OtterFill

Jak wypełnić formularz W-9

Formularz W-9 przekazujesz amerykańskiej firmie lub platformie, która Ci płaci, aby miała Twoje prawidłowe imię i nazwisko oraz numer podatkowy do rocznych zeznań. Używają go tylko osoby amerykańskie, a przekazujesz go płatnikowi, nigdy IRS.

Ostatnio sprawdzono z oficjalnym formularzem:

Formularz
W-9
Wydanie
Rev. March 2024
Wydawca
Internal Revenue Service (IRS)
Język formularza
English
Kto go otrzymuje
Firma lub platforma, która o niego poprosiła (zleceniodawca), a nie IRS
Kto go wypełnia
Obywatele i rezydenci USA oraz firmy amerykańskie; osoby spoza USA używają formularza W-8
Jak długo jest ważny
Nie ma daty ważności; przekaż nowy, gdy zmieni się nazwisko lub numer podatkowy
Koszt
Bezpłatny
Bez numeru podatkowego
Płatnik może potrącić 24% Twoich płatności (potrącenie zabezpieczające)

Czym jest ten formularz

Formularz W-9, „Request for Taxpayer Identification Number and Certification”, to sposób, w jaki firma, która Ci płaci, uzyskuje dane potrzebne do zeznań składanych w IRS. Płatnicy tacy jak klienci, platformy, banki i domy maklerskie używają go do zgłoszenia, ile Ci zapłacili, na formularzach takich jak 1099-NEC (praca freelancerska), 1099-INT (odsetki) czy 1099-K (płatności kartą i przez platformy).

Pyta, kim jesteś, jak jesteś opodatkowany (jako osoba fizyczna, firma itd.), gdzie wysyłać dokumenty podatkowe i jaki jest Twój numer podatkowy. Podpisując, oświadczasz pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania, że numer jest prawidłowy i że jesteś osobą amerykańską.

Formularz ma jedną stronę plus instrukcję. Poniższe wiersze odpowiadają aktualnej edycji. Ile musisz wypełnić, zależy od tego, kim jesteś: freelancer jako osoba fizyczna wypełnia tylko kilka pól.

Kto musi go wypełnić

Wypełniasz go, jeśli:

  • Jesteś obywatelem USA, cudzoziemcem rezydentem w USA albo amerykańską firmą, spółką osobową, masą spadkową lub krajowym trustem.
  • Firma, platforma, bank lub dom maklerski, który Ci płaci albo prowadzi Twoje konto, poprosił o niego.

Użyj innego formularza, jeśli:

  • Jesteś osobą zagraniczną, która podatkowo nie jest rezydentem USA: użyj formularza W-8 (dla osoby fizycznej W-8BEN) lub formularza 8233.
  • Płatnik dał Ci własny formularz: użyj go, jeśli jest zasadniczo podobny do W-9.

