OtterFillراهنمای تکمیل فرم I-9
فرم I-9 با عنوان «Employment Eligibility Verification» (تأیید صلاحیت اشتغال) را هر کارمند تازه‌وارد در ایالات متحده همراه با کارفرما تکمیل میکند تا هویت و حق کار در آمریکا ثابت شود. بخش 1 را خود کارمند پر میکند، سپس مدارک اصلی را به کارفرما نشان می‌دهد و کارفرما بخش 2 را تکمیل میکند.
آخرین تطبیق با فرم رسمی:
- فرم
- I-9
- ویرایش
- Edition 01/20/25
- صادرکننده
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- زبان فرم
- English
- تحویل به
- کارفرما، که فرم را نگه میدارد؛ به USCIS یا ICE فرستاده نمی‌شود
- چه کسی پر میکند
- کارمند: بخش 1؛ کارفرما: بخش 2 و پیوست B
- چه زمانی
- بخش 1 حداکثر تا روز اول کار، اما نه پیش از پذیرفتن پیشنهاد شغلی؛ مدارک ظرف 3 روز کاری پس از روز اول
- مدارک
- یک مدرک از فهرست A، یا یکی از فهرست B و یکی از فهرست C؛ اصل و منقضینشده
- هزینه
- رایگان؛ چیزی به USCIS تسلیم نمی‌شود. این راهنما از ویرایش مورخ 01/20/25 پیروی میکند
این فرم چیست
فرم I-9 ثبت میکند که کارفرما هویت شما و اجازهٔ کارتان در ایالات متحده را بررسی کرده است. این فرم برای هر کارمند تازه‌وارد، چه تابعیت آمریکایی داشته باشد چه نه، لازم است. تابعیت یا وضعیت مهاجرت خود را روی خود فرم ثابت نمی‌کنید: در بخش 1 یک کادر را علامت می‌زنید و سپس مدارکی را که خودتان انتخاب کرده‌اید نشان میدهید.
فرم چهار صفحه دارد. صفحهٔ 1 شامل بخش 1 (شما) و بخش 2 (کارفرما) است. صفحهٔ 2 فهرست مدارک قابلقبول است. صفحهٔ 3 پیوست A است که فقط وقتی کسی در بخش 1 کمک کند لازم میشود. صفحهٔ 4 پیوست B است که کارفرما برای تأیید مجدد یا استخدام دوباره به کار می‌برد. دستورالعمل سندی جداست که کارفرما باید در دسترس شما بگذارد.
کارفرما نمی‌تواند برای بررسی نوشتههای شما در بخش 1 مدرک بخواهد و نمی‌تواند تعیین کند کدام یک از مدارک قابلقبول را ارائه دهید. کارفرمایان در ایالات متحده نسخهٔ انگلیسی را پر می‌کنند؛ فقط کارفرمایان در پورتوریکو می‌توانند به جای آن نسخهٔ اسپانیایی را به کار ببرند و هر کسی میتواند از آن برای کمک در ترجمه استفاده کند.
چه کسی باید آن را پر کند
بخش 1 را پر میکنید اگر:
- در ایالات متحده برای کارفرمایی شروع به کار میکنید و حقوق یا مزد دیگری می‌گیرید، چه تابعیت آمریکایی داشته باشید چه نه؛
- کارفرما بیش از 3 سال پس از تکمیل نخستین فرم I-9 شما را دوباره استخدام میکند: در این صورت به فرم تازه نیاز دارد.
قواعد دیگری اعمال میشود اگر:
- پیمانکار مستقل یا داوطلب بدون دستمزد هستید: در دستورالعمل جزو کارمند حساب نمی‌شوند. پیمانکاران معمولاً به مشتری فرم W-9 می‌دهند؛
- هنوز پیشنهاد شغلی را نپذیرفته‌اید: پیش از آن نمی‌توان فرم را تکمیل کرد؛
- کارفرما هستید: بخش 2 و پیوست‌ها را پر میکنید، نه بخش 1 را.
