OtterFillCách điền biểu mẫu I-9
Biểu mẫu I-9, “Employment Eligibility Verification” (xác minh đủ điều kiện làm việc), được mỗi nhân viên mới tại Hoa Kỳ điền cùng người sử dụng lao động để chứng minh danh tính và quyền làm việc tại Hoa Kỳ. Người lao động tự điền Phần 1, sau đó đưa giấy tờ gốc cho người sử dụng lao động xem, và người sử dụng lao động hoàn thành Phần 2.
Lần đối chiếu gần nhất với biểu mẫu chính thức:
- Biểu mẫu
- I-9
- Phiên bản
- Edition 01/20/25
- Cơ quan phát hành
- U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS)
- Ngôn ngữ của biểu mẫu
- English
- Nộp cho ai
- Người sử dụng lao động, bên giữ biểu mẫu; không gửi cho USCIS hay ICE
- Ai điền
- Người lao động: Phần 1; người sử dụng lao động: Phần 2 và Phụ lục B
- Khi nào
- Phần 1 chậm nhất vào ngày làm việc đầu tiên, nhưng không trước khi nhận lời mời làm việc; giấy tờ trong vòng 3 ngày làm việc sau ngày đầu tiên
- Giấy tờ
- Một giấy tờ từ Danh sách A, hoặc một từ Danh sách B và một từ Danh sách C; bản gốc, còn hiệu lực
- Chi phí
- Miễn phí; không nộp gì cho USCIS. Hướng dẫn này dựa trên ấn bản 01/20/25
Biểu mẫu này là gì
Biểu mẫu I-9 ghi nhận rằng người sử dụng lao động của bạn đã kiểm tra danh tính và quyền làm việc tại Hoa Kỳ của bạn. Biểu mẫu áp dụng cho mọi nhân viên mới, dù là công dân Hoa Kỳ hay không. Bạn không chứng minh quốc tịch hay tình trạng di trú ngay trên biểu mẫu: bạn chọn một ô ở Phần 1 rồi xuất trình giấy tờ do bạn tự chọn.
Biểu mẫu có bốn trang. Trang 1 gồm Phần 1 (bạn) và Phần 2 (người sử dụng lao động). Trang 2 là danh sách giấy tờ được chấp nhận. Trang 3 là Phụ lục A, chỉ dùng khi có người giúp bạn điền Phần 1. Trang 4 là Phụ lục B, người sử dụng lao động dùng khi xác minh lại hoặc tuyển lại. Hướng dẫn điền là một tài liệu riêng mà người sử dụng lao động phải cho bạn tiếp cận.
Người sử dụng lao động không được yêu cầu giấy tờ để kiểm tra những gì bạn viết ở Phần 1, và không được chỉ định bạn phải xuất trình giấy tờ nào trong số được chấp nhận. Người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ điền bản tiếng Anh; chỉ người sử dụng lao động ở Puerto Rico mới được dùng bản tiếng Tây Ban Nha thay thế, và ai cũng có thể dùng bản đó để hỗ trợ dịch.
Ai phải điền
Bạn điền Phần 1 nếu:
- Bạn bắt đầu làm việc cho một người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ và nhận lương hoặc thù lao khác, dù là công dân Hoa Kỳ hay không;
- Người sử dụng lao động tuyển lại bạn sau hơn 3 năm kể từ khi Biểu mẫu I-9 đầu tiên của bạn được điền: khi đó họ cần một biểu mẫu mới.
Áp dụng quy định khác nếu:
- Bạn là nhà thầu độc lập hoặc tình nguyện viên không được trả công: hướng dẫn không tính họ là nhân viên. Nhà thầu thường đưa cho khách hàng biểu mẫu W-9;
- Bạn chưa nhận lời mời làm việc: trước đó không thể điền biểu mẫu;
- Bạn là người sử dụng lao động: bạn điền Phần 2 và các phụ lục, không phải Phần 1.
