OtterFillCómo completar el Formulario W-9
El Formulario W-9 es el que entregas a la empresa o plataforma estadounidense que te paga, para que tenga tu nombre y tu número fiscal correctos en sus informes de fin de año. Solo lo usan las personas de EE. UU., y se entrega al pagador, nunca al IRS.
Última comprobación con el formulario oficial:
- Formulario
- W-9
- Edición
- Rev. March 2024
- Emitido por
- Internal Revenue Service (IRS)
- Idioma del formulario
- English
- Quién lo recibe
- La empresa o plataforma que lo pidió (el solicitante), no el IRS
- Quién lo completa
- Ciudadanos y residentes de EE. UU. y empresas de EE. UU.; quienes están fuera de EE. UU. usan un formulario W-8
- Cuánto tiempo es válido
- No caduca; entrega uno nuevo cuando cambie tu nombre o tu número fiscal
- Coste
- Gratis
- Sin número fiscal
- El pagador puede retener el 24 % de tus pagos (retención de respaldo)
Qué es este formulario
El Formulario W-9, «Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación», es la forma en que una empresa que te paga obtiene los datos que necesita para sus informes al IRS. Pagadores como clientes, plataformas, bancos y corredores lo usan para declarar lo que te pagaron en formularios como el 1099-NEC (trabajo freelance), el 1099-INT (intereses) o el 1099-K (pagos con tarjeta y de plataformas).
Pregunta quién eres, cómo tributas (como persona, empresa, etc.), adónde enviar tus documentos fiscales y tu número fiscal. Al firmar certificas, bajo pena de perjurio, que el número es correcto y que eres una persona de EE. UU.
El formulario ocupa una página, más las instrucciones. Las líneas siguientes siguen la edición actual. Cuánto debes completar depende de quién seas: una persona freelance solo rellena unas pocas casillas.
Quién tiene que completarlo
Lo completas si:
- Eres ciudadano de EE. UU., extranjero residente en EE. UU. o una empresa, sociedad, herencia o fideicomiso nacional de EE. UU.
- Una empresa, plataforma, banco o corredor que te paga o gestiona tu cuenta te lo ha pedido.
Usa otro formulario si:
- Eres una persona extranjera que no es residente de EE. UU. a efectos fiscales: usa un formulario W-8 (para personas, el W-8BEN) o el Formulario 8233.
- El pagador te dio su propio formulario: úsalo si es sustancialmente similar al W-9.
Instrucciones campo por campo
Líneas 1 a 7: quién eres y cómo tributas
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Line 1Name of entity/individual | El nombre al que pertenece el número fiscal; es obligatorio. | Escribe el nombre como aparece en tu declaración de impuestos. Como persona o autónomo usa tu propio nombre, no el de tu negocio. Si cambiaste de apellido sin avisar a la Administración del Seguro Social, escribe el nombre, el apellido de tu tarjeta del Seguro Social y tu nuevo apellido. |
| Line 2Business name/disregarded entity name, if different from above | Un nombre comercial o «doing business as», o el nombre de una entidad ignorada. | Escribe aquí el nombre de tu negocio si es distinto del de la línea 1. Un autónomo pone aquí el nombre del negocio, nunca en la línea 1. Déjalo en blanco si no tienes. |
| Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1 | Cómo se te clasifica a efectos del impuesto federal de EE. UU. | Marca una sola casilla. Una persona o autónomo marca «Individual/sole proprietor». Una sociedad o corporación marca la suya. Una LLC que tributa como sociedad o corporación marca «LLC» e indica P, C o S. Una LLC unipersonal ignorada marca la casilla de su propietario, no «LLC». |
| Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiaries | Una casilla para entidades transparentes que tienen socios, propietarios o beneficiarios extranjeros. | Déjala vacía si eres una persona. Solo se aplica a una sociedad, fideicomiso o herencia (o una LLC que tributa como sociedad) que entrega el formulario a otra sociedad, fideicomiso o herencia de la que tiene una participación. |
| Line 4Exempt payee code (if any) | Un código para beneficiarios exentos de la retención de respaldo. | Las personas, incluidos los autónomos, generalmente no están exentas, así que déjalo en blanco. Las corporaciones pueden estar exentas en algunos pagos. Usa el código de las instrucciones del formulario o pregunta al solicitante. |
| Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any) | Un código de exención de la declaración FATCA, para cuentas fuera de Estados Unidos. | Si solo usas el formulario para una cuenta en Estados Unidos, déjalo en blanco. Complétalo solo si el solicitante te dice que se aplica. |
| Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.) | Adónde el solicitante envía tus documentos fiscales. | Escribe tu dirección con número y piso o suite. Si difiere de la que el solicitante ya tiene, escribe «NEW» en la parte superior del formulario. |
| Line 6City, state, and ZIP code | La ciudad, el estado y el código postal de esa dirección. | Escríbelos formando una sola dirección con la línea 5. |
| Line 7List account number(s) here (optional) | Un número de cuenta que el solicitante puede usar para localizarte, si lo pide. | Opcional. Déjalo en blanco salvo que el solicitante pida un número. |
Parte I: Número de identificación del contribuyente
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Social security number | Tu número de Seguro Social, o un ITIN si no puedes tener SSN. | Las personas escriben su SSN. Un extranjero residente que no tiene SSN ni puede obtenerlo escribe aquí su ITIN. Un autónomo con EIN puede usar cualquiera, pero el IRS recomienda el SSN. El número debe coincidir con el nombre de la línea 1. |