توضیح هر فیلد
بخش 1: اطلاعات کارمند
| روی فرم | معنی | چطور پر کنیم |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | نام خانوادگی قانونی فعلی. | آن را مانند مدارک رسمی بنویسید، با خط‌تیره و آپوستروف. اگر فقط یک نام دارید، آن را همین‌جا بنویسید و در کادر نام کوچک «Unknown» بنویسید. |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | نام کوچک قانونی فعلی و در صورت وجود حرف اول نام میانی. | نام کوچک را بنویسید. حرف اول نام میانی اختیاری است؛ اگر ندارید کادر را خالی بگذارید. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | نام‌های خانوادگی دیگری که پیش‌تر به کار رفته‌اند، مثلاً نام خانوادگی پیش از ازدواج. | اگر وجود دارند بنویسید. اگر هرگز نام خانوادگی دیگری نداشته‌اید، کادر را خالی بگذارید. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | جایی که اکنون در آن زندگی میکنید. | شمارهٔ ساختمان و نام خیابان و در صورت وجود شمارهٔ واحد را بنویسید. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | شهر، ایالت و کد پستی (ZIP) نشانی شما. | هر سه را پر کنید. اگر در شهر یا شهرک زندگی نمی‌کنید، USCIS میگوید روستا، شهرستان (county)، تاونشیپ یا منطقهٔ ویژه را در کادر شهر بنویسید. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | روز تولد شما. | ماه، روز و سال را با این ترتیب بنویسید: mm/dd/yyyy. مثلاً 8 ژانویهٔ 1980 میشود 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | شمارهٔ 9 رقمی Social Security شما. | اختیاری است، مگر اینکه کارفرما E-Verify به کار ببرد؛ آن‌گاه باید آن را بدهید. هرگز ITIN را اینجا ننویسید. اگر شماره را درخواست کرده‌اید و هنوز نرسیده، کادر را خالی بگذارید و بعداً همراه با حروف اول نام و تاریخ اضافه کنید. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | ایمیل و شمارهٔ تلفن شما. | هر دو اختیاری‌اند. اگر کارفرما E-Verify به کار ببرد، با دادن آن‌ها اطلاعیه‌های مربوط به پروندهٔ شما را دریافت میکنید. |
بخش 1: تابعیت یا وضعیت مهاجرت و امضا
| روی فرم | معنی | چطور پر کنیم |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | تابعیت ایالات متحده را دارید. | کادر 1 را فقط در صورتی علامت بزنید که درست باشد. فرم با مسئولیت کیفری شهادت دروغ امضا میشود، پس با حدس علامت نزنید. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | وضعیتی برای کسانی که وفاداری به ایالات متحده دارند اما شهروند نیستند، مثلاً متولدین ساموآی آمریکا. | کادر 2 را فقط در صورتی علامت بزنید که شامل حال شما باشد؛ دستورالعمل میگوید چه کسانی در این دسته‌اند. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | به‌عنوان مهاجر با اقامت دائم در ایالات متحده زندگی میکنید (دارندهٔ «green card»). | کادر 3 را علامت بزنید و USCIS Number (A-Number) 7 تا 9 رقمی را بنویسید. ساکنان مشروط این کادر را انتخاب می‌کنند. پناهندگان و دارندگان پناهندگی (asylee) نه: آن‌ها کادر 4 را انتخاب می‌کنند. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | بدون اینکه شهروند، noncitizen national یا مقیم دائم باشید اجازهٔ کار در ایالات متحده دارید؛ مثلاً با ویزای دانشجویی دارای اجازهٔ کار، با مجوز کار، یا با وضعیت پناهندگی. | کادر 4 را علامت بزنید و تاریخ پایان مجوز کارتان را بنویسید که معمولاً روی مدرک چاپ شده است. اگر خودکار تمدید شده، تاریخ جدید را به کار ببرید. N/A را فقط وقتی بنویسید که تاریخ پایان ندارد، که برای پناهندگان ممکن است پیش بیاید. |
