OtterFillКак заполнить форму I-9
Форма I-9 «Employment Eligibility Verification» (проверка права на трудоустройство) заполняется каждым новым работником в США вместе с работодателем, чтобы подтвердить личность и право работать в США. Раздел 1 работник заполняет сам, затем предъявляет работодателю оригиналы документов, а работодатель заполняет Раздел 2.
Последняя сверка с официальной формой:
- Форма
- I-9
- Редакция
- Edition 01/20/25
- Кем выдана
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Язык формы
- English
- Кто получает
- Работодатель, который хранит форму; в USCIS и ICE она не отправляется
- Кто заполняет
- Работник: Раздел 1; работодатель: Раздел 2 и Дополнение B
- Когда
- Раздел 1 не позднее первого рабочего дня, но не до принятия предложения о работе; документы в течение 3 рабочих дней после первого дня
- Документы
- Один из Списка A или по одному из Списка B и Списка C; оригиналы, с непросроченным сроком
- Стоимость
- Бесплатно; в USCIS ничего не подаётся. Этот материал составлен по редакции от 01/20/25
Что это за форма
Форма I-9 фиксирует, что работодатель проверил личность работника и его право работать в Соединённых Штатах. Она нужна каждому новому работнику, с гражданством США или без него. Гражданство или иммиграционный статус на самой форме не доказываются: в Разделе 1 отмечается один флажок, а затем предъявляются документы по выбору работника.
В форме четыре страницы. На странице 1 находятся Раздел 1 (работник) и Раздел 2 (работодатель). Страница 2 — список допустимых документов. Страница 3 — Дополнение A, оно нужно только если кто-то помогает с Разделом 1. Страница 4 — Дополнение B, которое работодатель использует при повторной проверке или повторном найме. Инструкция — отдельный документ, который работодатель обязан предоставить работнику.
Работодатель не вправе требовать документы для проверки данных из Раздела 1 и не вправе указывать, какие из допустимых документов предъявить. Работодатели в США заполняют английскую версию; только работодатели в Пуэрто-Рико могут использовать вместо неё испанскую, а как помощь в переводе испанской версией может пользоваться любой.
Кто должен её заполнять
Раздел 1 заполняют, если:
- Начинают работать у работодателя в США и получают зарплату или иное вознаграждение, с гражданством США или без него.
- Работодатель вновь нанимает больше чем через 3 года после заполнения первой формы I-9: тогда ему нужна новая форма.
Действуют другие правила, если:
- Работают как независимый подрядчик или как волонтёр без оплаты: по инструкции они не считаются работниками. Подрядчики обычно передают заказчику форму W-9.
- Предложение о работе ещё не принято: раньше заполнить форму нельзя.
- Это работодатель: он заполняет Раздел 2 и дополнения, а не Раздел 1.
Инструкция по полям
Раздел 1: Сведения о работнике
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Текущая фамилия по закону. | Напишите её так, как в официальных документах, с дефисами и апострофами. Если есть только одно имя, впишите его сюда, а в поле имени напишите «Unknown». |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Текущее имя по закону и, если есть, первая буква второго имени. | Впишите имя. Первая буква второго имени необязательна; если его нет, оставьте поле пустым. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Другие фамилии, которые использовались, например девичья. | Укажите их, если они были. Если другой фамилии никогда не было, оставьте поле пустым. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | Место, где вы сейчас живёте. | Напишите номер дома и название улицы, а также номер квартиры, если он есть. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | Город, штат и почтовый индекс (ZIP) адреса. | Заполните все три поля. Если адрес не в городе или посёлке, USCIS велит вписать в поле города деревню, округ (county), тауншип или резервацию. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | Дата рождения. | Напишите месяц, день и год в таком порядке: mm/dd/yyyy. Например, 8 января 1980 года пишется 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | 9-значный номер социального страхования (Social Security). | Он необязателен, если работодатель не использует E-Verify; тогда его нужно указать. Никогда не вписывайте сюда ITIN. Если номер запрошен, но ещё не получен, оставьте поле пустым, а позже допишите номер, поставив инициалы и дату. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Адрес электронной почты и номер телефона. | Оба необязательны. Если работодатель использует E-Verify, с их помощью можно получать уведомления по вашему делу. |
Раздел 1: Гражданство или иммиграционный статус и подпись
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Гражданство Соединённых Штатов. | Отметьте флажок 1, только если это правда. Форма подписывается под страхом ответственности за ложные показания, поэтому не отмечайте наугад. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Статус для тех, кто обязан верностью Соединённым Штатам, но не является гражданином, например для родившихся на Американском Самоа. | Отметьте флажок 2, только если это ваш случай; в инструкции перечислено, кто подходит. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Проживание в США как иммигрант с постоянным видом на жительство (обладатель «green card»). | Отметьте флажок 3 и впишите USCIS Number (A-Number) из 7–9 цифр. Условные резиденты выбирают этот флажок. Беженцы и получившие убежище его не выбирают: им подходит флажок 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Право работать в США без статуса гражданина, noncitizen national или постоянного резидента; например, по студенческой визе с правом на работу, по разрешению на работу или со статусом беженца либо убежища. | Отметьте флажок 4 и впишите дату окончания разрешения на работу; обычно она напечатана на документе. Если срок автоматически продлён, укажите новую дату. N/A пишите, только если даты окончания нет, как бывает у беженцев и получивших убежище. |
| Box 4USCIS A-Number | USCIS Number, он же A-Number, если он присвоен. | Под флажком 4 нужно указать одно из трёх: этот номер, номер I-94 или номер паспорта. В нём от 7 до 9 цифр, это A-Number без буквы A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Номер из записи о въезде и выезде Form I-94. | Под флажком 4, если A-Number не указан, впишите 11-значный номер въезда (Admission Number) из последнего I-94. Его можно найти на официальном сайте I-94. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | Номер иностранного паспорта и страна, которая его выдала. | Под флажком 4 впишите оба, если паспорт указывается вместо A-Number или номера I-94. |