Instrukcja pole po polu

Wiersze 1–7: kim jesteś i jak jesteś opodatkowany

Line 1Name of entity/individualNazwa, do której należy numer podatkowy; wpis jest obowiązkowy.Wpisz nazwę tak jak w zeznaniu podatkowym. Jako osoba fizyczna lub jednoosobowa działalność podaj własne imię i nazwisko, a nie nazwę firmy. Jeśli nazwisko uległo zmianie, a Social Security Administration nie została o tym poinformowana, wpisz imię, nazwisko z karty Social Security i nowe nazwisko.
Line 2Business name/disregarded entity name, if different from aboveNazwa handlowa lub „doing business as”, albo nazwa podmiotu pomijanego.Wpisz tu nazwę firmy, jeśli różni się od wiersza 1. Jednoosobowa działalność wpisuje nazwę firmy tutaj, nigdy w wierszu 1. Zostaw puste, jeśli jej nie masz.
Line 3aFederal tax classification of the entity/individual whose name is entered on line 1Jak jesteś klasyfikowany na potrzeby federalnego podatku USA.Zaznacz tylko jedno pole. Osoba fizyczna lub jednoosobowa działalność zaznacza „Individual/sole proprietor”. Spółka osobowa lub korporacja zaznacza swoje pole. LLC opodatkowana jak spółka osobowa lub korporacja zaznacza „LLC” i wpisuje P, C lub S. Pomijana jednoosobowa LLC zaznacza pole swojego właściciela, a nie „LLC”.
Line 3bCheck this box if you have any foreign partners, owners, or beneficiariesPole dla podmiotów przepływowych, które mają zagranicznych wspólników, właścicieli lub beneficjentów.Zostaw puste, jeśli jesteś osobą fizyczną. Dotyczy tylko spółki osobowej, trustu lub masy spadkowej (albo LLC opodatkowanej jak spółka), która przekazuje formularz innej spółce, trustowi lub masie, w której ma udział.
Line 4Exempt payee code (if any)Kod dla odbiorców zwolnionych z potrącenia zabezpieczającego.Osoby fizyczne, także jednoosobowe działalności, zwykle nie są zwolnione, więc zostaw puste. Korporacje mogą być zwolnione przy niektórych płatnościach. Użyj kodu z instrukcji do formularza albo zapytaj zleceniodawcę.
Line 4Exemption from FATCA reporting code (if any)Kod zwolnienia ze zgłoszeń FATCA, dla kont prowadzonych poza Stanami Zjednoczonymi.Jeśli używasz formularza tylko dla konta w Stanach Zjednoczonych, zostaw puste. Wypełnij tylko wtedy, gdy zleceniodawca powie, że to dotyczy.
Line 5Address (number, street, and apt. or suite no.)Dokąd zleceniodawca wysyła Twoje dokumenty podatkowe.Wpisz adres z numerem i mieszkaniem lub lokalem. Jeśli różni się od adresu, który zleceniodawca już ma, napisz „NEW” u góry formularza.
Line 6City, state, and ZIP codeMiejscowość, stan i ZIP code tego adresu.Wpisz je tak, aby razem z wierszem 5 tworzyły jeden adres.
Line 7List account number(s) here (optional)Numer konta, po którym zleceniodawca może Cię znaleźć, jeśli o niego prosi.Opcjonalnie. Zostaw puste, chyba że zleceniodawca prosił o numer.

Część I: Numer identyfikacji podatnika

Social security numberTwój numer Social Security albo ITIN, jeśli nie możesz mieć SSN.Osoby fizyczne wpisują SSN. Cudzoziemiec rezydent, który nie ma SSN i nie może go uzyskać, wpisuje tu ITIN. Jednoosobowa działalność z EIN może użyć któregokolwiek, ale IRS zachęca do SSN. Numer musi pasować do nazwy z wiersza 1.
Employer identification numberNumer identyfikacyjny pracodawcy podmiotu.Firmy, spółki osobowe, trusty i organizacje wpisują swój EIN. Pomijana jednoosobowa LLC używa SSN lub EIN właściciela. LLC opodatkowana jak korporacja lub spółka używa własnego EIN. Jeśli nie masz jeszcze numeru, złóż wniosek i wpisz „Applied For”.

Część II: Oświadczenie

Signature of U.S. personTwój podpis potwierdzający, że informacje są prawidłowe.Podpisz osobiście. Przy płatnościach za pracę freelancerską zawsze musisz podać prawidłowy numer, a podpisać, jeśli zleceniodawca o to prosi lub jeśli wcześniej powiedziano Ci, że podano błędny numer. Jeśli IRS powiadomił Cię, że obowiązuje potrącenie zabezpieczające z powodu niezgłoszonych odsetek lub dywidend, skreśl punkt 2 oświadczenia przed podpisaniem.
DateDzień podpisania.Wpisz dzisiejszą datę. Formularz bez podpisu lub daty może zostać uznany za niekompletny.

Kluczowe pojęcia

RequesterOsoba lub firma, która prosi o formularz i go przechowuje, np. klient, platforma lub bank.
U.S. personObywatel USA lub cudzoziemiec rezydent albo spółka osobowa, firma, masa spadkowa lub krajowy trust ustanowione w Stanach Zjednoczonych.
Taxpayer identification number (TIN)Numer, pod którym płatnik zgłasza Twój dochód: SSN, ITIN, TIN adopcyjny lub EIN.
SSN / ITINNumer Social Security albo indywidualny numer identyfikacji podatnika dla osób, które nie mogą uzyskać SSN.
Employer identification number (EIN)Dziewięciocyfrowy numer podatkowy, który IRS nadaje firmom i innym podmiotom.
Disregarded entityFirma z jednym właścicielem, np. jednoosobowa LLC, traktowana na potrzeby podatku federalnego jako część właściciela.
Backup withholding24% podatku, które płatnicy muszą potrącić z Twoich płatności i odprowadzić do IRS, jeśli nie podasz numeru podatkowego lub podasz błędny.
Information return (Form 1099)Roczny formularz, którym płatnik zgłasza w IRS, ile Ci zapłacił.
FATCAAmerykańska ustawa, która zobowiązuje zagraniczne banki do zgłaszania kont osób amerykańskich; wiersz 4 ma kod zwolnienia.

