OtterFillКак заполнить форму W-9
Форму W-9 вы передаёте американской компании или платформе, которая вам платит, чтобы у неё были ваши правильные имя и налоговый номер для годовой отчётности. Её используют только лица США, и отдают её плательщику, а не в IRS.
Последняя сверка с официальной формой:
- Форма
- W-9
- Редакция
- Rev. March 2024
- Кем выдана
- Internal Revenue Service (IRS)
- Язык формы
- English
- Кто её получает
- Компания или платформа, которая её запросила (запрашивающая сторона), а не IRS
- Кто заполняет
- Граждане и резиденты США и американские компании; за пределами США используют форму W-8
- Срок действия
- Срока действия нет; передайте новую, если изменится имя или налоговый номер
- Стоимость
- Бесплатно
- Без налогового номера
- Плательщик может удержать 24 % ваших выплат (резервное удержание)
Что это за форма
Форма W-9, «Request for Taxpayer Identification Number and Certification», — это способ, которым компания, платящая вам, получает данные для отчётов в IRS. Плательщики, такие как клиенты, платформы, банки и брокеры, используют её, чтобы сообщить, сколько заплатили вам, в формах вроде 1099-NEC (фриланс), 1099-INT (проценты) или 1099-K (платежи картой и через платформы).
В ней спрашивают, кто вы, как вы облагаетесь налогом (как частное лицо, компания и т. д.), куда присылать налоговые документы и каков ваш налоговый номер. Подписывая, вы под страхом ответственности за ложные показания заверяете, что номер верен и что вы лицо США.
Форма занимает одну страницу, плюс инструкция. Строки ниже соответствуют действующей редакции. Сколько нужно заполнить, зависит от того, кто вы: фрилансер — частное лицо заполняет лишь несколько граф.
Кто должен её заполнять
Вы заполняете её, если:
- Вы гражданин США, иностранец-резидент США или американская компания, товарищество, наследственная масса или внутренний траст.
- Компания, платформа, банк или брокер, который вам платит или ведёт ваш счёт, запросил её.
Нужна другая форма, если:
- Вы иностранное лицо, не являющееся резидентом США в налоговом смысле: нужна форма W-8 (для частного лица W-8BEN) или форма 8233.
- Плательщик дал вам свою форму: используйте её, если она по существу похожа на W-9.
Инструкция по полям
Строки 1–7: кто вы и как вы облагаетесь налогом
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Line 1Name of entity/individual | Имя, которому принадлежит налоговый номер; заполнение обязательно. | Напишите имя так, как оно указано в вашей налоговой декларации. Частное лицо или индивидуальный предприниматель указывает своё имя, а не название бизнеса. Если вы сменили фамилию, не сообщив об этом в Social Security Administration, напишите имя, фамилию с карты Social Security и новую фамилию. |
| Line 2Business name/disregarded entity name, if different from above | Торговое название, «doing business as», или название игнорируемой организации. | Укажите здесь название бизнеса, если оно отличается от строки 1. Индивидуальный предприниматель пишет название бизнеса здесь, а не в строке 1. Оставьте пустым, если названия нет. |
| Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1 | Как вы классифицируетесь для федерального налога США. | Отметьте только одну графу. Частное лицо или индивидуальный предприниматель отмечает «Individual/sole proprietor». Товарищество или корпорация отмечает свою графу. LLC, облагаемая как товарищество или корпорация, отмечает «LLC» и вписывает P, C или S. Игнорируемая LLC с одним участником отмечает графу своего владельца, а не «LLC». |
| Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiaries | Графа для транзитных организаций, у которых есть иностранные партнёры, владельцы или бенефициары. | Оставьте пустой, если вы частное лицо. Относится только к товариществу, трасту или наследственной массе (или LLC, облагаемой как товарищество), которые передают форму другому товариществу, трасту или массе, где у них есть доля. |
| Line 4Exempt payee code (if any) | Код для получателей, освобождённых от резервного удержания. | Частные лица, включая индивидуальных предпринимателей, как правило, не освобождены, поэтому оставьте пустым. Корпорации могут быть освобождены по некоторым выплатам. Используйте код из инструкции к форме или спросите запрашивающую сторону. |
| Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any) | Код освобождения от отчётности FATCA для счетов за пределами Соединённых Штатов. | Если вы используете форму только для счёта в Соединённых Штатах, оставьте пустым. Заполняйте, только если запрашивающая сторона говорит, что это применимо. |
| Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.) | Куда запрашивающая сторона присылает ваши налоговые документы. | Напишите адрес с номером дома и квартиры или офиса. Если он отличается от адреса, который уже есть у запрашивающей стороны, напишите «NEW» вверху формы. |
| Line 6City, state, and ZIP code | Город, штат и ZIP-код этого адреса. | Напишите их так, чтобы вместе со строкой 5 получился один адрес. |
| Line 7List account number(s) here (optional) | Номер счёта, по которому запрашивающая сторона может вас найти, если она просит. | Необязательно. Оставьте пустым, если запрашивающая сторона не просила номер. |
Часть I: Налоговый идентификационный номер
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Social security number | Ваш номер Social Security или ITIN, если вы не можете получить SSN. | Частные лица вписывают SSN. Иностранец-резидент, у которого нет SSN и который не может его получить, вписывает здесь ITIN. Индивидуальный предприниматель с EIN может использовать любой, но IRS рекомендует SSN. Номер должен соответствовать имени в строке 1. |
