OtterFillCome compilare il modulo W-9
Il modulo W-9 è quello che consegni all'azienda o alla piattaforma statunitense che ti paga, perché abbia il tuo nome e il tuo codice fiscale corretti nelle sue comunicazioni di fine anno. Lo usano solo le persone statunitensi e si consegna al pagatore, mai all'IRS.
Ultimo controllo con il modulo ufficiale:
- Modulo
- W-9
- Edizione
- Rev. March 2024
- Emesso da
- Internal Revenue Service (IRS)
- Lingua del modulo
- English
- Chi lo riceve
- L'azienda o la piattaforma che l'ha richiesto (il richiedente), non l'IRS
- Chi lo compila
- Cittadini e residenti statunitensi e società statunitensi; chi sta fuori dagli Stati Uniti usa un modulo W-8
- Per quanto è valido
- Non ha scadenza; consegnane uno nuovo quando cambiano il tuo nome o il tuo codice fiscale
- Costo
- Gratuito
- Senza codice fiscale
- Il pagatore può trattenere il 24% dei tuoi pagamenti (ritenuta di garanzia)
Cos'è questo modulo
Il modulo W-9, «Request for Taxpayer Identification Number and Certification», è il modo in cui un'azienda che ti paga ottiene i dati che le servono per le sue comunicazioni all'IRS. Pagatori come clienti, piattaforme, banche e broker lo usano per dichiarare quanto ti hanno pagato su moduli come il 1099-NEC (lavoro freelance), il 1099-INT (interessi) o il 1099-K (pagamenti con carta e tramite piattaforme).
Chiede chi sei, come sei tassato (come persona fisica, società e così via), dove inviare i tuoi documenti fiscali e il tuo codice fiscale. Firmando certifichi, sotto pena di falsa testimonianza, che il numero è corretto e che sei una persona statunitense.
Il modulo è di una pagina, più le istruzioni. Le righe qui sotto seguono l'edizione attuale. Quanto devi compilare dipende da chi sei: un freelance persona fisica compila solo poche caselle.
Chi deve compilarlo
Lo compili se:
- Hai la cittadinanza statunitense, sei uno straniero residente negli Stati Uniti o una società, un partnership, un patrimonio ereditario o un trust nazionale statunitense.
- Un'azienda, una piattaforma, una banca o un broker che ti paga o gestisce il tuo conto te l'ha chiesto.
Usa un altro modulo se:
- Sei una persona straniera non residente negli Stati Uniti ai fini fiscali: usa un modulo W-8 (per una persona fisica, il W-8BEN) o il modulo 8233.
- Il pagatore ti ha dato un proprio modulo: usalo se è sostanzialmente simile al W-9.
Istruzioni campo per campo
Righe da 1 a 7: chi sei e come sei tassato
| Sul modulo | Cosa significa | Come compilarlo |
|---|---|---|
| Line 1Name of entity/individual | Il nome a cui appartiene il codice fiscale; l'indicazione è obbligatoria. | Scrivi il nome come appare nella tua dichiarazione dei redditi. Come persona fisica o ditta individuale usa il tuo nome, non quello della tua attività. Se hai cambiato cognome senza avvisare la Social Security Administration, scrivi il nome, il cognome della tua tessera Social Security e il nuovo cognome. |
| Line 2Business name/disregarded entity name, if different from above | Un nome commerciale o «doing business as», o il nome di un'entità trascurata. | Scrivi qui il nome della tua attività se è diverso dalla riga 1. Una ditta individuale mette qui il nome dell'attività, mai alla riga 1. Lascia vuoto se non ne hai. |
| Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1 | Come sei classificato ai fini dell'imposta federale statunitense. | Spunta una sola casella. Una persona fisica o ditta individuale spunta «Individual/sole proprietor». Un partnership o una corporation spunta la propria. Una LLC tassata come partnership o corporation spunta «LLC» e indica P, C o S. Una LLC con un solo socio trascurata spunta la casella del suo proprietario, non «LLC». |
| Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiaries | Una casella per le entità trasparenti con soci, proprietari o beneficiari stranieri. | Lasciala vuota se sei una persona fisica. Vale solo per un partnership, trust o patrimonio ereditario (o una LLC tassata come partnership) che consegna il modulo a un altro partnership, trust o patrimonio di cui detiene una quota. |
