OtterFillJak wypełnić formularz I-9
Formularz I-9, „Employment Eligibility Verification” (weryfikacja prawa do pracy), wypełnia z pracodawcą każdy nowy pracownik w Stanach Zjednoczonych, aby potwierdzić tożsamość i prawo do pracy w USA. Sekcję 1 wypełnia sam pracownik, potem okazuje pracodawcy oryginały dokumentów, a pracodawca wypełnia Sekcję 2.
Ostatnio sprawdzono z oficjalnym formularzem:
- Formularz
- I-9
- Wydanie
- Edition 01/20/25
- Wydawca
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Język formularza
- English
- Kto go otrzymuje
- Pracodawca, który go przechowuje; nie wysyła się go do USCIS ani ICE
- Kto wypełnia
- Pracownik: Sekcję 1; pracodawca: Sekcję 2 i Suplement B
- Kiedy
- Sekcja 1 najpóźniej pierwszego dnia pracy, ale nie przed przyjęciem oferty; dokumenty w ciągu 3 dni roboczych od pierwszego dnia
- Dokumenty
- Jeden z Listy A albo po jednym z Listy B i Listy C; oryginały, ważne
- Koszt
- Bezpłatny; nic nie składa się w USCIS. Ten poradnik opiera się na wydaniu z 01/20/25
Czym jest ten formularz
Formularz I-9 dokumentuje, że pracodawca sprawdził tożsamość pracownika i jego prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy każdego nowego pracownika, z obywatelstwem USA lub bez. Obywatelstwa ani statusu imigracyjnego nie udowadnia się na samym formularzu: zaznacza się jedno pole w Sekcji 1, a potem okazuje wybrane dokumenty.
Formularz ma cztery strony. Strona 1 zawiera Sekcję 1 (pracownik) i Sekcję 2 (pracodawca). Strona 2 to lista dopuszczalnych dokumentów. Strona 3 to Suplement A, potrzebny tylko wtedy, gdy ktoś pomaga w Sekcji 1. Strona 4 to Suplement B, którego pracodawca używa przy ponownej weryfikacji lub ponownym zatrudnieniu. Instrukcja to osobny dokument, który pracodawca musi udostępnić pracownikowi.
Pracodawca nie może żądać dokumentów, by sprawdzić dane z Sekcji 1, ani narzucać, które z dopuszczalnych dokumentów okazać. Pracodawcy w Stanach Zjednoczonych wypełniają wersję angielską; tylko pracodawcy w Portoryko mogą użyć zamiast niej hiszpańskiej, a każdy może jej używać jako pomocy w tłumaczeniu.
Kto musi go wypełnić
Sekcję 1 wypełnia się, gdy:
- Zaczyna się pracę u pracodawcy w Stanach Zjednoczonych i otrzymuje wynagrodzenie, z obywatelstwem USA lub bez.
- Pracodawca zatrudnia ponownie po upływie ponad 3 lat od wypełnienia pierwszego formularza I-9: potrzebny jest wtedy nowy formularz.
Inne zasady obowiązują, gdy:
- Pracuje się jako niezależny wykonawca lub wolontariusz bez wynagrodzenia: według instrukcji nie są oni pracownikami. Wykonawcy zwykle przekazują klientowi formularz W-9.
- Oferta pracy nie została jeszcze przyjęta: wcześniej formularza nie można wypełnić.
- Jest się pracodawcą: wypełnia się Sekcję 2 i suplementy, nie Sekcję 1.
