OtterFillComo preencher o formulário W-4
O formulário W-4 é o que se entrega ao empregador para que ele retenha o valor correto do imposto federal de renda em cada pagamento. Todo empregado nos EUA o preenche ao começar um emprego e o entrega ao empregador, não ao IRS.
Última conferência com o formulário oficial:
- Formulário
- W-4
- Edição
- 2026
- Emitido por
- Internal Revenue Service (IRS)
- Idioma do formulário
- English
- Quem o recebe
- O empregador (folha de pagamento ou RH), não o IRS
- Quem preenche
- Empregados que recebem salário; autônomos e estrangeiros não residentes seguem outras regras
- Validade
- Até entregar um novo; a isenção vale só por um ano
- Custo
- Grátis
- Sem o formulário
- O empregador trata a pessoa como solteira, sem outras informações, o que pode significar imposto retido a mais
O que é este formulário
O formulário W-4, «Employee’s Withholding Certificate» (certificado de retenção do empregado), diz ao empregador quanto imposto federal de renda reter do salário. Se for retido pouco, em geral deve-se imposto, e talvez multa, ao declarar; se for retido demais, em geral há restituição.
O formulário tem cinco passos. O passo 1 (dados pessoais e situação de declaração) e o passo 5 (assinatura) são para todos. Os passos 2 a 4 são só para quem tem mais de um emprego, dependentes, outros rendimentos, deduções ou quer retenção adicional. Se nada disso se aplica, pule-os.
O formulário já não tem «allowances» (isenções). O IRS as eliminou em 2020, então respostas como «1» ou «0» não valem mais. As linhas abaixo seguem a edição de 2026, que traz ainda uma planilha de deduções e uma tabela para vários empregos nas páginas 3 a 5.
Quem precisa preencher
Preenche quem:
- começa um emprego em que recebe salário como empregado;
- muda de situação e quer que o empregador retenha outro valor, por exemplo depois de casar, ter um filho, arranjar um segundo emprego ou mudar de rendimentos.
Usa-se outro formulário ou regra se:
- for estrangeiro não residente: leia o Notice 1392 antes de preencher;
- trabalhar por conta própria: paga o imposto estimado com o formulário 1040-ES, ou usa o estimador para somar retenção a um emprego;
- for contratado e um cliente pedir dados fiscais: isso é um formulário W-9.
Instruções campo a campo
Passo 1: Dados pessoais
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Step 1(a)First name and middle initial / Last name | O nome legal completo, para os registros fiscais. | Escreva o primeiro nome e a inicial do nome do meio, depois o sobrenome, exatamente como no cartão do Seguro Social. Se o nome do cartão for diferente, contate a Social Security Administration para que os rendimentos sejam creditados a você. |
| Step 1(a)Address | Onde o empregador envia seus documentos fiscais. | Escreva o endereço onde recebe correspondência, com número e apartamento. |
| Step 1(a)City or town, state, and ZIP code | A cidade, o estado e o código postal desse endereço. | Escrevem-se como um único endereço junto com a linha acima. |
| Step 1(b)Social security number | O número do Seguro Social, que o empregador usa para informar o salário. | Escreva os nove dígitos do cartão do Seguro Social. O formulário avisa que é preciso um número válido para trabalhar para pedir certos créditos ou deduções. |
| Step 1(c)Single or Married filing separately / Married filing jointly or Qualifying surviving spouse / Head of household | Como se prevê declarar o imposto, o que define a dedução padrão e as alíquotas usadas na retenção. | Marque uma só caixa: solteiro ou casado declarando separadamente; casado declarando em conjunto ou cônjuge sobrevivente qualificado; ou chefe de família, que só vale se você não for casado e pagar mais da metade dos custos de manter uma casa para si e uma pessoa qualificada. |
Passo 2: Vários empregos ou o cônjuge também trabalha
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Step 2Multiple Jobs or Spouse Works | Um passo para quem tem mais de um emprego ao mesmo tempo, ou cujo cônjuge também trabalha na declaração conjunta. | Escolha uma só opção: (a) o estimador on-line, o mais exato e a melhor escolha com renda de trabalho autônomo; (b) a planilha de vários empregos da página 3, com o resultado no passo 4(c); ou (c) marcar a caixa se houver apenas dois empregos no total, e fazer o mesmo no formulário do outro emprego. Com um só emprego, pule este passo. |
Passo 3: Dependentes e outros créditos
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Step 3(a)Multiply the number of qualifying children under age 17 by $2,200 | O crédito tributário por filhos com menos de 17 anos, convertido em valor anual. | Só se a renda total for de 200,000 dólares ou menos (400,000 ou menos na declaração conjunta). Informe o número de filhos qualificados com menos de 17 anos vezes 2,200 dólares. Em geral o filho deve ser seu dependente, morar com você mais da metade do ano e ter o número do Seguro Social exigido. |