| Line 4Exempt payee code (if any) | Un codice per i beneficiari esenti dalla ritenuta di garanzia. | Le persone fisiche, ditte individuali comprese, di norma non sono esenti: lascia vuoto. Le corporation possono essere esenti per alcuni pagamenti. Usa il codice indicato nelle istruzioni del modulo o chiedi al richiedente. |
| Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any) | Un codice di esenzione dalla comunicazione FATCA, per conti detenuti fuori dagli Stati Uniti. | Se usi il modulo solo per un conto detenuto negli Stati Uniti, lascia vuoto. Compilalo solo se il richiedente ti dice che si applica. |
| Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.) | Dove il richiedente invia i tuoi documenti fiscali. | Scrivi il tuo indirizzo con numero e appartamento o suite. Se è diverso da quello che il richiedente ha già, scrivi «NEW» in alto sul modulo. |
| Line 6City, state, and ZIP code | La città, lo stato e lo ZIP code di quell'indirizzo. | Scrivili in modo da formare un solo indirizzo con la riga 5. |
| Line 7List account number(s) here (optional) | Un numero di conto che il richiedente può usare per trovarti, se lo chiede. | Facoltativo. Lascia vuoto a meno che il richiedente abbia chiesto un numero. |
Parte I: Numero di identificazione del contribuente
| Sul modulo | Cosa significa | Come compilarlo |
|---|---|---|
| Social security number | Il tuo numero di Social Security, o un ITIN se non puoi avere un SSN. | Le persone fisiche scrivono il loro SSN. Uno straniero residente che non ha un SSN e non può ottenerlo scrive qui l'ITIN. Una ditta individuale con un EIN può usare l'uno o l'altro, ma l'IRS incoraggia l'SSN. Il numero deve corrispondere al nome della riga 1. |
| Employer identification number | Il numero di identificazione del datore di lavoro di un'entità. | Società, partnership, trust e organizzazioni scrivono il loro EIN. Una LLC con un solo socio trascurata usa l'SSN o l'EIN del suo proprietario. Una LLC tassata come corporation o partnership usa il proprio EIN. Se non hai ancora un numero, richiedilo e scrivi «Applied For». |
Parte II: Certificazione
| Sul modulo | Cosa significa | Come compilarlo |
|---|---|---|
| Signature of U.S. person | La tua firma, che certifica che le informazioni sono corrette. | Firma di persona. Per pagamenti di lavoro freelance devi sempre dare un numero corretto, e devi firmare se il richiedente lo chiede o se ti è già stato detto che hai dato un numero sbagliato. Se l'IRS ti ha comunicato che si applica la ritenuta di garanzia per interessi o dividendi non dichiarati, cancella il punto 2 della certificazione prima di firmare. |
| Date | Il giorno in cui firmi. | Scrivi la data di oggi. Un modulo senza firma o senza data può essere considerato incompleto. |
Termini chiave
| Termine del modulo | Cosa significa |
|---|---|
| Requester | La persona o l'azienda che ti chiede il modulo e lo conserva, come un cliente, una piattaforma o una banca. |
| U.S. person | Un cittadino o straniero residente statunitense, o un partnership, una società, un patrimonio ereditario o un trust nazionale costituiti negli Stati Uniti. |
| Taxpayer identification number (TIN) | Il numero con cui il pagatore dichiara il tuo reddito: un SSN, ITIN, TIN di adozione o EIN. |
| SSN / ITIN | Un numero di Social Security, o un numero di identificazione del contribuente individuale per chi non può ottenere un SSN. |
| Employer identification number (EIN) | Un codice fiscale di nove cifre che l'IRS assegna alle aziende e ad altre entità. |
| Disregarded entity | Un'attività con un solo proprietario, come una LLC con un solo socio, trattata ai fini dell'imposta federale come parte del proprietario. |
| Backup withholding | Una ritenuta del 24% che i pagatori devono trattenere sui tuoi pagamenti, e versare all'IRS, se non dai un codice fiscale o ne dai uno sbagliato. |
| Information return (Form 1099) | Il modulo annuale che un pagatore presenta all'IRS per dichiarare quanto ti ha pagato. |
| FATCA | Una legge statunitense che obbliga le banche estere a comunicare i conti di persone statunitensi; la riga 4 ha un codice di esenzione. |
Errori comuni
- 1
Usarlo come persona straniera
Il W-9 è per le persone statunitensi. Chi sta fuori dagli Stati Uniti consegna un W-8 (una persona fisica, il W-8BEN).
