OtterFillFormular W-4 ausfüllen
Das Formular W-4 gibt man dem Arbeitgeber, damit er von jedem Gehalt die richtige Bundeseinkommensteuer einbehält. Jeder Arbeitnehmer in den USA füllt es beim Jobantritt aus und gibt es dem Arbeitgeber, nicht der Steuerbehörde IRS.
Zuletzt mit dem offiziellen Formular abgeglichen:
- Formular
- W-4
- Ausgabe
- 2026
- Herausgegeben von
- Internal Revenue Service (IRS)
- Sprache des Formulars
- English
- Wer es erhält
- Der Arbeitgeber (Lohnbuchhaltung oder Personalabteilung), nicht die IRS
- Wer es ausfüllt
- Angestellte mit Gehalt; Selbstständige und Nichtansässige (nonresident aliens) folgen anderen Regeln
- Gültigkeit
- Bis ein neues abgegeben wird; eine Befreiung gilt nur ein Jahr
- Kosten
- Kostenlos
- Ohne Formular
- Der Arbeitgeber behandelt Sie als alleinstehend ohne weitere Angaben, was zu viel einbehaltener Steuer führen kann
Was dieses Formular ist
Das Formular W-4, „Employee’s Withholding Certificate“ (Bescheinigung des Arbeitnehmers zum Steuerabzug), teilt dem Arbeitgeber mit, wie viel Bundeseinkommensteuer er vom Gehalt einbehalten soll. Wird zu wenig einbehalten, schuldet man bei der Steuererklärung in der Regel Steuer und eventuell eine Strafe; wird zu viel einbehalten, gibt es in der Regel eine Erstattung.
Das Formular hat fünf Schritte. Schritt 1 (Angaben und Veranlagungsstatus) und Schritt 5 (Unterschrift) sind für alle. Die Schritte 2 bis 4 betreffen nur Personen mit mehreren Jobs, Angehörigen, weiteren Einkünften, Abzügen oder dem Wunsch nach zusätzlichem Einbehalt. Trifft nichts davon zu, lässt man sie aus.
Das Formular kennt keine „Allowances“ (Freibeträge) mehr. Die IRS hat sie 2020 abgeschafft, Antworten wie „1“ oder „0“ gibt es also nicht mehr. Die Zeilen unten folgen der Ausgabe 2026, die auf den Seiten 3 bis 5 auch ein Arbeitsblatt für Abzüge und eine Tabelle für mehrere Jobs enthält.
Wer es ausfüllen muss
Sie füllen es aus, wenn:
- Sie eine Stelle antreten, bei der Sie als Arbeitnehmer Gehalt bekommen;
- sich Ihre Lage ändert und der Arbeitgeber einen anderen Betrag einbehalten soll, zum Beispiel nach Heirat, Geburt eines Kindes, einem zweiten Job oder anderem Einkommen.
Ein anderes Formular oder eine andere Regel gilt, wenn:
- Sie nichtansässiger Ausländer sind: Lesen Sie vor dem Ausfüllen das Notice 1392;
- Sie selbstständig sind: Sie zahlen Vorauszahlungen mit dem Formular 1040-ES oder nutzen den Rechner, um bei einem Job mehr einbehalten zu lassen;
- Sie Auftragnehmer sind und ein Kunde Steuerangaben verlangt: Das ist ein Formular W-9.