Hướng dẫn từng mục
Phần 1: Thông tin người lao động
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Section 1Last Name (Family Name) | Họ hợp pháp hiện tại của bạn. | Viết đúng như trên giấy tờ chính thức, kể cả dấu gạch nối và dấu nháy lược. Nếu bạn chỉ có một tên, viết vào ô này và viết “Unknown” vào ô tên. |
| Section 1First Name (Given Name) / Middle Initial (if any) | Tên hợp pháp hiện tại của bạn và, nếu có, chữ cái đầu của tên đệm. | Viết tên của bạn. Chữ cái đầu của tên đệm là tùy chọn; để trống nếu không có. |
| Section 1Other Last Names Used (if any) | Các họ khác bạn từng dùng, ví dụ họ trước khi kết hôn. | Ghi nếu có. Nếu chưa từng dùng họ nào khác, để trống ô này. |
| Section 1Address (Street Number and Name) / Apt. Number (if any) | Nơi bạn đang sống hiện nay. | Viết số nhà và tên đường, kèm số căn hộ nếu có. |
| Section 1City or Town / State / ZIP Code | Thành phố, tiểu bang và mã bưu chính (ZIP) của địa chỉ. | Điền cả ba. Nếu bạn không sống ở thành phố hay thị trấn, USCIS hướng dẫn ghi làng, quận (county), township hoặc khu bảo tồn vào ô thành phố. |
| Section 1Date of Birth (mm/dd/yyyy) | Ngày sinh của bạn. | Viết tháng, ngày, năm theo thứ tự này: mm/dd/yyyy. Ví dụ ngày 8 tháng 1 năm 1980 viết là 01/08/1980. |
| Section 1U.S. Social Security Number | Số Social Security gồm 9 chữ số của bạn. | Tùy chọn, trừ khi người sử dụng lao động dùng E-Verify; khi đó bạn phải cung cấp. Tuyệt đối không ghi ITIN vào đây. Nếu đã nộp đơn xin số nhưng chưa nhận, để trống ô và bổ sung sau, kèm chữ viết tắt tên và ngày tháng. |
| Section 1Employee's Email Address / Employee's Telephone Number | Địa chỉ email và số điện thoại của bạn. | Cả hai đều tùy chọn. Nếu người sử dụng lao động dùng E-Verify, cung cấp chúng giúp bạn nhận thông báo về hồ sơ của mình. |
Phần 1: Quốc tịch hoặc tình trạng di trú và chữ ký
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Box 11. A citizen of the United States | Bạn là công dân Hợp chủng quốc Hoa Kỳ. | Chỉ chọn ô 1 nếu điều này đúng. Biểu mẫu được ký dưới hình phạt khai man, vì vậy đừng chọn theo phỏng đoán. |
| Box 22. A noncitizen national of the United States (See Instructions.) | Tình trạng của những người mang nghĩa vụ trung thành với Hoa Kỳ nhưng không phải công dân, ví dụ người sinh ra ở Samoa thuộc Mỹ. | Chỉ chọn ô 2 nếu đúng với bạn; hướng dẫn nêu rõ ai thuộc nhóm này. |
| Box 33. A lawful permanent resident (Enter USCIS or A-Number.) | Bạn sống tại Hoa Kỳ với tư cách người nhập cư có quyền thường trú (người giữ “green card”). | Chọn ô 3 và ghi USCIS Number (A-Number) gồm 7 đến 9 chữ số. Thường trú nhân có điều kiện chọn ô này. Người tị nạn và người được cho tị nạn chính trị thì không: họ chọn ô 4. |
| Box 44. An alien authorized to work until (exp. date, if any) | Bạn được phép làm việc tại Hoa Kỳ nhưng không phải công dân, noncitizen national hay thường trú nhân; ví dụ có visa sinh viên cho phép làm việc, giấy phép lao động, hoặc tư cách tị nạn. | Chọn ô 4 và ghi ngày giấy phép làm việc hết hạn, thường in trên giấy tờ của bạn. Nếu được gia hạn tự động, dùng ngày mới. Chỉ ghi N/A nếu không có ngày hết hạn, như có thể xảy ra với người tị nạn. |
| Box 4USCIS A-Number | USCIS Number của bạn, còn gọi là A-Number, nếu có. | Dưới ô 4, bạn phải cung cấp một trong ba: số này, số I-94 hoặc số hộ chiếu. Số có 7 đến 9 chữ số và là A-Number bỏ chữ A. |
| Box 4Form I-94 Admission Number | Số trong hồ sơ nhập cảnh và xuất cảnh Form I-94 của bạn. | Dưới ô 4, nếu không cung cấp A-Number, ghi Admission Number gồm 11 chữ số trong I-94 mới nhất. Bạn có thể tra trên trang web I-94 chính thức. |