Instrukcja pole po polu
Sekcja 1: Dane pracownika
| Na formularzu | Co to znaczy | Jak wypełnić |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Obecne nazwisko zgodne z prawem. | Wpisz je tak, jak w dokumentach urzędowych, wraz z łącznikami i apostrofami. Przy jednym członie imienia wpisz go tutaj, a w polu imienia wpisz „Unknown”. |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Obecne imię zgodne z prawem oraz, jeśli jest, inicjał drugiego imienia. | Wpisz imię. Inicjał drugiego imienia jest opcjonalny; jeśli go nie ma, zostaw pole puste. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Inne nazwiska, których używano, na przykład nazwisko rodowe. | Wpisz je, jeśli dotyczą sytuacji. Jeśli nigdy nie używano innego nazwiska, zostaw pole puste. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | Miejsce obecnego zamieszkania. | Wpisz numer domu i nazwę ulicy oraz numer mieszkania, jeśli jest. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | Miejscowość, stan i kod pocztowy (ZIP) adresu. | Wypełnij wszystkie trzy. Jeśli adres nie leży w mieście ani miasteczku, USCIS każe wpisać w polu miejscowości wieś, hrabstwo, gminę (township) lub rezerwat. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | Data urodzenia. | Wpisz miesiąc, dzień i rok w tej kolejności: mm/dd/yyyy. Na przykład 8 stycznia 1980 to 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | 9-cyfrowy numer Social Security. | Jest dobrowolny, chyba że pracodawca korzysta z E-Verify; wtedy trzeba go podać. Nigdy nie wpisuj tu numeru ITIN. Jeśli numer został wnioskowany, ale jeszcze go nie ma, zostaw pole puste i uzupełnij później, z parafą i datą. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Adres e-mail i numer telefonu. | Oba są opcjonalne. Jeśli pracodawca korzysta z E-Verify, ich podanie pozwala otrzymywać powiadomienia o sprawie. |
Sekcja 1: Obywatelstwo lub status imigracyjny i podpis
| Na formularzu | Co to znaczy | Jak wypełnić |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Obywatelstwo Stanów Zjednoczonych. | Zaznacz pole 1 tylko wtedy, gdy to prawda. Formularz podpisuje się pod rygorem odpowiedzialności za krzywoprzysięstwo, więc nie zaznaczaj na zasadzie domysłu. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Status osób, które są lojalne wobec Stanów Zjednoczonych, ale nie są obywatelami, na przykład urodzonych na Samoa Amerykańskim. | Zaznacz pole 2 tylko wtedy, gdy to dotyczy sytuacji; instrukcja wymienia, kto się kwalifikuje. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Pobyt w Stanach Zjednoczonych jako imigrant z prawem stałego pobytu (posiadacz „green card”). | Zaznacz pole 3 i wpisz 7- do 9-cyfrowy USCIS Number (A-Number). Rezydenci warunkowi wybierają to pole. Osoby ze statusem uchodźcy lub azylu nie: wybierają pole 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych bez bycia obywatelem, noncitizen national ani rezydentem stałym; na przykład na wizie studenckiej z prawem do pracy, z zezwoleniem na pracę albo ze statusem uchodźcy lub azylu. | Zaznacz pole 4 i wpisz datę, do której ważne jest zezwolenie na pracę; zwykle jest wydrukowana na dokumencie. Jeśli zostało automatycznie przedłużone, wpisz nową datę. Wpisz N/A tylko wtedy, gdy nie ma daty końcowej, co może dotyczyć uchodźców i osób z azylem. |
| Box 4USCIS A-Number | USCIS Number, zwany też A-Number, jeśli jest przyznany. | Pod polem 4 trzeba podać jedno z trzech: ten numer, numer I-94 albo numer paszportu. Ma od 7 do 9 cyfr i jest to A-Number bez litery A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Numer ewidencji wjazdów i wyjazdów Form I-94. | Pod polem 4, jeśli nie podano A-Number, wpisz 11-cyfrowy numer przyjęcia (Admission Number) z ostatniego I-94. Można go sprawdzić na oficjalnej stronie I-94. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | Numer zagranicznego paszportu i państwo, które go wydało. | Pod polem 4 wpisz oba, jeśli podaje się go zamiast A-Number lub numeru I-94. |
| Section 1Signature of Employee | Podpis pod rygorem odpowiedzialności za krzywoprzysięstwo, że dane są prawdziwe, łącznie z zaznaczonym polem. | Podpisz się osobiście, najpóźniej pierwszego dnia pracy. Osoba pomagająca ani tłumacz nie może podpisać w czyimś imieniu. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | Dzień podpisania Sekcji 1. | Wpisz prawdziwą datę w formacie mm/dd/yyyy. USCIS zaznacza, że nie wolno antydatować. |
Listy dopuszczalnych dokumentów (strona 2)
| Na formularzu | Co to znaczy | Jak wypełnić |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Dokumenty potwierdzające jednocześnie tożsamość i prawo do pracy, jak paszport USA lub Permanent Resident Card. | Okaż jeden dokument z Listy A i nic więcej. Niektóre pozycje Listy A wymagają dwóch dokumentów razem, na przykład zagranicznego paszportu z Form I-94 dla niektórych pracowników tymczasowych. |