Anleitung Feld für Feld
Schritt 1: Persönliche Angaben
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Step 1(a)First name and middle initial / Last name | Ihr vollständiger gesetzlicher Name für die Steuerunterlagen. | Schreiben Sie Vornamen und Initiale des zweiten Vornamens, dann den Nachnamen, genau wie auf der Sozialversicherungskarte. Weicht der Name auf der Karte ab, wenden Sie sich an die Social Security Administration, damit Ihre Einkünfte Ihnen gutgeschrieben werden. |
| Step 1(a)Address | Wohin der Arbeitgeber Ihre Steuerunterlagen schickt. | Schreiben Sie die Anschrift, an der Sie Post erhalten, mit Hausnummer und Wohnung. |
| Step 1(a)City or town, state, and ZIP code | Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl dieser Anschrift. | Sie bilden mit der Zeile darüber eine einzige Anschrift. |
| Step 1(b)Social security number | Ihre Sozialversicherungsnummer, mit der der Arbeitgeber Ihr Gehalt meldet. | Schreiben Sie die neun Ziffern von der Sozialversicherungskarte. Das Formular weist darauf hin, dass für bestimmte Gutschriften oder Abzüge eine für Erwerbstätigkeit gültige Nummer nötig ist. |
| Step 1(c)Single or Married filing separately / Married filing jointly or Qualifying surviving spouse / Head of household | Wie Sie Ihre Steuererklärung voraussichtlich abgeben; das bestimmt den Standardabzug und die Steuersätze für den Einbehalt. | Kreuzen Sie ein Feld an: alleinstehend oder verheiratet mit getrennter Veranlagung; verheiratet mit gemeinsamer Veranlagung oder anspruchsberechtigter hinterbliebener Ehepartner; oder Haushaltsvorstand, was nur gilt, wenn Sie unverheiratet sind und mehr als die Hälfte der Kosten eines Haushalts für sich und eine berechtigte Person tragen. |
Schritt 2: Mehrere Jobs oder der Ehepartner arbeitet auch
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Step 2Multiple Jobs or Spouse Works | Ein Schritt für Personen mit mehr als einem Job gleichzeitig oder mit arbeitendem Ehepartner bei gemeinsamer Veranlagung. | Wählen Sie nur eine Möglichkeit: (a) den Online-Rechner, der am genauesten ist und bei selbstständigem Einkommen die richtige Wahl; (b) das Arbeitsblatt für mehrere Jobs auf Seite 3, dessen Ergebnis in Schritt 4(c) kommt; oder (c) das Kästchen, wenn es insgesamt nur zwei Jobs gibt, und dasselbe auf dem Formular des anderen Jobs. Mit nur einem Job entfällt dieser Schritt. |
Schritt 3: Angehörige und weitere Steuergutschriften
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Step 3(a)Multiply the number of qualifying children under age 17 by $2,200 | Die Steuergutschrift für Kinder unter 17 Jahren, als Jahresbetrag umgerechnet. | Nur wenn Ihr Gesamteinkommen 200,000 Dollar oder weniger beträgt (400,000 oder weniger bei gemeinsamer Veranlagung). Tragen Sie die Zahl der berechtigten Kinder unter 17 mal 2,200 Dollar ein. Das Kind muss in der Regel von Ihnen abhängig sein, länger als das halbe Jahr bei Ihnen leben und die verlangte Sozialversicherungsnummer haben. |
| Step 3(b)Multiply the number of other dependents by $500 | Die Gutschrift für sonstige Angehörige, etwa ein älteres Kind oder einen berechtigten Verwandten. | Tragen Sie die Zahl der sonstigen Angehörigen mal 500 Dollar ein, mit denselben Einkommensgrenzen. |
| Step 3Add the amounts from Steps 3(a) and 3(b), plus the amount for other credits. Enter the total here | Die Summe aller Gutschriften, die der Einbehalt berücksichtigen soll. | Addieren Sie die beiden Zeilen darüber. Sie können auch eine Schätzung weiterer Gutschriften hinzufügen, etwa für Ausbildung oder ausländische Steuern. Das erhöht Ihr Gehalt und verringert eine spätere Erstattung. |
Schritt 4: Weitere Anpassungen
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Step 4(a)Other income (not from jobs) | Einkünfte außerhalb dieses Jobs, auf die nichts einbehalten wird, etwa Zinsen, Dividenden oder Renten. | Freiwillig. Tragen Sie den Jahresbetrag ein, wenn dafür Steuer einbehalten werden soll. Keine Einkünfte aus Jobs oder Selbstständigkeit. Wenn Sie das nicht angeben möchten, nutzen Sie stattdessen Schritt 4(c). |