| Box 4USCIS A-Number | USCIS Number یا همان A-Number شما، در صورت داشتن. | زیر کادر 4 باید یکی از سه مورد را بدهید: این شماره، شمارهٔ I-94 یا شمارهٔ گذرنامه. از 7 تا 9 رقم دارد و همان A-Number بدون حرف A است. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | شمارهٔ سابقهٔ ورود و خروج Form I-94 شما. | زیر کادر 4، اگر A-Number نمی‌دهید، شمارهٔ پذیرش (Admission Number) 11 رقمی جدیدترین I-94 خود را بنویسید. میتوانید آن را در وب‌سایت رسمی I-94 پیدا کنید. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | شمارهٔ گذرنامهٔ خارجی شما و کشوری که آن را صادر کرده است. | زیر کادر 4، اگر به جای A-Number یا شمارهٔ I-94 گذرنامه را میدهید، هر دو را بنویسید. |
| Section 1Signature of Employee | امضای شما با مسئولیت کیفری شهادت دروغ که آنچه نوشته‌اید درست است، از جمله کادر علامت‌زده. | خودتان امضا کنید، حداکثر تا روز اول کار. کمک‌کننده یا مترجم نمی‌تواند به جای شما امضا کند. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | روزی که بخش 1 را امضا میکنید. | تاریخ واقعی را با قالب mm/dd/yyyy بنویسید. USCIS میگوید تاریخ عقب‌تر نزنید. |
فهرست مدارک قابلقبول (صفحهٔ 2)
| روی فرم | معنی | چطور پر کنیم |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | مدارکی که هم هویت و هم حق کار شما را ثابت می‌کنند، مانند گذرنامهٔ آمریکایی یا Permanent Resident Card. | فقط یک مدرک از فهرست A نشان دهید و چیز دیگری لازم نیست. برخی موارد فهرست A دو مدرک با هم می‌خواهند، مثل گذرنامهٔ خارجی همراه با Form I-94 برای برخی کارگران موقت. |
| List BDocuments that Establish Identity | مدارکی که فقط هویت شما را ثابت می‌کنند، مانند گواهینامهٔ رانندگی یا کارت شناسایی ایالتی. | اگر از فهرست A استفاده نمی‌کنید، یک مدرک از فهرست B را همراه با یکی از فهرست C نشان دهید. نزد کارفرمایان E-Verify مدرک فهرست B باید عکس داشته باشد. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | مدارکی که فقط حق کار شما را ثابت می‌کنند، مانند کارت Social Security بدون محدودیت کار یا گواهی تولد. | یک مدرک از فهرست C را همراه با یکی از فهرست B نشان دهید. Employment Authorization Document مدرک فهرست A است، نه C. |
| Page 2Acceptable Receipts | رسید درخواست جایگزین برای مدرک گم‌شده، دزدیده‌شده یا آسیب‌دیده که برای مدتی کوتاه به جای مدرک نشان داده میشود. | از کارفرما بخواهید در Handbook for Employers (M-274) ببیند رسید تا چه مدت معتبر است. پس از آن باید خود مدرک را نشان دهید. |
بخش 2: بررسی و تأیید کارفرما
| روی فرم | معنی | چطور پر کنیم |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | کارفرما عنوان، مرجع صادرکننده، شماره و تاریخ انقضای مدارکی را که نشان میدهید منتقل میکند. | اینجا شما چیزی نمی‌نویسید. مدارک اصل و منقضینشده را بیاورید؛ کپی پذیرفته نمی‌شود، جز نسخهٔ تأییدشدهٔ گواهی تولد. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | کادری برای کارفرمایانی که مدارک را به‌جای حضوری از طریق تماس تصویری بررسی کرده‌اند. | این کادر کارفرماست. کارفرمایان E-Verify می‌توانند بررسی از راه دور را پیشنهاد دهند: ابتدا کپیها را میفرستید و سپس همان مدارک را در تماس تصویری نشان میدهید. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | کارفرما روز اول کار شما را می‌نویسد و با امضا تأیید میکند که مدارک اصل به نظر می‌رسند و به شما تعلق دارند. | این را به کارفرما یا نمایندهٔ مجاز او بسپارید. باید ظرف 3 روز کاری پس از روز اول کار انجام شود. |
پیوست A: کمک‌کننده و/یا مترجم
| روی فرم | معنی | چطور پر کنیم |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | امضای هر کسی که در تکمیل بخش 1 کمک کرده است. | اگر کسی کمک کرده یا ترجمه کرده، آن شخص پیوست A را پر میکند. بخش 1 را باز هم خودتان امضا میکنید. بدون کمک‌کننده به پیوست A نیازی نیست. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | نام و نشانی کمک‌کننده یا مترجم. | کمک‌کننده نام و نشانی خود را می‌نویسد. هر کمک‌کننده بخش جداگانه‌ای را پر میکند. |