| Step 3(b)Multiply the number of other dependents by $500 | O crédito por outros dependentes, como um filho mais velho ou um parente qualificado. | Informe o número de outros dependentes vezes 500 dólares, com os mesmos limites de renda. |
| Step 3Add the amounts from Steps 3(a) and 3(b), plus the amount for other credits. Enter the total here | O total de todos os créditos que a retenção deve considerar. | Some as duas linhas acima. Pode também somar uma estimativa de outros créditos, como os de educação ou o crédito por imposto estrangeiro. Isso aumenta o salário e reduz a restituição depois. |
Passo 4: Outros ajustes
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Step 4(a)Other income (not from jobs) | Rendimentos fora deste emprego sobre os quais nada é retido, como juros, dividendos ou aposentadoria. | Opcional. Informe o valor anual se quiser que seja retido imposto sobre eles. Não inclua renda de empregos nem de trabalho autônomo. Se preferir não informar, use o passo 4(c). |
| Step 4(b)Deductions | Deduções maiores que a dedução padrão, que reduzem a retenção. | Opcional. Se espera deduções detalhadas ou outras, como gorjetas, horas extras ou juros de empréstimo estudantil qualificados, use a planilha de deduções da página 4 e informe o resultado. Se deixar em branco, a retenção usa a dedução padrão. |
| Step 4(c)Extra withholding | Um valor fixo retido além do imposto calculado, em cada período de pagamento. | Opcional. Informe o valor adicional por pagamento, incluindo qualquer resultado da planilha de vários empregos. Reduz o salário e aumenta a restituição ou diminui o que se deve. |
Isento de retenção
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Exempt from withholding | Uma declaração de que este ano não deve ser retido imposto federal de renda do seu salário. | Marque só se no ano passado não teve imposto federal de renda a pagar e não espera ter este ano. Então preencha apenas os passos 1(a), 1(b) e 5, e nada mais. Vale por um ano: é preciso entregar um novo formulário até 16 de fevereiro de 2027. |
Passo 5: Assinatura
| No formulário | O que significa | Como preencher |
|---|---|---|
| Step 5Employee’s signature (This form is not valid unless you sign it.) | A sua assinatura, declarando sob pena de perjúrio que o formulário é verdadeiro, correto e completo. | Assine pessoalmente. Sem assinatura o formulário não é válido. |
| Step 5Date | O dia em que assina. | Escreva a data de hoje. O quadro do empregador no rodapé é só para o empregador; deixe em branco. |
Termos-chave
| Termo do formulário | O que significa |
|---|---|
| Withholding | A parte de cada pagamento que o empregador retém e envia ao IRS como adiantamento do seu imposto de renda. |
| Filing status | A categoria usada na declaração, como solteiro ou casado declarando em conjunto, que define as alíquotas. |
| Head of household | Um status para quem não é casado e paga mais da metade dos custos de uma casa para si e uma pessoa qualificada. |
| Qualifying surviving spouse | Um status para viúvo ou viúva que cumpre as condições do IRS, por exemplo sustentando um filho dependente. |
| Qualifying child | Um filho com menos de 17 anos no fim do ano, seu dependente, que em geral mora com você mais da metade do ano e tem o número do Seguro Social exigido. |
| Other dependent | Um dependente que não dá direito ao crédito tributário por filhos, como um filho mais velho ou um parente que você sustenta. |
| Standard deduction | Um valor fixo que reduz a renda tributável; o cálculo da retenção o presume, a menos que se informe mais no passo 4(b). |
| Itemized deductions | Despesas dedutíveis específicas, como juros de hipoteca, doações ou impostos estaduais e locais, usadas no lugar da dedução padrão quando são maiores. |
| Exemption from withholding | Uma declaração de que não se deve imposto federal de renda, portanto nada é retido; só vale se as duas condições forem cumpridas e expira em um ano. |
| Tax Withholding Estimator | A ferramenta on-line do IRS em irs.gov/W4App, que calcula a retenção e pode gerar um W-4 já preenchido. |
| Nonresident alien | Um estrangeiro que não é residente dos EUA para fins fiscais e que segue o Notice 1392 ao preencher o W-4. |
| Estimated tax | Imposto que a pessoa paga durante o ano, com o formulário 1040-ES, sobre rendimentos sem retenção. |
Erros comuns
- 1
Procurar as allowances
Guias antigos mandam informar um número de allowances. O formulário atual não tem; as respostas são a situação de declaração e os passos.