| Box 4Foreign Passport Number and Country of Issuance | Số hộ chiếu nước ngoài của bạn và quốc gia đã cấp. | Dưới ô 4, ghi cả hai nếu bạn dùng hộ chiếu thay cho A-Number hoặc số I-94. |
| Section 1Signature of Employee | Chữ ký của bạn, dưới hình phạt khai man, xác nhận những gì bạn viết là đúng, kể cả ô đã chọn. | Tự ký, chậm nhất vào ngày làm việc đầu tiên. Người hỗ trợ hoặc người dịch không được ký thay bạn. |
| Section 1Today's Date (mm/dd/yyyy) | Ngày bạn ký Phần 1. | Ghi ngày thật theo dạng mm/dd/yyyy. USCIS yêu cầu không ghi lùi ngày. |
Danh sách giấy tờ được chấp nhận (trang 2)
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| List ADocuments that Establish Both Identity and Employment Authorization | Giấy tờ chứng minh cả danh tính lẫn quyền làm việc của bạn, như hộ chiếu Hoa Kỳ hoặc Permanent Resident Card. | Chỉ xuất trình một giấy tờ trong Danh sách A, không cần gì thêm. Một số mục của Danh sách A cần hai giấy tờ đi kèm, như hộ chiếu nước ngoài cùng Form I-94 cho một số lao động tạm thời. |
| List BDocuments that Establish Identity | Giấy tờ chỉ chứng minh danh tính của bạn, như bằng lái xe hoặc thẻ căn cước do tiểu bang cấp. | Nếu không dùng Danh sách A, xuất trình một giấy tờ Danh sách B cùng một giấy tờ Danh sách C. Với người sử dụng lao động dùng E-Verify, giấy tờ Danh sách B phải có ảnh. |
| List CDocuments that Establish Employment Authorization | Giấy tờ chỉ chứng minh quyền làm việc của bạn, như thẻ Social Security không bị hạn chế làm việc hoặc giấy khai sinh. | Xuất trình một giấy tờ Danh sách C cùng một giấy tờ Danh sách B. Employment Authorization Document thuộc Danh sách A, không thuộc Danh sách C. |
| Page 2Acceptable Receipts | Biên nhận đơn xin cấp lại giấy tờ bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng, xuất trình tạm thời thay cho giấy tờ. | Nhờ người sử dụng lao động xem Handbook for Employers (M-274) để biết biên nhận có hiệu lực bao lâu. Hết thời hạn đó, bạn phải xuất trình giấy tờ thật. |
Phần 2: Người sử dụng lao động xem xét và xác minh
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Section 2Document Title / Issuing Authority / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) | Người sử dụng lao động chép tên, cơ quan cấp, số và ngày hết hạn của các giấy tờ bạn xuất trình. | Bạn không viết ở đây. Mang giấy tờ gốc còn hiệu lực; bản sao không được chấp nhận, trừ bản sao có chứng thực của giấy khai sinh. |
| Section 2Check here if you used an alternative procedure authorized by DHS to examine documents. | Ô dành cho người sử dụng lao động kiểm tra giấy tờ qua cuộc gọi video thay vì trực tiếp. | Đây là ô của người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có E-Verify có thể cho kiểm tra từ xa: bạn gửi bản sao trước, rồi xuất trình đúng các giấy tờ đó trong cuộc gọi video. |
| Section 2First Day of Employment (mm/dd/yyyy) / Signature of Employer or Authorized Representative | Người sử dụng lao động ghi ngày đầu tiên bạn làm việc và ký xác nhận giấy tờ có vẻ là thật và thuộc về bạn. | Để người sử dụng lao động hoặc đại diện được ủy quyền của họ làm. Việc này phải xong trong vòng 3 ngày làm việc sau ngày làm việc đầu tiên của bạn. |
Phụ lục A: Người hỗ trợ và/hoặc người dịch
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Supplement ASignature of Preparer or Translator | Chữ ký của bất kỳ ai đã giúp bạn điền Phần 1. | Nếu có người giúp hoặc dịch, người đó điền Phụ lục A. Bạn vẫn tự ký Phần 1. Không có người hỗ trợ thì không cần Phụ lục A. |
| Supplement ALast Name (Family Name) / First Name (Given Name) / Address (Street Number and Name) | Họ tên và địa chỉ của người hỗ trợ hoặc người dịch. | Người hỗ trợ ghi họ tên và địa chỉ của chính mình. Mỗi người điền một khu vực riêng. |