پیوست B: تأیید مجدد و استخدام دوباره
| روی فرم | معنی | چطور پر کنیم |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | تاریخ بازگشت شما به کار نزد همان کارفرما. | کارفرما آن را در پیوست B می‌نویسد، اگر ظرف 3 سال پس از تکمیل نخستین فرم I-9 دوباره استخدام شوید. در غیر این صورت ممکن است فرم تازه لازم باشد. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | نام قانونی جدیدی که به کارفرما اعلام میکنید. | اگر نامتان عوض شده کارفرما را مطلع کنید. او آن را در پیوست B ثبت میکند. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | بررسی دوبارهٔ اجازهٔ کار شما وقتی مدرک یا تاریخ قبلی منقضی شده است. | کارفرما مدرک تازه‌ای می‌خواهد. میتوانید هر مدرک قابلقبول از فهرست A یا C را انتخاب کنید، نه الزاماً از همان نوع قبلی. |
اصطلاحات کلیدی
| اصطلاح روی فرم | معنی |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | شماره‌ای 7 تا 9 رقمی که USCIS به بسیاری از غیرشهروندان می‌دهد؛ روی Permanent Resident Card در روی کارت چاپ شده است. |
| Form I-94 Admission Number | شمارهٔ 11 رقمی در سابقهٔ ورود و خروج Form I-94. |
| Lawful permanent resident | فردی که شهروند آمریکا نیست اما قانوناً اجازه دارد به‌طور دائم در ایالات متحده زندگی کند. |
| Noncitizen national | فردی که وفاداری دائمی به ایالات متحده دارد بی‌آنکه شهروند باشد، مثل متولد ساموآی آمریکا. |
| Alien authorized to work | نامی که فرم I-9 به غیرشهروندی می‌دهد که اجازهٔ کار دارد ولی noncitizen national یا مقیم دائم نیست؛ شامل بسیاری از دانشجویان، کارگران، پناهندگان و دارندگان پناهندگی. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | کارت مجوز کار که USCIS صادر میکند. در فرم I-9 مدرک فهرست A است. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | کارتی که اقامت دائم قانونی را نشان می‌دهد و green card هم نامیده میشود. مدرک فهرست A است. |
| Acceptable receipt | گواهی اینکه برای جایگزینی مدرک گم‌شده، دزدیده‌شده یا آسیب‌دیده درخواست داده‌اید، که برای مدتی محدود پذیرفته میشود. |
| E-Verify | سامانهٔ آنلاین دولت آمریکا که برخی کارفرمایان با داده‌های فرم I-9 تأیید می‌کنند کارکنان تازه حق کار دارند. |
| Preparer and/or Translator | هر کسی که در تکمیل بخش 1 کمک میکند یا آن را ترجمه میکند و باید پیوست A را امضا کند. |
| Authorized Representative | شخصی که کارفرما تعیین میکند تا بخش 2 را از طرف او پر و امضا کند. |
| Reverification | بررسی دوبارهٔ اجازهٔ کار وقتی نخستین مدرک منقضی میشود. |
| Alternative procedure | روشی تأییدشده از سوی DHS که به برخی کارفرمایان اجازه می‌دهد مدارک شما را به‌جای حضوری از راه تصویری بررسی کنند. |
| Handbook for Employers (M-274) | راهنمای USCIS برای کارفرمایان دربارهٔ تکمیل فرم I-9، با نمونه‌هایی از مدارک و رسیدها. |
اشتباهات رایج
- ۱
علامت‌زدن «lawful permanent resident» با وضعیت پناهندگی
پناهندگان و دارندگان پناهندگی کادر 4، «An alien authorized to work»، را علامت می‌زنند، نه کادر 3.
- ۲
ننوشتن شماره زیر کادر 4
اگر کادر 4 را علامت می‌زنید، باید A-Number یا شمارهٔ I-94 یا شمارهٔ گذرنامهٔ خارجی را همراه با کشور هم بنویسید.
- ۳
خالی‌گذاشتن یا حدس‌زدن تاریخ پایان مجوز کار
تاریخ را از مدرک مجوز کار کپی کنید. N/A را فقط وقتی بنویسید که مجوز واقعاً تاریخ پایان ندارد.
- ۴
نوشتن ITIN به‌جای شمارهٔ Social Security
ITIN شمارهٔ Social Security نیست. اگر هنوز ندارید، کادر را خالی بگذارید.
- ۵
عقب‌زدن تاریخ امضا
روزی را بنویسید که واقعاً امضا میکنید. تاریخ عقب‌تر مجاز نیست.
- ۶
جاانداختن بخشی از نام
خط‌تیره و آپوستروف را نگه دارید. اگر فقط یک نام دارید، آن را به‌عنوان نام خانوادگی و «Unknown» را به‌عنوان نام کوچک بنویسید.