- 2
Pular o passo 2 com um segundo emprego
Sem ele, cada empregador retém como se aquele fosse o único emprego, e em abril pode haver imposto a pagar. Use o estimador, a planilha ou a caixa de dois empregos.
- 3
Declarar dependentes nos dois formulários
Os passos 3 a 4(b) preenchem-se em um só formulário: o do emprego mais bem pago. Fazer duas vezes, ou nos dois cônjuges, faz reter de menos.
- 4
Um nome diferente do cartão do Seguro Social
Escreva o nome exatamente como no cartão. Uma divergência pode fazer com que os rendimentos não sejam creditados a você.
- 5
Marcar chefe de família sem ter direito
Só vale se você não for casado e pagar mais da metade dos custos de uma casa para si e uma pessoa qualificada.
- 6
Pedir isenção sem cumprir as duas condições
É preciso não ter tido imposto federal a pagar no ano passado e não esperar ter neste ano. Senão pode haver imposto e multas ao declarar.
- 7
Esquecer que a isenção expira
A isenção vale por um ano. Entregue um novo formulário ao empregador até 16 de fevereiro de 2027, ou a retenção recomeça.
- 8
Enviar o formulário ao IRS
O formulário diz para entregá-lo ao empregador, não ao IRS.
- 9
Nunca atualizar
Depois de casamento, filho, segundo emprego ou uma restituição ou dívida de imposto grande, preencha um novo ou use o estimador.
Perguntas e respostas
Preciso preencher o formulário W-4?
Sim, se for empregado: o empregador precisa dele para reter o imposto correto. Todos preenchem os passos 1 e 5; os passos 2 a 4 só se se aplicarem.
O que acontece se eu não entregar um W-4 ao empregador?
O aviso do próprio formulário diz que, sem um formulário devidamente preenchido, a pessoa é tratada como solteira sem outras informações, o que normalmente significa mais imposto retido.
Envio o formulário W-4 ao IRS?
Não. Entregue ao empregador, que o guarda e o usa para calcular a retenção do salário.
Quais passos preciso com um emprego e sem dependentes?
Só o passo 1 e o passo 5: dados, situação de declaração, assinatura e data. Deixe os passos 2 a 4 em branco.
Com que frequência devo preencher um novo W-4?
Não há prazo, mas preencha um novo quando sua situação mudar: casamento ou divórcio, novo dependente, segundo emprego ou grande mudança de renda. O IRS sugere conferir a retenção todo mês de janeiro.
Como ter um salário maior, ou uma restituição maior?
Use o passo 3 e o passo 4(b) para reduzir a retenção, o que dá um salário maior. Use o passo 4(c) para reter mais, o que dá uma restituição maior ou uma dívida menor.
Sou estrangeiro não residente. Uso o W-4 normal?
Continua sendo o formulário W-4, mas leia antes o Notice 1392 do IRS, instruções complementares do W-4 para estrangeiros não residentes, porque ele acrescenta orientações para eles.
Há um jeito melhor de resolver os passos 2 a 4?
Sim. O estimador de retenção do IRS em irs.gov/W4App pergunta sobre seu salário, o do cônjuge e outros rendimentos, e gera um formulário W-4 já preenchido que você pode entregar ao empregador.
Preencha este formulário no seu idioma
Envie o formulário para o OtterFill. Ele explica cada pergunta no seu idioma, preenche respostas com base nos seus documentos e confere o formulário antes de você enviá-lo.
Este guia explica um formulário. Não é aconselhamento jurídico, fiscal ou de imigração, e os formulários mudam: consulte as instruções oficiais antes de enviar.