| Section 1Signature of Employee | Подпись под страхом ответственности за ложные показания, подтверждающая правдивость данных, включая отмеченный флажок. | Подпишите сами, не позднее первого рабочего дня. Помощник или переводчик не может подписывать за работника. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | День, когда подписывается Раздел 1. | Впишите настоящую дату в формате mm/dd/yyyy. USCIS указывает не ставить дату задним числом. |
Списки допустимых документов (страница 2)
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Документы, подтверждающие и личность, и право работать, например паспорт США или Permanent Resident Card. | Предъявите один документ из Списка A, больше ничего. Некоторые позиции Списка A требуют двух документов вместе, например иностранный паспорт с Form I-94 для отдельных временных работников. |
| List BDocuments that Establish Identity | Документы, подтверждающие только личность, например водительские права или удостоверение личности штата. | Если Список A не используется, предъявите один документ из Списка B вместе с одним из Списка C. Для работодателей E-Verify документ из Списка B должен содержать фотографию. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Документы, подтверждающие только право работать, например карточка Social Security без ограничений на работу или свидетельство о рождении. | Предъявите один документ из Списка C вместе с одним из Списка B. Employment Authorization Document относится к Списку A, а не к Списку C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Квитанция о подаче заявления на замену утерянного, украденного или повреждённого документа; ненадолго предъявляется вместо документа. | Попросите работодателя посмотреть в Handbook for Employers (M-274), как долго действует квитанция. Потом нужно предъявить сам документ. |
Раздел 2: Проверка и подтверждение работодателем
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | Работодатель переписывает название, орган выдачи, номер и срок действия предъявленных документов. | Здесь работник ничего не пишет. Принесите оригиналы с непросроченным сроком; копии не принимаются, кроме заверенной копии свидетельства о рождении. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Флажок для работодателей, проверивших документы по видеосвязи, а не лично. | Это флажок работодателя. Работодатели в E-Verify могут предложить дистанционную проверку: сначала отправляются копии, затем те же документы показываются по видеосвязи. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | Работодатель указывает первый рабочий день и подписывает, что документы выглядят подлинными и относятся к работнику. | Оставьте это работодателю или его уполномоченному представителю. Срок — 3 рабочих дня после первого рабочего дня. |
Дополнение A: Помощник и/или переводчик
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | Подпись каждого, кто помогал заполнять Раздел 1. | Если кто-то помогал или переводил, этот человек заполняет Дополнение A. Раздел 1 всё равно подписывает сам работник. Без помощника Дополнение A не нужно. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | Фамилия, имя и адрес помощника или переводчика. | Помощник пишет свои данные и адрес. Каждый заполняет отдельную область. |
Дополнение B: Повторная проверка и повторный наём
| В форме | Что это значит | Как заполнить |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | Дата возвращения к тому же работодателю. | Работодатель вписывает её в Дополнение B, если повторный наём происходит в течение 3 лет после заполнения первой формы I-9. Иначе может понадобиться новая форма. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Новое имя по закону, о котором сообщают работодателю. | Сообщите работодателю о смене имени. Он запишет это в Дополнении B. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Повторная проверка права работать, когда прежний документ или срок истёк. | Работодатель просит новое подтверждение. Можно выбрать любой допустимый документ из Списка A или Списка C, необязательно того же вида, что раньше. |
Ключевые термины
| Термин в форме | Что он значит |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Номер из 7–9 цифр, который USCIS присваивает многим негражданам; на Permanent Resident Card напечатан на лицевой стороне. |
| Form I-94 Admission Number | 11-значный номер в записи о въезде и выезде Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Лицо, не являющееся гражданином США, но имеющее законное право постоянно жить в США. |
| Noncitizen national | Лицо, обязанное постоянной верностью США без гражданства, например родившееся на Американском Самоа. |
| Alien authorized to work | Так форма I-9 называет негражданина, которому разрешено работать, но который не является noncitizen national или постоянным резидентом; сюда входят многие студенты, работники, беженцы и получившие убежище. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Карта разрешения на работу, выдаваемая USCIS. В форме I-9 это документ из Списка A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | Карта, подтверждающая законное постоянное проживание, её также называют green card. Это документ из Списка A. |
| Acceptable receipt | Подтверждение того, что подано заявление на замену утерянного, украденного или повреждённого документа; принимается ограниченное время. |
| E-Verify | Онлайн-система правительства США, с помощью которой некоторые работодатели по данным формы I-9 подтверждают право новых работников работать. |
| Preparer and/or Translator | Любой, кто помогает заполнить Раздел 1 или переводит его и должен подписать Дополнение A. |
| Authorized Representative | Лицо, которое работодатель назначает заполнить и подписать Раздел 2 от своего имени. |
| Reverification | Повторная проверка права работать, когда истекает первое подтверждение. |
| Alternative procedure | Одобренный DHS способ, при котором некоторые работодатели проверяют документы по видео, а не лично. |
| Handbook for Employers (M-274) | Руководство USCIS для работодателей по заполнению формы I-9 с примерами документов и квитанций. |
Частые ошибки
- 1
Флажок «lawful permanent resident» у беженца или получившего убежище
Беженцы и получившие убежище отмечают флажок 4, «An alien authorized to work», а не флажок 3.