- 2
Mandarlo all'IRS
Il modulo lo dice in grassetto: consegnalo al richiedente, non inviarlo all'IRS.
- 3
Un nome commerciale alla riga 1
La riga 1 porta il nome della tua dichiarazione dei redditi. Una ditta individuale vi scrive il proprio nome e il nome dell'attività alla riga 2.
- 4
Nome e numero che non corrispondono
Una cifra sbagliata o un nome che non corrisponde al numero porta a ritenuta di garanzia e avvisi. Copia il numero dalla tessera Social Security o da una lettera dell'IRS.
- 5
Spuntare «LLC» per una LLC trascurata
Una LLC con un solo socio trascurata spunta la casella della classificazione del suo proprietario, come «Individual/sole proprietor», non «LLC».
- 6
Inserire un codice di beneficiario esente come persona fisica
Le persone fisiche e le ditte individuali di norma non sono esenti dalla ritenuta di garanzia. Lascia vuota la riga 4 a meno che le istruzioni dicano che ne hai diritto.
- 7
Lasciarlo senza firma
Firma e data. Anche quando la legge non richiede la firma per alcuni pagamenti, il richiedente può chiederla.
- 8
Non aggiornarlo dopo un cambiamento
Consegna un nuovo modulo al richiedente quando cambiano il tuo nome o il tuo codice fiscale, e quando smetti di essere un beneficiario esente.
Domande e risposte
Devo mandare il modulo W-9 all'IRS?
No. Consegnalo all'azienda o alla piattaforma che l'ha richiesto. Lo conserva e lo usa per le comunicazioni fiscali di fine anno.
Uso il mio SSN o un EIN come ditta individuale?
Vanno bene entrambi se li hai, ma l'IRS incoraggia le ditte individuali a usare l'SSN. Il numero deve corrispondere al nome della riga 1.
Perché un cliente mi chiede un W-9?
Perché prevede di pagarti abbastanza da dover dichiarare il pagamento all'IRS, per esempio su un 1099-NEC per lavoro freelance. Per questo gli servono il tuo nome, indirizzo e codice fiscale.
E se non ho ancora un codice fiscale?
Richiedilo subito e scrivi «Applied For» nella Parte I, poi firma, data e consegna il modulo. Per interessi e dividendi hai di norma 60 giorni per fornire il numero. Per altri pagamenti si applica la ritenuta di garanzia del 24% finché non lo dai.
Cosa succede se non consegno un W-9?
Il pagatore può trattenere il 24% dei tuoi pagamenti come ritenuta di garanzia, e rischi una penale di 50 $ per non aver dato il numero corretto, salvo ragionevole motivo.
Un W-9 vale per sempre?
Non ha scadenza. Consegnane uno nuovo quando cambiano il tuo nome o il tuo codice fiscale, o quando non sei più un beneficiario esente.
Vivo fuori dagli Stati Uniti. Uso un W-9?
Solo se sei una persona statunitense, per esempio un cittadino statunitense che vive all'estero. Se sei una persona straniera, usa un modulo W-8, cioè il W-8BEN per una persona fisica.
Compila questo modulo nella tua lingua
Carica il modulo su OtterFill. Ti spiega ogni domanda nella tua lingua, precompila le risposte dai tuoi documenti e controlla il modulo prima che tu lo invii.
Questa guida spiega un modulo. Non è una consulenza legale, fiscale o sull'immigrazione, e i moduli cambiano: leggi le istruzioni ufficiali prima di inviarlo.