Częste błędy

  1. 1

    Użycie go jako osoba zagraniczna

    W-9 jest dla osób amerykańskich. Osoba spoza USA składa W-8 (osoba fizyczna W-8BEN).

  2. 2

    Wysłanie go do IRS

    Formularz mówi to pogrubionym drukiem: przekaż zleceniodawcy, nie wysyłaj do IRS.

  3. 3

    Nazwa firmy w wierszu 1

    Wiersz 1 zawiera nazwę z zeznania podatkowego. Jednoosobowa działalność wpisuje tam własne imię i nazwisko, a nazwę firmy w wierszu 2.

  4. 4

    Nazwa i numer, które do siebie nie pasują

    Błędna cyfra lub nazwa niepasująca do numeru prowadzi do potrącenia zabezpieczającego i pism. Przepisz numer z karty Social Security lub listu z IRS.

  5. 5

    Zaznaczenie „LLC” dla pomijanej LLC

    Pomijana jednoosobowa LLC zaznacza pole klasyfikacji swojego właściciela, np. „Individual/sole proprietor”, a nie „LLC”.

  6. 6

    Wpisanie kodu zwolnienia jako osoba fizyczna

    Osoby fizyczne i jednoosobowe działalności zwykle nie są zwolnione z potrącenia zabezpieczającego. Zostaw wiersz 4 pusty, chyba że instrukcja mówi, że się kwalifikujesz.

  7. 7

    Pozostawienie bez podpisu

    Podpisz i opatrz datą. Nawet gdy prawo nie wymaga podpisu przy niektórych płatnościach, zleceniodawca może o niego poprosić.

  8. 8

    Brak aktualizacji po zmianie

    Przekaż zleceniodawcy nowy formularz, gdy zmieni się nazwisko lub numer podatkowy oraz gdy przestaniesz być zwolnionym odbiorcą.

Pytania i odpowiedzi

Czy wysyłam formularz W-9 do IRS?

Nie. Przekaż go firmie lub platformie, która o niego poprosiła. Przechowuje go i używa do rocznych zeznań podatkowych.

Czy jako jednoosobowa działalność użyć SSN czy EIN?

Oba się nadają, jeśli masz oba, ale IRS zachęca jednoosobowe działalności do używania SSN. Numer musi pasować do nazwy z wiersza 1.

Dlaczego klient prosi mnie o W-9?

Bo spodziewa się zapłacić Ci tyle, że musi zgłosić płatność w IRS, np. na 1099-NEC za pracę freelancerską. Potrzebuje do tego Twojego imienia i nazwiska, adresu i numeru podatkowego.

Co jeśli nie mam jeszcze numeru podatkowego?

Od razu złóż wniosek i wpisz „Applied For” w Części I, potem podpisz, opatrz datą i przekaż formularz. Przy odsetkach i dywidendach masz zwykle 60 dni na podanie numeru. Przy innych płatnościach obowiązuje potrącenie zabezpieczające 24%, dopóki go nie podasz.

Co się stanie, jeśli nie przekażę W-9?

Płatnik może potrącić 24% Twoich płatności jako potrącenie zabezpieczające, a za niepodanie prawidłowego numeru bez uzasadnionego powodu grozi Ci kara 50 $.

Czy W-9 jest ważny bezterminowo?

Nie ma daty ważności. Przekaż nowy, gdy zmieni się nazwisko lub numer podatkowy albo gdy przestaniesz być zwolnionym odbiorcą.

Mieszkam poza Stanami Zjednoczonymi. Czy używam W-9?

Tylko jeśli jesteś osobą amerykańską, np. obywatelem USA mieszkającym za granicą. Jeśli jesteś osobą zagraniczną, użyj formularza W-8, czyli W-8BEN dla osoby fizycznej.

Wypełnij ten formularz w swoim języku

Prześlij formularz do OtterFill. Wyjaśni każde pytanie w Twoim języku, wstępnie uzupełni odpowiedzi z Twoich dokumentów i sprawdzi formularz, zanim go złożysz.

Wypełnij ten formularzPobierz pusty formularz z oficjalnego źródła

Ten poradnik objaśnia formularz. Nie jest poradą prawną, podatkową ani imigracyjną, a formularze się zmieniają: przed złożeniem sprawdź oficjalną instrukcję.

Więcej poradników do formularzy