- 2
Нет номера под флажком 4
При флажке 4 нужно также указать A-Number, номер I-94 или номер иностранного паспорта со страной выдачи.
- 3
Пустая или угаданная дата окончания разрешения
Перепишите дату из документа о праве на работу. N/A пишите, только если у разрешения действительно нет даты окончания.
- 4
ITIN вместо номера Social Security
ITIN — не номер Social Security. Если номера ещё нет, оставьте поле пустым.
- 5
Дата подписи задним числом
Укажите день, когда подпись действительно ставится. Ставить дату задним числом нельзя.
- 6
Часть имени пропущена
Сохраняйте дефисы и апострофы. Если есть только одно имя, впишите его как фамилию, а в поле имени напишите «Unknown».
- 7
Копии или просроченные документы
Принесите оригиналы с непросроченным сроком. Копией может быть только заверенная копия свидетельства о рождении.
- 8
Неправильное сочетание документов
Предъявите один документ из Списка A или по одному из Списка B и Списка C. Одного документа из Списка B недостаточно.
- 9
Отмечен флажок, не соответствующий действительности
Подпись ставится под страхом ответственности за ложные показания. Отмечайте только тот флажок, который соответствует реальному статусу.
- 10
Подпись помощника вместо подписи работника
Помощник или переводчик заполняет Дополнение A, но Раздел 1 подписывает сам работник.
Вопросы и ответы
Что нужно принести для формы I-9?
Принесите оригиналы с непросроченным сроком: один документ из Списка A или по одному из Списка B и Списка C. Частое сочетание — водительские права (Список B) и карточка Social Security (Список C). Что предъявить, решает работник.
Может ли работодатель указать, какие документы предъявить?
Нет. По форме работодатели не вправе указывать, какие из допустимых документов предъявлять. Они также не вправе требовать документы для проверки данных из Раздела 1.
Когда нужно заполнить Раздел 1?
Не позднее первого рабочего дня. Можно и раньше, но не до принятия предложения о работе. Документы затем предъявляются в течение 3 рабочих дней после первого дня.
Обязательно ли указывать номер Social Security?
Он необязателен, если работодатель не использует E-Verify. Если номер запрошен, но ещё не получен, можно работать после предъявления допустимых документов, а номер дописать позже.
Нужно ли отправлять форму I-9 в USCIS?
Нет. Заполненную форму хранит работодатель. В инструкции сказано не отправлять её в USCIS и ICE.
Что делать, если в Разделе 1 допущена ошибка?
Работодатель просматривает Раздел 1 до заполнения Раздела 2. Если есть ошибка, её исправляют и рядом ставят инициалы и дату.
Я приезжаю учиться по визе. Что писать в Разделе 1?
Те, чья виза даёт право работать, обычно отмечают флажок 4, «An alien authorized to work», и пишут дату окончания разрешения, а также номер I-94 или номер иностранного паспорта со страной. Университеты часто ссылаются на дату окончания программы в Form I-20; уточните в офисе для иностранных студентов своего вуза, так как верная дата зависит от вида разрешения на работу.
Что делать, если документ утерян, украден или повреждён?
В некоторых случаях на короткое время можно предъявить квитанцию о подаче заявления на замену. Сколько она действует, указано в Handbook for Employers (M-274); спросите и работодателя.
Может ли работодатель проверить документы по видео?
Только если он зарегистрирован в E-Verify и предлагает альтернативную процедуру DHS. Сначала отправляются копии, затем те же оригиналы показываются в прямом видеозвонке.
Заполните эту форму на своём языке
Загрузите форму в OtterFill. Он объяснит каждый вопрос на вашем языке, предзаполнит ответы по вашим документам и проверит форму перед отправкой.
Этот справочник объясняет форму. Это не юридическая, налоговая или иммиграционная консультация, а формы меняются: перед отправкой прочитайте официальную инструкцию.