| List BDocuments that Establish Identity | Dokumenty potwierdzające tylko tożsamość, jak prawo jazdy lub stanowy dowód osobisty. | Jeśli nie używa się Listy A, okaż jeden dokument z Listy B razem z jednym z Listy C. U pracodawców korzystających z E-Verify dokument z Listy B musi mieć zdjęcie. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Dokumenty potwierdzające tylko prawo do pracy, jak karta Social Security bez ograniczeń pracy lub akt urodzenia. | Okaż jeden dokument z Listy C razem z jednym z Listy B. Employment Authorization Document należy do Listy A, nie C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Potwierdzenie wniosku o wydanie duplikatu zgubionego, skradzionego lub zniszczonego dokumentu, okazywane krótko zamiast dokumentu. | Poproś pracodawcę o sprawdzenie w Handbook for Employers (M-274), jak długo potwierdzenie obowiązuje. Potem trzeba okazać właściwy dokument. |
Sekcja 2: Weryfikacja przez pracodawcę
| Na formularzu | Co to znaczy | Jak wypełnić |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | Pracodawca przepisuje nazwę, organ wydający, numer i datę ważności z okazanych dokumentów. | Tu się nie pisze. Przynieś ważne oryginały; kopie nie są przyjmowane, z wyjątkiem poświadczonej kopii aktu urodzenia. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Pole dla pracodawców, którzy sprawdzili dokumenty przez wideorozmowę zamiast osobiście. | To pole pracodawcy. Pracodawcy z E-Verify mogą zaproponować kontrolę zdalną: najpierw wysyła się kopie, potem okazuje te same dokumenty podczas rozmowy wideo. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | Pracodawca wpisuje pierwszy dzień pracy i podpisuje, że dokumenty wyglądają na autentyczne i dotyczą tej osoby. | Zostaw to pracodawcy lub jego upoważnionemu przedstawicielowi. Termin to 3 dni robocze od pierwszego dnia pracy. |
Suplement A: Pomoc przy wypełnianiu i/lub tłumacz
| Na formularzu | Co to znaczy | Jak wypełnić |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | Podpis każdej osoby, która pomagała przy Sekcji 1. | Jeśli ktoś pomagał lub tłumaczył, ta osoba wypełnia Suplement A. Sekcję 1 i tak podpisuje sam pracownik. Bez pomocy Suplement A nie jest potrzebny. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | Imię, nazwisko i adres osoby pomagającej lub tłumacza. | Osoba pomagająca wpisuje własne dane i adres. Każda wypełnia osobny obszar. |
Suplement B: Ponowna weryfikacja i ponowne zatrudnienie
| Na formularzu | Co to znaczy | Jak wypełnić |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | Data powrotu do pracy u tego samego pracodawcy. | Pracodawca wpisuje ją w Suplemencie B, jeśli ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 3 lat od wypełnienia pierwszego formularza I-9. W przeciwnym razie może być potrzebny nowy formularz. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Nowe nazwisko zgodne z prawem, o którym informuje się pracodawcę. | Poinformuj pracodawcę o zmianie nazwiska. Zapisze ją w Suplemencie B. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Ponowne sprawdzenie prawa do pracy, gdy poprzedni dokument lub termin wygasł. | Pracodawca prosi o nowy dowód. Można wybrać dowolny dopuszczalny dokument z Listy A lub Listy C, niekoniecznie tego samego rodzaju co wcześniej. |
Kluczowe pojęcia
| Pojęcie z formularza | Co to znaczy |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Numer złożony z 7 do 9 cyfr, który USCIS nadaje wielu osobom niebędącym obywatelami; na Permanent Resident Card jest wydrukowany na awersie. |
| Form I-94 Admission Number | 11-cyfrowy numer w ewidencji wjazdów i wyjazdów Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Osoba, która nie jest obywatelem USA, ale może legalnie mieszkać w Stanach Zjednoczonych na stałe. |
| Noncitizen national | Osoba, która jest na stałe lojalna wobec Stanów Zjednoczonych bez bycia obywatelem, na przykład urodzona na Samoa Amerykańskim. |
| Alien authorized to work | Nazwa używana w formularzu I-9 dla osoby niebędącej obywatelem, która może pracować, ale nie jest noncitizen national ani rezydentem stałym; należą tu m.in. studenci, pracownicy, uchodźcy i osoby z azylem. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Karta zezwolenia na pracę wydawana przez USCIS. W formularzu I-9 to dokument z Listy A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | Karta potwierdzająca legalny pobyt stały, zwana też green card. To dokument z Listy A. |
| Acceptable receipt | Dowód złożenia wniosku o duplikat zgubionego, skradzionego lub zniszczonego dokumentu, przyjmowany przez ograniczony czas. |
| E-Verify | Internetowy system rządu USA, którego część pracodawców używa, by na podstawie danych z formularza I-9 potwierdzić prawo nowych pracowników do pracy. |
| Preparer and/or Translator | Każda osoba, która pomaga wypełnić Sekcję 1 lub ją tłumaczy i musi podpisać Suplement A. |
| Authorized Representative | Osoba wyznaczona przez pracodawcę do wypełnienia i podpisania Sekcji 2 w jego imieniu. |
| Reverification | Ponowne sprawdzenie prawa do pracy, gdy wygasa pierwszy dowód. |
| Alternative procedure | Zatwierdzony przez DHS sposób, w jaki niektórzy pracodawcy sprawdzają dokumenty przez wideo zamiast osobiście. |
| Handbook for Employers (M-274) | Poradnik USCIS dla pracodawców o wypełnianiu formularza I-9, z przykładami dokumentów i potwierdzeń. |
Częste błędy
- 1
Zaznaczenie „lawful permanent resident” przy statusie uchodźcy lub azylu
Osoby ze statusem uchodźcy lub azylu zaznaczają pole 4, „An alien authorized to work”, a nie pole 3.
