corporação ou sociedade usa seu próprio EIN. Se ainda não tiver número, solicite um e escreva «Applied For». |
Parte II: Certificação
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Signature of U.S. person | Sua assinatura, que certifica que as informações estão corretas. | Assine pessoalmente. Em pagamentos por trabalho freelance você sempre deve dar um número correto, e deve assinar se o solicitante pedir ou se já foi avisado de que deu um número errado. Se o IRS avisou que a retenção de segurança se aplica por juros ou dividendos não declarados, risque o item 2 da certificação antes de assinar. |
| Date | O dia em que você assina. | Escreva a data de hoje. Um formulário sem assinatura ou sem data pode ser considerado incompleto. |
Termos-chave
| Termo do formulário | O que significa |
|---|---|
| Requester | A pessoa ou empresa que pede o formulário a você e o guarda, como um cliente, uma plataforma ou um banco. |
| U.S. person | Um cidadão ou estrangeiro residente dos EUA, ou uma sociedade, empresa, espólio ou trust doméstico constituído nos Estados Unidos. |
| Taxpayer identification number (TIN) | O número sob o qual o pagador declara sua renda: um SSN, ITIN, TIN de adoção ou EIN. |
| SSN / ITIN | Um número de Social Security, ou um número de identificação de contribuinte individual para quem não pode obter SSN. |
| Employer identification number (EIN) | Um número fiscal de nove dígitos que o IRS dá a empresas e outras entidades. |
| Disregarded entity | Um negócio com um só proprietário, como uma LLC unipessoal, tratado para o imposto federal como parte do proprietário. |
| Backup withholding | Uma retenção de 24% que os pagadores devem fazer sobre seus pagamentos, e enviar ao IRS, se você não der número fiscal ou der um errado. |
| Information return (Form 1099) | O formulário anual que um pagador entrega ao IRS para declarar o que pagou a você. |
| FATCA | Uma lei dos EUA que obriga bancos estrangeiros a reportar contas de pessoas dos EUA; a linha 4 tem um código de isenção. |
Erros comuns
- 1
Usar como pessoa estrangeira
O W-9 é para pessoas dos EUA. Quem está fora dos EUA entrega um W-8 (pessoa física, o W-8BEN).
- 2
Enviá-lo ao IRS
O formulário diz em negrito: entregue ao solicitante, não envie ao IRS.
- 3
Um nome comercial na linha 1
A linha 1 leva o nome da sua declaração de imposto. Um empresário individual escreve ali o próprio nome e o nome da empresa na linha 2.
- 4
Nome e número que não coincidem
Um dígito errado ou um nome que não bate com o número leva a retenção de segurança e avisos. Copie o número do cartão do Social Security ou de uma carta do IRS.
- 5
Marcar «LLC» em uma LLC desconsiderada
Uma LLC unipessoal desconsiderada marca a caixa da classificação do proprietário, como «Individual/sole proprietor», não «LLC».
- 6
Preencher código de beneficiário isento como pessoa física
Pessoas físicas e empresários individuais geralmente não são isentos da retenção de segurança. Deixe a linha 4 em branco, salvo se as instruções disserem que você se qualifica.
- 7
Deixar sem assinatura
Assine e date. Mesmo quando a lei não exige assinatura em alguns pagamentos, o solicitante pode pedi-la.
- 8
Não atualizar depois de uma mudança
Entregue um novo formulário ao solicitante quando seu nome ou número fiscal mudar, e quando deixar de ser beneficiário isento.
Perguntas e respostas
Envio o Formulário W-9 ao IRS?
Não. Entregue à empresa ou plataforma que pediu. Ela guarda o formulário e o usa nos relatórios fiscais de fim de ano.
Uso meu SSN ou um EIN como empresário individual?
Qualquer um serve se você tiver os dois, mas o IRS incentiva empresários individuais a usar o SSN. O número deve coincidir com o nome da linha 1.
Por que um cliente está pedindo um W-9?
Porque espera pagar a você o bastante para precisar declarar o pagamento ao IRS, por exemplo em um 1099-NEC por trabalho freelance. Para isso precisa do seu nome, endereço e número fiscal.
E se eu ainda não tiver número fiscal?
Solicite um imediatamente e escreva «Applied For» na Parte I; depois assine, date e entregue o formulário. Para juros e dividendos você geralmente tem 60 dias para dar o número. Em outros pagamentos, a retenção de segurança de 24% se aplica até que o número seja entregue.
O que acontece se eu não entregar um W-9?
O pagador pode reter 24% dos seus pagamentos como retenção de segurança, e você pode enfrentar uma multa de US$ 50 por não dar o número correto, salvo motivo razoável.
Um W-9 vale para sempre?
Não tem data de validade. Entregue um novo quando seu nome ou número fiscal mudar, ou quando deixar de ser beneficiário isento.
Moro fora dos Estados Unidos. Uso um W-9?
Só se você for uma pessoa dos EUA, por exemplo um cidadão dos EUA morando no exterior. Se for pessoa estrangeira, use um formulário W-8, que é o W-8BEN para pessoa física.
Preencha este formulário no seu idioma
Envie o formulário para o OtterFill. Ele explica cada pergunta no seu idioma, preenche respostas com base nos seus documentos e confere o formulário antes de você enviá-lo.
Este guia explica um formulário. Não é aconselhamento jurídico, fiscal ou de imigração, e os formulários mudam: consulte as instruções oficiais antes de enviar.