| Employer identification number | Идентификационный номер работодателя организации. | Компании, товарищества, трасты и организации вписывают свой EIN. Игнорируемая LLC с одним участником использует SSN или EIN владельца. LLC, облагаемая как корпорация или товарищество, использует свой EIN. Если номера ещё нет, подайте заявку и напишите «Applied For». |
Часть II: Заверение
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Signature of U.S. person | Ваша подпись, заверяющая, что сведения верны. | Подпишите лично. При выплатах за фриланс вы всегда должны дать верный номер, а подписывать нужно, если запрашивающая сторона просит или если вам ранее сказали, что вы дали неверный номер. Если IRS уведомило вас о резервном удержании из-за незадекларированных процентов или дивидендов, вычеркните пункт 2 заверения перед подписью. |
| Date | День, когда вы подписываете. | Напишите сегодняшнюю дату. Форма без подписи или даты может считаться неполной. |
Ключевые термины
| Термин в форме | Что он значит |
|---|---|
| Requester | Лицо или компания, которая просит у вас форму и хранит её, например клиент, платформа или банк. |
| U.S. person | Гражданин или иностранец-резидент США либо товарищество, компания, наследственная масса или внутренний траст, созданные в Соединённых Штатах. |
| Taxpayer identification number (TIN) | Номер, под которым плательщик сообщает о вашем доходе: SSN, ITIN, TIN для усыновления или EIN. |
| SSN / ITIN | Номер Social Security или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика для тех, кто не может получить SSN. |
| Employer identification number (EIN) | Девятизначный налоговый номер, который IRS присваивает компаниям и другим организациям. |
| Disregarded entity | Бизнес с одним владельцем, например LLC с одним участником, который для федерального налога считается частью владельца. |
| Backup withholding | 24 %, которые плательщики обязаны удержать с ваших выплат и перечислить в IRS, если вы не дали налоговый номер или дали неверный. |
| Information return (Form 1099) | Ежегодная форма, которой плательщик сообщает в IRS, сколько он вам заплатил. |
| FATCA | Закон США, обязывающий иностранные банки сообщать о счетах лиц США; в строке 4 есть код освобождения. |
Частые ошибки
- 1
Использование как иностранное лицо
W-9 — для лиц США. Человек за пределами США передаёт W-8 (частное лицо — W-8BEN).
- 2
Отправка в IRS
В форме это написано жирным: отдайте запрашивающей стороне, не отправляйте в IRS.
- 3
Название бизнеса в строке 1
В строке 1 указывается имя из налоговой декларации. Индивидуальный предприниматель пишет там своё имя, а название бизнеса — в строке 2.
- 4
Имя и номер не совпадают
Неверная цифра или имя, не совпадающее с номером, ведут к резервному удержанию и уведомлениям. Перепишите номер с карты Social Security или письма IRS.
- 5
Отметка «LLC» для игнорируемой LLC
Игнорируемая LLC с одним участником отмечает графу классификации своего владельца, например «Individual/sole proprietor», а не «LLC».
- 6
Код освобождения у частного лица
Частные лица и индивидуальные предприниматели, как правило, не освобождены от резервного удержания. Оставьте строку 4 пустой, если инструкция не говорит, что вы подходите.
- 7
Форма без подписи
Подпишите и поставьте дату. Даже если закон не требует подписи для некоторых выплат, запрашивающая сторона может её попросить.
- 8
Отсутствие обновления после изменений
Передайте запрашивающей стороне новую форму, если изменились имя или налоговый номер и если вы перестали быть освобождённым получателем.
Вопросы и ответы
Нужно ли отправлять форму W-9 в IRS?
Нет. Отдайте её компании или платформе, которая её запросила. Она хранит форму и использует для годовой налоговой отчётности.
Использовать SSN или EIN как индивидуальному предпринимателю?
Подойдёт любой, если есть оба, но IRS рекомендует индивидуальным предпринимателям использовать SSN. Номер должен соответствовать имени в строке 1.
Почему клиент просит у меня W-9?
Потому что рассчитывает заплатить вам столько, что обязан сообщить о выплате в IRS, например в форме 1099-NEC за фриланс. Для этого ему нужны ваши имя, адрес и налоговый номер.
Что делать, если налогового номера ещё нет?
Сразу подайте заявку и напишите «Applied For» в Части I, затем подпишите, поставьте дату и передайте форму. По процентам и дивидендам обычно есть 60 дней, чтобы предоставить номер. По другим выплатам действует резервное удержание 24 %, пока вы его не дадите.
Что будет, если не передать W-9?
Плательщик может удержать 24 % ваших выплат как резервное удержание, а за непредоставление верного номера без уважительной причины грозит штраф 50 $.
Действует ли W-9 бессрочно?
Срока действия нет. Передайте новую форму, если изменились имя или налоговый номер либо вы перестали быть освобождённым получателем.
Я живу за пределами США. Нужна ли мне W-9?
Только если вы лицо США, например гражданин США, живущий за границей. Если вы иностранное лицо, используйте форму W-8, то есть W-8BEN для частного лица.
Заполните эту форму на своём языке
Загрузите форму в OtterFill. Он объяснит каждый вопрос на вашем языке, предзаполнит ответы по вашим документам и проверит форму перед отправкой.
Этот справочник объясняет форму. Это не юридическая, налоговая или иммиграционная консультация, а формы меняются: перед отправкой прочитайте официальную инструкцию.