| Step 4(b)Deductions | Abzüge, die über dem Standardabzug liegen und den Einbehalt senken. | Freiwillig. Erwarten Sie Einzelabzüge oder andere, etwa für berechtigte Trinkgelder, Überstunden oder Studienkreditzinsen, nutzen Sie das Arbeitsblatt auf Seite 4 und tragen das Ergebnis ein. Lassen Sie es leer, richtet sich der Einbehalt nach dem Standardabzug. |
| Step 4(c)Extra withholding | Ein fester Betrag, der pro Zahlungszeitraum zusätzlich zur berechneten Steuer einbehalten wird. | Freiwillig. Tragen Sie den zusätzlichen Betrag pro Gehaltszahlung ein, auch ein Ergebnis aus dem Arbeitsblatt für mehrere Jobs. Das senkt Ihr Gehalt und erhöht die Erstattung oder verringert die Nachzahlung. |
Befreiung vom Steuerabzug
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Exempt from withholding | Eine Erklärung, dass dieses Jahr keine Bundeseinkommensteuer von Ihrem Gehalt einbehalten werden soll. | Kreuzen Sie sie nur an, wenn Sie letztes Jahr keine Bundeseinkommensteuer schuldeten und dieses Jahr keine erwarten. Füllen Sie dann nur Schritt 1(a), 1(b) und 5 aus, sonst nichts. Sie gilt nur für das Jahr: Bis zum 16. Februar 2027 muss ein neues Formular abgegeben werden. |
Schritt 5: Unterschrift
| Auf dem Formular | Was es bedeutet | So füllen Sie es aus |
|---|---|---|
| Step 5Employee’s signature (This form is not valid unless you sign it.) | Ihre Unterschrift, mit der Sie unter Strafandrohung für falsche Angaben erklären, dass das Formular wahr, richtig und vollständig ist. | Unterschreiben Sie selbst. Ohne Unterschrift ist das Formular ungültig. |
| Step 5Date | Der Tag der Unterschrift. | Schreiben Sie das heutige Datum. Das Feld des Arbeitgebers unten ist nur für ihn; lassen Sie es leer. |
Wichtige Begriffe
| Begriff im Formular | Was er bedeutet |
|---|---|
| Withholding | Der Teil jedes Gehalts, den der Arbeitgeber einbehält und als Vorauszahlung auf Ihre Einkommensteuer an die IRS abführt. |
| Filing status | Die Kategorie in der Steuererklärung, etwa alleinstehend oder verheiratet mit gemeinsamer Veranlagung, die die Steuersätze bestimmt. |
| Head of household | Ein Status für Unverheiratete, die mehr als die Hälfte der Kosten eines Haushalts für sich und eine berechtigte Person tragen. |
| Qualifying surviving spouse | Ein Status für Verwitwete, die die Bedingungen der IRS erfüllen, etwa durch den Unterhalt eines abhängigen Kindes. |
| Qualifying child | Ein Kind unter 17 am Jahresende, das von Ihnen abhängig ist, in der Regel mehr als das halbe Jahr bei Ihnen lebt und die verlangte Sozialversicherungsnummer hat. |
| Other dependent | Ein Angehöriger, der keinen Anspruch auf die Kindergutschrift begründet, etwa ein älteres Kind oder ein Verwandter, den Sie unterstützen. |
| Standard deduction | Ein fester Betrag, der das steuerpflichtige Einkommen senkt; die Berechnung des Einbehalts setzt ihn voraus, solange Sie in Schritt 4(b) nicht mehr eintragen. |
| Itemized deductions | Bestimmte absetzbare Ausgaben wie Hypothekenzinsen, Spenden oder Steuern von Bundesstaat und Gemeinde, die statt des Standardabzugs gelten, wenn sie höher sind. |
| Exemption from withholding | Eine Erklärung, dass keine Bundeseinkommensteuer geschuldet wird und deshalb nichts einbehalten wird; sie gilt nur bei beiden Bedingungen und läuft nach einem Jahr ab. |
| Tax Withholding Estimator | Das Online-Werkzeug der IRS unter irs.gov/W4App, das den Einbehalt berechnet und ein ausgefülltes W-4 erzeugen kann. |
| Nonresident alien | Ein Ausländer, der steuerlich nicht in den USA ansässig ist und beim Ausfüllen des W-4 das Notice 1392 beachtet. |
| Estimated tax | Steuer, die man im Laufe des Jahres selbst zahlt, mit dem Formular 1040-ES, auf Einkünfte ohne Einbehalt. |
Häufige Fehler
- 1
Nach Allowances suchen
Ältere Anleitungen verlangen eine Zahl von Allowances. Das aktuelle Formular hat keine; Ihre Antworten sind der Veranlagungsstatus und die Schritte.
- 2
Schritt 2 mit einem zweiten Job auslassen
Ohne ihn behält jeder Arbeitgeber so ein, als wäre dies Ihr einziger Job, und im April kann Steuer fällig werden. Nutzen Sie den Rechner, das Arbeitsblatt oder das Zwei-Jobs-Kästchen.