- ۷
آوردن کپی یا مدرک منقضی
مدارک اصل و منقضینشده بیاورید. فقط نسخهٔ تأییدشدهٔ گواهی تولد میتواند کپی باشد.
- ۸
ارائهٔ ترکیب نادرست مدارک
یک مدرک از فهرست A یا یکی از B و یکی از C نشان دهید. یک مدرک فهرست B به‌تنهایی کافی نیست.
- ۹
علامت‌زدن کادری که درست نیست
امضا با مسئولیت کیفری شهادت دروغ است. فقط کادری را علامت بزنید که با وضعیت واقعی شما می‌خواند.
- ۱۰
امضای کمک‌کننده به جای خودتان
کمک‌کننده یا مترجم پیوست A را پر میکند، اما بخش 1 را خودتان امضا میکنید.
پرسش‌ها و پاسخ‌ها
برای فرم I-9 چه چیزی باید بیاورم؟
مدارک اصل و منقضینشده بیاورید: یکی از فهرست A یا یکی از فهرست B و یکی از فهرست C. ترکیب رایج گواهینامهٔ رانندگی (فهرست B) با کارت Social Security (فهرست C) است. انتخاب با خودتان است.
آیا کارفرما میتواند بگوید کدام مدارک را نشان دهم؟
نه. طبق فرم، کارفرمایان نمیتوانند تعیین کنند کدام مدارک قابلقبول را ارائه دهید. همچنین نمیتوانند برای بررسی نوشتههای بخش 1 مدرک بخواهند.
بخش 1 را چه زمانی باید پر کنم؟
حداکثر تا روز اول کار. میتوانید زودتر انجام دهید، اما نه پیش از پذیرفتن پیشنهاد شغلی. سپس مدارک را ظرف 3 روز کاری پس از روز اول نشان میدهید.
آیا باید شمارهٔ Social Security را بدهم؟
اختیاری است، مگر اینکه کارفرما E-Verify به کار ببرد. اگر درخواست داده‌اید و هنوز نرسیده، پس از نشان‌دادن مدارک قابلقبول میتوانید کار کنید و شماره را بعداً اضافه کنید.
آیا فرم I-9 را به USCIS میفرستم؟
نه. کارفرما فرم تکمیلشده را نگه میدارد. دستورالعمل میگوید آن را به USCIS یا ICE پست نکنید.
اگر در بخش 1 اشتباه کنم چه میشود؟
کارفرما پیش از تکمیل بخش 2 بخش 1 را مرور میکند. اگر اشتباهی باشد، آن را اصلاح میکنید و کنار اصلاح حروف اول نام و تاریخ را مینویسید.
با ویزا برای تحصیل می‌آیم. در بخش 1 چه بنویسم؟
کسانی که ویزای دارای اجازهٔ کار دارند معمولاً کادر 4، «An alien authorized to work»، را علامت می‌زنند و تاریخ پایان مجوز را می‌نویسند، به‌علاوهٔ شمارهٔ I-94 یا شمارهٔ گذرنامهٔ خارجی با کشور. دانشگاه‌ها اغلب به تاریخ پایان برنامه در Form I-20 ارجاع می‌دهند؛ از دفتر دانشجویان بین‌المللی مؤسسهٔ خود بپرسید، چون تاریخ درست به نوع مجوز کار بستگی دارد.
اگر مدرکم گم شده، دزدیده شده یا آسیب دیده چه؟
در برخی موارد رسید درخواست جایگزین را میتوان برای مدتی کوتاه نشان داد. برای مدت آن به Handbook for Employers (M-274) نگاه کنید و از کارفرما بپرسید.
آیا کارفرما میتواند مدارک را با ویدیو بررسی کند؟
فقط اگر در E-Verify ثبتنام کرده و روش جایگزین DHS را ارائه دهد. ابتدا کپیها را میفرستید و سپس همان اصلها را در تماس تصویری زنده نشان میدهید.
این فرم را به زبان خودتان پر کنید
فرم را در OtterFill بارگذاری کنید. هر پرسش را به زبان شما توضیح می‌دهد، پاسخ‌ها را از مدارک شما از پیش پر میکند و پیش از ارسال، فرم را بررسی میکند.
این راهنما یک فرم را توضیح می‌دهد و مشاوره حقوقی، مالیاتی یا مهاجرتی نیست. فرم‌ها تغییر می‌کنند: پیش از ارسال، دستورالعمل رسمی را بررسی کنید.