- 2
Pominięcie numeru pod polem 4
Przy zaznaczeniu pola 4 trzeba też wpisać A-Number, numer I-94 albo numer zagranicznego paszportu wraz z państwem.
- 3
Puste lub zgadywane pole z datą końca zezwolenia
Przepisz datę z dokumentu zezwolenia na pracę. N/A wpisz tylko wtedy, gdy zezwolenie naprawdę nie ma daty końcowej.
- 4
Wpisanie ITIN jako numeru Social Security
ITIN to nie numer Social Security. Jeśli się go jeszcze nie ma, zostaw pole puste.
- 5
Antydatowanie podpisu
Wpisz dzień, w którym naprawdę się podpisuje. Antydatowanie jest niedozwolone.
- 6
Pominięcie części nazwiska lub imienia
Zachowaj łączniki i apostrofy. Przy jednym członie wpisz go jako nazwisko, a jako imię „Unknown”.
- 7
Przyniesienie kopii lub dokumentów po terminie
Przynieś ważne oryginały. Kopią może być tylko poświadczona kopia aktu urodzenia.
- 8
Zła kombinacja dokumentów
Okaż jeden dokument z Listy A albo po jednym z Listy B i Listy C. Sam dokument z Listy B nie wystarczy.
- 9
Zaznaczenie pola niezgodnego z prawdą
Podpis składa się pod rygorem odpowiedzialności za krzywoprzysięstwo. Zaznacz wyłącznie pole zgodne z rzeczywistym statusem.
- 10
Podpis złożony przez osobę pomagającą
Osoba pomagająca lub tłumacz wypełnia Suplement A, ale Sekcję 1 podpisuje sam pracownik.
Pytania i odpowiedzi
Co zabrać w związku z formularzem I-9?
Zabierz ważne oryginały: jeden dokument z Listy A albo po jednym z Listy B i Listy C. Częsta kombinacja to prawo jazdy (Lista B) i karta Social Security (Lista C). O wyborze decyduje pracownik.
Czy pracodawca może wskazać, jakie dokumenty okazać?
Nie. Według formularza pracodawcy nie mogą określać, które z dopuszczalnych dokumentów pracownik okazuje. Nie mogą też żądać dokumentów w celu sprawdzenia danych z Sekcji 1.
Kiedy trzeba wypełnić Sekcję 1?
Najpóźniej pierwszego dnia pracy. Można wcześniej, ale nie przed przyjęciem oferty pracy. Dokumenty okazuje się potem w ciągu 3 dni roboczych od pierwszego dnia.
Czy muszę podać numer Social Security?
Jest dobrowolny, chyba że pracodawca korzysta z E-Verify. Jeśli numer został wnioskowany, a jeszcze go nie ma, można pracować po okazaniu dopuszczalnych dokumentów i uzupełnić numer później.
Czy formularz I-9 wysyła się do USCIS?
Nie. Wypełniony formularz przechowuje pracodawca. Instrukcja zabrania wysyłania go do USCIS lub ICE.
Co zrobić po błędzie w Sekcji 1?
Pracodawca przegląda Sekcję 1 przed wypełnieniem Sekcji 2. Jeśli jest błąd, poprawia się go i zapisuje obok parafę oraz datę.
Przyjeżdżam na studia z wizą. Co wpisać w Sekcji 1?
Osoby z wizą dającą prawo do pracy zwykle zaznaczają pole 4, „An alien authorized to work”, i wpisują datę końca zezwolenia, a do tego numer I-94 lub numer zagranicznego paszportu z państwem. Uczelnie często wskazują datę końca programu z Form I-20; zapytaj biuro studentów zagranicznych na uczelni, bo właściwa data zależy od rodzaju zezwolenia na pracę.
Co jeśli dokument został zgubiony, skradziony lub zniszczony?
W niektórych przypadkach można krótko okazać potwierdzenie wniosku o duplikat. Jak długo, podaje Handbook for Employers (M-274); zapytaj też pracodawcę.
Czy pracodawca może sprawdzić dokumenty przez wideo?
Tylko jeśli jest zapisany do E-Verify i oferuje alternatywną procedurę DHS. Najpierw wysyła się kopie, potem okazuje te same oryginały podczas rozmowy wideo na żywo.
Wypełnij ten formularz w swoim języku
Prześlij formularz do OtterFill. Wyjaśni każde pytanie w Twoim języku, wstępnie uzupełni odpowiedzi z Twoich dokumentów i sprawdzi formularz, zanim go złożysz.
Ten poradnik objaśnia formularz. Nie jest poradą prawną, podatkową ani imigracyjną, a formularze się zmieniają: przed złożeniem sprawdź oficjalną instrukcję.