Phụ lục B: Xác minh lại và tuyển lại
| Trên biểu mẫu | Ý nghĩa | Cách điền |
|---|---|---|
| Supplement BDate of Rehire (if applicable) | Ngày bạn quay lại làm việc cho cùng người sử dụng lao động. | Người sử dụng lao động điền vào Phụ lục B nếu bạn được tuyển lại trong vòng 3 năm kể từ khi Biểu mẫu I-9 đầu tiên được điền. Nếu không, có thể cần biểu mẫu mới. |
| Supplement BNew Name (if applicable) | Tên hợp pháp mới mà bạn báo cho người sử dụng lao động. | Hãy báo cho người sử dụng lao động nếu tên của bạn đã đổi. Họ sẽ ghi vào Phụ lục B. |
| Supplement BReverification: Document Title / Document Number (if any) / Expiration Date (if any) (mm/dd/yyyy) | Việc kiểm tra lại giấy phép làm việc của bạn khi giấy tờ hoặc ngày trước đó đã hết hạn. | Người sử dụng lao động yêu cầu bằng chứng mới. Bạn có thể chọn bất kỳ giấy tờ được chấp nhận nào trong Danh sách A hoặc Danh sách C, không nhất thiết cùng loại với lần trước. |
Thuật ngữ chính
| Thuật ngữ trên biểu mẫu | Ý nghĩa |
|---|---|
| USCIS Number (A-Number) | Số gồm 7 đến 9 chữ số mà USCIS cấp cho nhiều người không phải công dân; trên Permanent Resident Card được in ở mặt trước. |
| Form I-94 Admission Number | Số gồm 11 chữ số trên hồ sơ nhập cảnh và xuất cảnh Form I-94. |
| Lawful permanent resident | Người không phải công dân Hoa Kỳ nhưng được phép hợp pháp sống lâu dài tại Hoa Kỳ. |
| Noncitizen national | Người mang nghĩa vụ trung thành lâu dài với Hoa Kỳ mà không phải công dân, như người sinh ra ở Samoa thuộc Mỹ. |
| Alien authorized to work | Tên gọi trên Biểu mẫu I-9 cho người không phải công dân được phép làm việc nhưng không phải noncitizen national hay thường trú nhân; gồm nhiều sinh viên, người lao động, người tị nạn và người được cho tị nạn. |
| Employment Authorization Document (Form I-766) | Thẻ giấy phép lao động do USCIS cấp. Trên Biểu mẫu I-9 đây là giấy tờ Danh sách A. |
| Permanent Resident Card (Form I-551) | Thẻ chứng minh thường trú hợp pháp, còn gọi là green card. Đây là giấy tờ Danh sách A. |
| Acceptable receipt | Bằng chứng bạn đã nộp đơn xin cấp lại giấy tờ bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng, được chấp nhận trong thời gian có hạn. |
| E-Verify | Hệ thống trực tuyến của chính phủ Hoa Kỳ mà một số người sử dụng lao động dùng để xác nhận, từ dữ liệu Biểu mẫu I-9, rằng nhân viên mới được phép làm việc. |
| Preparer and/or Translator | Bất kỳ ai giúp bạn điền Phần 1 hoặc dịch nó, và phải ký Phụ lục A. |
| Authorized Representative | Người mà người sử dụng lao động chỉ định để điền và ký Phần 2 thay mặt họ. |
| Reverification | Việc kiểm tra lại giấy phép làm việc của bạn khi bằng chứng đầu tiên hết hạn. |
| Alternative procedure | Cách thức được DHS chấp thuận để một số người sử dụng lao động kiểm tra giấy tờ của bạn qua video thay vì trực tiếp. |
| Handbook for Employers (M-274) | Cẩm nang của USCIS dành cho người sử dụng lao động về cách điền Biểu mẫu I-9, kèm ví dụ về giấy tờ và biên nhận. |
Lỗi thường gặp
- 1
Chọn “lawful permanent resident” khi là người tị nạn
Người tị nạn và người được cho tị nạn chọn ô 4, “An alien authorized to work”, không phải ô 3.
- 2
Bỏ sót số dưới ô 4
Nếu chọn ô 4, bạn còn phải ghi A-Number, số I-94 hoặc số hộ chiếu nước ngoài kèm quốc gia.
- 3
Để trống hoặc đoán ngày hết hạn giấy phép làm việc
Chép ngày từ giấy tờ cho phép làm việc của bạn. Chỉ ghi N/A nếu giấy phép thật sự không có ngày hết hạn.
- 4
Ghi ITIN làm số Social Security
ITIN không phải số Social Security. Nếu chưa có số, để trống ô.
- 5
Ghi lùi ngày ký
Ghi đúng ngày bạn thực sự ký. Không được ghi lùi ngày.