| Employer identification number | El número de identificación del empleador de una entidad. | Las empresas, sociedades, fideicomisos y organizaciones escriben su EIN. Una LLC unipersonal ignorada usa el SSN o el EIN de su propietario. Una LLC que tributa como corporación o sociedad usa su propio EIN. Si aún no tienes número, solicítalo y escribe «Applied For». |
Parte II: Certificación
| En el formulario | Qué significa | Cómo completarlo |
|---|---|---|
| Signature of U.S. person | Tu firma, que certifica que la información es correcta. | Fírmalo personalmente. En pagos por trabajo freelance siempre debes dar un número correcto, y debes firmar si el solicitante lo pide o si antes te dijeron que diste un número erróneo. Si el IRS te notificó que se aplica la retención de respaldo por intereses o dividendos no declarados, tacha el punto 2 de la certificación antes de firmar. |
| Date | El día en que firmas. | Escribe la fecha de hoy. Un formulario sin firma o sin fecha puede considerarse incompleto. |
Términos clave
| Término del formulario | Qué significa |
|---|---|
| Requester | La persona o empresa que te pide el formulario y lo conserva, como un cliente, una plataforma o un banco. |
| U.S. person | Un ciudadano o extranjero residente de EE. UU., o una sociedad, empresa, herencia o fideicomiso nacional constituidos en Estados Unidos. |
| Taxpayer identification number (TIN) | El número con el que el pagador declara tus ingresos: un SSN, ITIN, TIN de adopción o EIN. |
| SSN / ITIN | Un número de Seguro Social, o un número de identificación personal del contribuyente para quienes no pueden obtener un SSN. |
| Employer identification number (EIN) | Un número fiscal de nueve dígitos que el IRS da a empresas y otras entidades. |
| Disregarded entity | Un negocio con un solo propietario, como una LLC unipersonal, que a efectos fiscales federales se trata como parte de su propietario. |
| Backup withholding | Un 24 % que los pagadores deben retener de tus pagos, y enviar al IRS, si no das número fiscal o das uno erróneo. |
| Information return (Form 1099) | El formulario anual que un pagador presenta al IRS para declarar lo que te pagó. |
| FATCA | Una ley de EE. UU. que obliga a los bancos extranjeros a declarar cuentas de personas de EE. UU.; la línea 4 tiene un código de exención. |
Errores frecuentes
- 1
Usarlo como persona extranjera
El W-9 es para personas de EE. UU. Quien está fuera de EE. UU. entrega un W-8 (una persona, el W-8BEN).
- 2
Enviarlo al IRS
El formulario lo dice en negrita: entrégalo al solicitante, no lo envíes al IRS.
- 3
Un nombre comercial en la línea 1
La línea 1 lleva el nombre de tu declaración de impuestos. Un autónomo escribe allí su propio nombre y el del negocio en la línea 2.
- 4
Un nombre y un número que no coinciden
Un dígito erróneo o un nombre que no coincide con el número provoca retención de respaldo y avisos. Copia el número de tu tarjeta del Seguro Social o de una carta del IRS.
- 5
Marcar «LLC» en una LLC ignorada
Una LLC unipersonal ignorada marca la casilla de la clasificación de su propietario, como «Individual/sole proprietor», no «LLC».
- 6
Poner un código de beneficiario exento como persona
Las personas y los autónomos generalmente no están exentos de la retención de respaldo. Deja la línea 4 en blanco salvo que las instrucciones digan que cumples los requisitos.
- 7
Dejarlo sin firmar
Firma y pon la fecha. Aunque la ley no exija firma en algunos pagos, el solicitante puede pedirla.
- 8
No actualizarlo tras un cambio
Entrega un formulario nuevo al solicitante cuando cambie tu nombre o tu número fiscal, y cuando dejes de ser un beneficiario exento.
Preguntas y respuestas
¿Envío el Formulario W-9 al IRS?
No. Entrégalo a la empresa o plataforma que lo pidió. Lo conserva y lo usa para los informes fiscales de fin de año.
¿Uso mi SSN o un EIN como autónomo?
Sirven los dos si tienes ambos, pero el IRS recomienda a los autónomos usar su SSN. El número debe coincidir con el nombre de la línea 1.
¿Por qué me pide un cliente el W-9?
Porque espera pagarte lo bastante como para tener que declarar el pago al IRS, por ejemplo en un 1099-NEC por trabajo freelance. Para eso necesita tu nombre, dirección y número fiscal.
¿Y si aún no tengo número fiscal?
Solicítalo de inmediato y escribe «Applied For» en la Parte I; luego firma, pon la fecha y entrega el formulario. Para intereses y dividendos generalmente tienes 60 días para dar el número. En otros pagos se aplica la retención de respaldo del 24 % hasta que lo des.
¿Qué pasa si no entrego un W-9?
El pagador puede retener el 24 % de tus pagos como retención de respaldo, y puedes enfrentar una multa de 50 $ por no dar tu número correcto, salvo que tuvieras un motivo razonable.
¿Es válido un W-9 para siempre?
No caduca. Entrega uno nuevo cuando cambie tu nombre o tu número fiscal, o cuando dejes de ser un beneficiario exento.
Vivo fuera de Estados Unidos. ¿Uso un W-9?
Solo si eres una persona de EE. UU., por ejemplo un ciudadano de EE. UU. que vive en el extranjero. Si eres extranjero, usa un formulario W-8, que es el W-8BEN para personas.
Completa este formulario en tu idioma
Sube el formulario a OtterFill. Te explica cada pregunta en tu idioma, rellena respuestas a partir de tus documentos y revisa el formulario antes de que lo envíes.
Esta guía explica un formulario. No es asesoramiento jurídico, fiscal ni de inmigración, y los formularios cambian: consulta las instrucciones oficiales antes de enviarlo.