- 3
Angehörige auf beiden Formularen angeben
Die Schritte 3 bis 4(b) füllt man nur auf einem Formular aus: dem des bestbezahlten Jobs. Zweimal oder bei beiden Ehepartnern führt zu zu wenig Einbehalt.
- 4
Ein Name, der nicht zur Sozialversicherungskarte passt
Schreiben Sie den Namen genau wie auf der Karte. Eine Abweichung kann dazu führen, dass Ihnen Einkünfte nicht gutgeschrieben werden.
- 5
Haushaltsvorstand ankreuzen ohne Anspruch
Das gilt nur, wenn Sie unverheiratet sind und mehr als die Hälfte der Kosten eines Haushalts für sich und eine berechtigte Person tragen.
- 6
Befreiung beantragen, ohne beide Bedingungen zu erfüllen
Nötig ist, dass Sie letztes Jahr keine Bundeseinkommensteuer schuldeten und dieses Jahr keine erwarten. Sonst können bei der Steuererklärung Steuer und Strafen anfallen.
- 7
Vergessen, dass die Befreiung abläuft
Die Befreiung gilt ein Jahr. Geben Sie dem Arbeitgeber bis zum 16. Februar 2027 ein neues Formular, sonst beginnt der Einbehalt wieder.
- 8
Das Formular an die IRS schicken
Das Formular sagt, dass man es dem Arbeitgeber gibt, nicht der IRS.
- 9
Es nie aktualisieren
Nach Heirat, Kind, zweitem Job oder einer hohen Erstattung oder Nachzahlung füllen Sie ein neues aus oder nutzen den Rechner.
Fragen und Antworten
Muss ich ein Formular W-4 ausfüllen?
Ja, wenn Sie Arbeitnehmer sind: Der Arbeitgeber braucht es für den richtigen Steuerabzug. Alle füllen die Schritte 1 und 5 aus; die Schritte 2 bis 4 nur, wenn sie zutreffen.
Was passiert, wenn ich dem Arbeitgeber kein W-4 gebe?
Der Hinweis auf dem Formular selbst besagt, dass Sie ohne ordnungsgemäß ausgefülltes Formular als alleinstehend ohne weitere Angaben behandelt werden, was meist mehr einbehaltene Steuer bedeutet.
Schicke ich das Formular W-4 an die IRS?
Nein. Geben Sie es dem Arbeitgeber, der es aufbewahrt und damit den Einbehalt von Ihrem Gehalt berechnet.
Welche Schritte brauche ich mit einem Job und ohne Angehörige?
Nur Schritt 1 und Schritt 5: Angaben, Veranlagungsstatus, Unterschrift und Datum. Lassen Sie die Schritte 2 bis 4 leer.
Wie oft sollte ich ein neues W-4 ausfüllen?
Es gibt keine Frist, aber füllen Sie eines neu aus, wenn sich Ihre Lage ändert: Heirat oder Scheidung, ein neuer Angehöriger, ein zweiter Job oder eine große Einkommensänderung. Die IRS empfiehlt, den Einbehalt jeden Januar zu prüfen.
Wie bekomme ich ein höheres Gehalt oder eine höhere Erstattung?
Mit Schritt 3 und Schritt 4(b) senken Sie den Einbehalt, das ergibt ein höheres Gehalt. Mit Schritt 4(c) behalten Sie mehr ein, das ergibt eine höhere Erstattung oder eine kleinere Nachzahlung.
Ich bin nichtansässiger Ausländer. Nutze ich das normale W-4?
Es bleibt das Formular W-4, aber lesen Sie zuerst das Notice 1392 der IRS, die ergänzenden W-4-Anweisungen für nichtansässige Ausländer, denn es ergänzt Hinweise für sie.
Gibt es einen besseren Weg für die Schritte 2 bis 4?
Ja. Der Einbehalts-Rechner der IRS unter irs.gov/W4App fragt nach Ihrem Gehalt, dem des Ehepartners und weiteren Einkünften und erstellt ein ausgefülltes Formular W-4, das Sie dem Arbeitgeber geben.
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Dieser Ratgeber erklärt ein Formular. Er ist keine Rechts-, Steuer- oder Einwanderungsberatung, und Formulare ändern sich: Lesen Sie vor der Abgabe die offizielle Anleitung.