- 6
Bỏ mất một phần của tên
Giữ nguyên dấu gạch nối và dấu nháy lược. Nếu chỉ có một tên, ghi làm họ và ghi “Unknown” làm tên.
- 7
Mang bản sao hoặc giấy tờ hết hạn
Mang giấy tờ gốc còn hiệu lực. Chỉ bản sao có chứng thực của giấy khai sinh mới được là bản sao.
- 8
Xuất trình sai tổ hợp giấy tờ
Xuất trình một giấy tờ Danh sách A, hoặc một Danh sách B và một Danh sách C. Chỉ một giấy tờ Danh sách B là không đủ.
- 9
Chọn ô không đúng sự thật
Bạn ký dưới hình phạt khai man. Chỉ chọn ô khớp với tình trạng thật của bạn.
- 10
Để người hỗ trợ ký thay
Người hỗ trợ hoặc người dịch điền Phụ lục A, nhưng Phần 1 bạn tự ký.
Hỏi và đáp
Tôi cần mang gì cho biểu mẫu I-9?
Mang giấy tờ gốc còn hiệu lực: một từ Danh sách A, hoặc một từ Danh sách B và một từ Danh sách C. Tổ hợp phổ biến là bằng lái xe (Danh sách B) với thẻ Social Security (Danh sách C). Bạn quyết định xuất trình gì.
Người sử dụng lao động có thể chỉ định giấy tờ tôi phải xuất trình không?
Không. Theo biểu mẫu, người sử dụng lao động không được chỉ định bạn xuất trình giấy tờ nào trong số được chấp nhận. Họ cũng không được yêu cầu giấy tờ để kiểm tra những gì bạn viết ở Phần 1.
Khi nào tôi phải điền Phần 1?
Chậm nhất vào ngày làm việc đầu tiên. Bạn có thể điền sớm hơn, nhưng không trước khi nhận lời mời làm việc. Sau đó bạn xuất trình giấy tờ trong vòng 3 ngày làm việc sau ngày đầu tiên.
Tôi có bắt buộc cung cấp số Social Security không?
Tùy chọn, trừ khi người sử dụng lao động dùng E-Verify. Nếu bạn đã nộp đơn nhưng chưa nhận, bạn có thể làm việc sau khi xuất trình giấy tờ được chấp nhận và bổ sung số sau.
Tôi có gửi Biểu mẫu I-9 cho USCIS không?
Không. Người sử dụng lao động giữ biểu mẫu đã điền. Hướng dẫn nói không gửi qua bưu điện cho USCIS hay ICE.
Nếu tôi điền sai ở Phần 1 thì sao?
Người sử dụng lao động xem lại Phần 1 trước khi điền Phần 2. Nếu có lỗi, bạn sửa và ghi chữ viết tắt tên cùng ngày bên cạnh chỗ sửa.
Tôi sang học bằng visa. Phần 1 điền gì?
Người có visa cho phép làm việc thường chọn ô 4, “An alien authorized to work”, và ghi ngày giấy phép hết hạn, kèm số I-94 hoặc số hộ chiếu nước ngoài cùng quốc gia. Các trường đại học thường chỉ đến ngày kết thúc chương trình trên Form I-20; hãy hỏi văn phòng sinh viên quốc tế của trường, vì ngày đúng phụ thuộc loại giấy phép làm việc của bạn.
Nếu giấy tờ của tôi bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng thì sao?
Trong một số trường hợp, có thể xuất trình biên nhận đơn xin cấp lại trong thời gian ngắn. Xem Handbook for Employers (M-274) để biết bao lâu và hỏi người sử dụng lao động.
Người sử dụng lao động có thể kiểm tra giấy tờ qua video không?
Chỉ khi họ đã đăng ký E-Verify và áp dụng thủ tục thay thế của DHS. Bạn gửi bản sao trước, rồi xuất trình đúng các bản gốc đó trong cuộc gọi video trực tiếp.
Điền biểu mẫu này bằng ngôn ngữ của bạn
Tải biểu mẫu lên OtterFill. Công cụ giải thích từng câu hỏi bằng ngôn ngữ của bạn, điền sẵn câu trả lời từ giấy tờ của bạn và kiểm tra biểu mẫu trước khi bạn nộp.
Hướng dẫn này giải thích một biểu mẫu. Đây không phải tư vấn pháp lý, thuế hay nhập cư, và biểu mẫu có thể thay đổi: hãy xem hướng dẫn chính thức trước khi nộp.